28 Tips untuk Decluttering dan Organisasi Digital

Sebagian besar dari kita menghabiskan banyak waktu ruang digital di dalam komputer dan ponsel kita, dan sama seperti ruang nyata kita, ruang digital membutuhkan merapikan, organisasi, dan bahkan semacam pembaruan dari waktu ke waktu untuk mempertahankan fungsinya semaksimal mungkin.

Jadi, dalam artikel ini, saya berbagi banyak tips tentang bagaimana Anda dapat secara efisien declutter dan kelola ruang digital Anda.

1. Jangan menjejalkan pekerjaan dalam satu hari

Jangan bawa digital Anda dengan spacelightly, ini dapat menjadi seperti penyimpanan ruang bawah tanah. Jadi, sebelum masuk ke bisnis merapikan, mengambil pandangan mata burung apa pun itu Anda ingin membatalkan atau mengatur.

Baik itu kotak masuk email atau folder Unduhan, hindari meremehkan jumlah pekerjaan harus dilakukan dan waktu yang Anda butuhkan. Jika Anda memiliki cukup waktu luang untuk menyelesaikan semua pekerjaan dalam sehari - itu bagus, jika tidak, santai saja alih-alih kemacetan mengemas semuanya menjadi satu sesi karena itu akan lebih berbahaya daripada baik.

2. Beri label atau file email menggunakan filter

Untuk setiap email dari seseorang yang sering Anda terima emailnya, seperti kolega atau perusahaan utilitas, buat filter yang sesuai untuk memberi label, atau file secara otomatis, misalnya menjadi “Kerja” atau “Tagihan”.

Ini membuat email Anda tetap teratur dan ketika Anda harus melihat satu set email terkait, katakanlah Anda ingin melihat semua tagihan yang telah Anda terima dalam sebulan, Anda dapat dengan mudah cari label yang sesuai. Semua layanan dan aplikasi email disertai pengaturan filter (Gmail, Yahoo, iCloud, Microsoft Outlook).

3. Biarkan browser bertanya di mana menyimpan unduhan

Di browser Anda, aktifkan opsi yang memungkinkan Anda untuk memilih tempat menyimpan file yang diunduh (Chrome, Firefox, Opera, IE) jika belum diaktifkan. Setiap kali Anda mengunduh file, alih-alih membiarkannya langsung masuk ke folder Unduhan, buat subfolder yang relevan dan simpan di sana.

Jika Anda mengunduh file yang terkait dengan proyek, tambahkan nama proyek ke folder baru. Dengan cara ini, kapan pun Anda membutuhkan file (atau grup file terkait) dan Anda tidak ingat namanya, setidaknya Anda tahu di mana itu dapat ditemukan.

Menghapus file dari folder Unduhan juga lebih mudah dengan cara ini. Ketika Anda sudah selesai dengan suatu proyek atau jika Anda hanya tidak memerlukan satu set file terkait lagi, Anda bisa saja hapus foldernya.

4. Jangan hapus file, arsipkan

Atas nama decuttering, Anda tidak harus menghapus setiap mengajukan itu tidak diperlukan saat ini. Jika sebagian diunduh atau file sementara atau semacamnya, Hapus mereka. Jika nanti bisa digunakan, atur sesuai kebutuhan.

Dengan banyak opsi seperti penyimpanan cloud, hard disk eksternal, dll., Anda dapat menyimpan file tanpa khawatir kehabisan memori.

5. Urutkan berdasarkan tanggal saat pengorganisasian

Sortir semua file Anda berdasarkan tanggal pertama, sebelum melalui kelompok itu. Kemungkinannya adalah Anda akan menemukan file yang dibuat atau diunduh pada hari yang sama termasuk dalam proyek / kategori yang sama, yang membuat pengorganisasian mereka lebih mudah.

6. Gunakan pencarian cepat untuk aplikasi seluler

Jika Anda memiliki terlalu banyak aplikasi di ponsel Anda (dan ponsel Anda masih menanganinya dengan baik) Anda mungkin perlu a fitur pencarian cepat untuk menemukan dan membuka aplikasi (mencari aplikasi pencarian cepat di Google Play).

Kapan kamu punya terlalu banyak aplikasi, tidak ada jumlah organisasi yang akan membuat mencari aplikasi di lautan aplikasi lebih mudah daripada pencarian cepat. Jangan repot-repot membuat folder jika setiap folder masih memiliki banyak aplikasi. Jika Anda mengaktifkan Siri atau Ok Google, Anda juga dapat menggunakannya untuk meluncurkan aplikasi.

7. Atur aplikasi berdasarkan warna

Jika Anda memiliki sejumlah kecil aplikasi di ponsel Anda, dan sebagian kecil, maksud saya sejumlah aplikasi yang dapat mengisi satu atau dua layar beranda, dan Anda ingin mereka menjadi sedikit lebih terorganisir untuk lebih mudah menemukannya, urutkan berdasarkan warna.

Jika Anda tidak ingin menghabiskan waktu menyortir warna-warna itu dengan tepat, cukup pisahkan ikon-ikonnya sesuai dengan warna hangat dan dingin, dan beri masing-masing layar beranda sendiri.

8. Manfaatkan simbol dan emoji

Kata-kata panjang yang berlebih-lebihan untuk nama folder atau label juga dapat menambahkan kekacauan visual kadang-kadang. Gunakan emoji dan simbol di mana berlaku untuk menyusutkan nama.

9. Putuskan sambungan layanan yang tidak perlu

Di semua email dan akun sosial yang Anda miliki, cari pengaturan apa pun yang akan mencantumkan semua layanan atau aplikasi yang terhubung ke akun itu. Jika Anda menemukan layanan atau aplikasi yang tidak lagi Anda gunakan putuskan sambungan dari akun Anda.

Ini dapat mengurangi email, notifikasi, dan iklan yang tidak diinginkan dan lindungi detail akun Anda dari aplikasi pihak ketiga yang tidak lagi Anda perlukan. Lihat tautan berikut untuk mencari pengaturan aplikasi yang terhubung di Google, Yahoo, Facebook, dan Twitter.

10. Jangan gunakan kalender untuk to-dos dan catatan

Menggunakan kalender untuk tetap teratur sangat bagus dan hampir semua kalender memiliki opsi tambahkan acara, item yang harus dilakukan, dan catatan satu hari. Jika ada yang perlu dilakukan pada hari tertentu ini sebuah acara dan harus ditandai demikian di kalender.

Namun, item agenda harus dilakukan, bervariasi setiap hari dan seharusnya ditinjau setiap hari. Memisahkan kalender dari item yang harus dilakukan dan catatan memberikan gambaran waktu Anda yang tidak terlalu besar dan ramai.

11. Jangan mengunduh file untuk diarsipkan

Alih-alih mengunduh file ke komputer Anda untuk tujuan pengarsipan, buka penyimpanan cloud Anda dan simpan di sana. Jika aplikasi penyimpanan cloud Anda dilengkapi dengan opsi untuk menyimpan file secara langsung melalui URL gunakan itu, atau coba ekstensi browser atau layanan pihak ketiga itu akan membiarkan Anda melakukan hal yang sama.

12. Sewa atau streaming alih-alih membeli atau mengunduh

Jangan mengunduh film, lagu, e-book, dan sebagainya jika Anda mau tidak yakin mereka itu klasik Anda akan kembali ke sangat sering. Ini menghemat ruang dan membuat perpustakaan Anda lebih mudah dikelola.

13. Jangan berlangganan, dapatkan feed

Jangan berlangganan email dari situs web, sebagai gantinya, pilih untuk mendapat feed. Ada banyak Layanan pembaca RSS, seperti Feedly, yang akan membuat Anda tetap terbarui dengan konten situs web yang ingin Anda ketahui secara teratur.

14. Simpan file dalam proses, bukan ekspor

Jika Anda berencana untuk mengarsipkan (menyimpan) file dan itu file memiliki file dalam proses, misalnya, file Word dari PDF yang diekspor darinya, atau file Photoshop dari gambar PNG yang diekspor darinya, simpan file dalam proses dan bukan produk akhir (Kecuali Anda akan sangat membutuhkan ekspor tersebut).

Ini memastikan bahwa setiap kali Anda membutuhkan versi final, Anda dapatkan ekspor terbaru keluar dari file dalam proses Anda, sambil menghemat ruang pada hard drive Anda.

15. Tetapkan jendela penundaan

Jujur saja, tidak ada jumlah khotbah yang dapat menghentikan sebagian dari mengecek Facebook dan Twitter saat bekerja. Jika Anda akan menunda-nunda di media sosial buka akun tersebut di jendela browser terpisah dan simpan “kerja” jendela bebas dari gangguan, membuatnya lebih mudah bagi mata Anda untuk mengunci tab saat Anda membutuhkannya.

Bonus: Anda harus tutup hanya satu jendela dan itu menutup semua halaman media sosial Anda.

16. Rencanakan cadangan dan penyimpanan Anda

Itu hal yang baik untuk memiliki penyimpanan di luar perangkat, tapi berapa banyak tempat? Dengan banyak cloud dan penyimpanan eksternal yang tersedia, itu mudah berantakan demikian juga: beberapa file di Dropbox, beberapa di Google Drive, beberapa di Amazon, beberapa di drive pen ... Anda mendapatkan intinya.

Jadi, rencanakan penyimpanan off-perangkat Anda terlebih dahulu. Itu baik untuk pisahkan file pekerjaan dan pribadi. Untuk pekerjaan, Anda mungkin ingin memilih metode penyimpanan yang terutama digunakan di tempat kerja Anda.

Pilih sistem penyimpanan yang ada serba guna, yang memudahkan berbagi atau mentransfer file ke sistem lain. Kadang-kadang, penyimpanan fisik wajib, misalnya CD boot. Dalam kasus ini lakukan beberapa organisasi dunia nyata.

17. Simpan kata sandi sebelum menggunakan

Ada banyak aplikasi manajemen kata sandi tersedia online, atau jika Anda jadul dapatkan buku catatan untuk mencatat semua kata sandi. Karenanya, mengelola kata sandi tidak akan menjadi masalah jika setiap kali Anda mendaftar untuk akun baru yang Anda ingat catat kata sandi dan informasi akun ke dalam brankas kata sandi utama Anda.

Jika Anda lupa tentang ini cobalah untuk mengembangkan kebiasaan simpan kata sandi Anda terlebih dahulu di brankas Anda lalu buat akun. Dengan cara ini, Anda akan mengatur semua info dan kata sandi akun Anda di brankas Anda tanpa gagal.

Tetapi, jika karena alasan tertentu Anda tidak dapat mengakses brankas kata sandi Anda dan Anda tidak bisa menunda pembuatan akun sampai kamu melakukannya, atur pengingat untuk menambahkan kata sandi dan informasi akun ke brankas.

18. Periksa apakah situs seluler sama baiknya dengan aplikasi

Saat ini, banyak situs web yang sangat dioptimalkan untuk pengguna seluler, sangat banyak, sehingga beberapa dari mereka sama baiknya dengan aplikasi seluler rekan mereka. Jadi, jika Anda menemukan layanan yang mudah digunakan dan cukup cepat di peramban seluler seperti halnya aplikasi selulernya hapus aplikasi dari ponsel Anda dan mulai menggunakan situs ini.

19. Pisahkan ID email

Jika Anda memiliki situs web atau jika Anda adalah bagian dari sebuah perusahaan, kemungkinan Anda memiliki sebuah email kantor yang sesuai. Tapi, jika bukan itu masalahnya, Anda harus membuatnya. SEBUAH email terpisah untuk pekerjaan dan penggunaan pribadi cukup rapi.

Ini membantu mengelola email Anda dengan lebih baik; lebih sedikit spam akan mengganggu email kantor Anda karena Anda akan memberikan email pribadi Anda untuk berlangganan dan semacamnya.

Jika Anda seorang penggemar media sosial, ID email hanya untuk akun sosial Anda juga bukan ide yang buruk.

20. Gunakan lebih banyak gadget, dapatkan lebih banyak ruang

Jika penyimpanan offline lagu, video, e-book, dan foto di telepon Anda adalah penting dan Anda sering kehabisan memori, mengapa tidak mencobanya menggunakan gadget terpisah untuk alasan terpisah?

Tip ini mungkin tidak cocok untuk mereka yang tidak suka membawa bagasi tambahan. Namun, jika tidak, ini mungkin solusi terbaik untuk Anda: a pemutar musik, sebuah pembaca elektronik, Sebuah kamera, Sebuah pemutar video mini, atau a hibrida dari beberapa di antaranya.

Anda juga dapat menyimpan file Anda di hard drive eksternal yang berfungsi dengan ponsel Anda (melalui port, adaptor, atau WiFi), dan menyimpan dan menggunakan file dari sana.

21. Tidak ada file di layar desktop

aku mengerti itu ruang desktop ada untuk akses cepat file Anda sedang mengerjakan, dan saya juga benar-benar tidak menentang layar desktop yang ditutupi dengan file dan aplikasi, selama ini berfungsi untuk Anda. Tetapi, jika layar desktop adalah salah satu ruang digital bermasalah Anda, maka saran saya adalah untuk tidak menyimpan apa pun di desktop.

Sama seperti untuk aplikasi seluler, jangan repot-repot membuat subfolder atau mengatur ikon oleh beberapa sistem. Ada perbedaan besar yang terlihat saat Anda melihat file pada layar desktop dan di dalam folder. Di desktop, itu terlalu visual dan mengganggu, sementara di folder, itu kurang visual, lebih berbasis teks, dan karenanya sedikit lebih mudah untuk diproses.

22. Coba buat akun media sosial baru

Saya akan merekomendasikan latihan biasa berhenti mengikuti akun yang tidak lagi Anda inginkan untuk melihat pembaruan dari dan mengonfigurasi ulang pemberitahuan, privasi, dan pengaturan iklan Anda di akun media sosial untuk menjinakkannya, tetapi bagi sebagian orang, ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Jika Anda media sosial sangat sulit untuk dihadapi kamu bisa mulai lagi; ini solusi praktis. Anda juga bisa buat akun baru, berteman dengan teman / pengikut Anda dari akun lama sedikit demi sedikit dan kemudian setelah Anda puas, hapus akun lama Anda.

Atau, hapus akun Anda terlebih dahulu, tunggu sampai terhapus dari server media sosial dan daftar dengan nama pengguna yang sama. Tetapi apakah itu akun baru atau yang lama, pemeliharaan pakan secara teratur penting.

23. Rampingkan kontak telepon Anda

Jangan biarkan aplikasi kontak ponsel Anda menjadi arsip kontak Anda juga. Simpan kontak di komputer Anda-lanjutkan dan simpan sebanyak yang Anda inginkan di sana dan simpan selama yang Anda inginkan dan tambahkan semua detail yang dapat Anda pikirkan kepada mereka.

Tetapi di telepon Anda, simpan hanya kontak yang relevan, terkini, dan wajib. Ini akan secara otomatis merampingkan kontak yang muncul di aplikasi seluler Anda dan Anda tidak akan mendapatkan rekomendasi akun yang tidak perlu.

24. Atur foto dalam urutan kronologis

saya tidak sepenuhnya menentang penyimpanan foto di perangkat. Jika Anda sering menelusuri foto-foto lama atau jika Anda adalah orang yang membuat wallpaper desktop slideshow-slide, Anda harus menyimpan foto Anda di perangkat Anda dan membersihkan file untuk ruang di tempat lain.

Meskipun, terlepas dari di mana Anda menyimpan foto Anda, ada hanya satu cara yang benar untuk mengaturnya, hanya satu-kronologis.

Foto dikaitkan dengan memori yang pada gilirannya dikaitkan dengan waktu, jadi pastikan Anda membuat folder untuk semua foto dari acara individu, lalu letakkan semua folder acara ke dalam folder yang dinamai setelah sebulan atau setahun. Folder akhir (level paling atas) harus selalu setahun.

25. Pikirkan tiga kali sebelum menginstal apa pun

Saya tahu bahwa jika Anda memiliki terlalu banyak aplikasi, Anda selalu bisa “uninstall” mereka dan saya merekomendasikan menggunakan aplikasi uninstaller yang membersihkan semua file sisa dari perangkat lunak. Tetapi dalam banyak kasus, file akan tertinggal setelah instalasi. Tidak banyak yang perlu dikhawatirkan, tetapi seiring waktu (bertahun-tahun) mereka juga bisa bertambah.

Jika Anda mengerti teknologi maka snoop sekitar untuk sisa file dan hapus secara manual (yang lebih baik dari apa yang dapat dilakukan banyak aplikasi IMO) tetapi jika Anda tidak nyaman dengan itu hindari instalasi yang tidak perlu di tempat pertama, terutama di ponsel.

26. Coba aplikasi bawaan terlebih dahulu

Meskipun saya mengatakan memiliki uninstaller yang baik akan menyenangkan, dalam banyak kasus, saya akan mengatakan pertama menggunakan aplikasi itu sudah tersedia di sistem operasi Anda.

Hampir semua OS dilengkapi dengan utilitas pembersihan disk dan memori; menggunakannya untuk bersihkan file dan cache sementara. Juga, semua OS, termasuk yang seluler, memiliki aplikasi yang mencantumkan layanan yang berjalan di perangkat Anda, menggunakannya menghentikan layanan latar belakang yang tidak diinginkan dan membebaskan RAM.

27. Nada bawah pada aplikasi produktivitas

Inilah penafian keseratus saya; Saya tidak mengklaim bahwa semua aplikasi produktivitas di luar sana tidak perlu, pada kenyataannya, begitu banyak pilihan di pasar membuatnya lebih mudah bagi kita untuk menemukan sesuatu yang hampir secara eksklusif dipesan lebih dahulu untuk kita..

Tetapi, jika Anda menggunakan terlalu banyak aplikasi produktivitas Anda lebih tepatnya menjadi produktif dalam berusaha menjadi produktif daripada benar-benar produktif.

Satu kalender dan satu to-do list akan dilakukan. Jangan lakukan offline dan online (kecuali perencanaan off-line adalah terapi untuk Anda), gunakan salah satunya dan berpegang teguh pada agama.

28. Dapatkan bantuan

Jika Anda membaca sejauh ini ke dalam posting ini, Anda memiliki kesabaran untuk membuat kudeta yang berhasil.

Seseorang yang sedikit berantakan dengan ruang luring mereka akan melakukannya kemungkinan besar akan sama di ruang digital mereka. Dan pada kenyataannya, baik orang-orang yang terorganisir dan tidak teratur hidup bahagia hari ini, jadi organisasi digital mengamuk belum dalam setiap jadwal orang yang tidak terorganisir yang memproklamirkan diri.

Tapi, ketika ambang batas disorganisasi tertentu itu bisa menyebabkan stres, dan kehancuran itu akan mencerminkan dalam setiap aspek kehidupan Anda, termasuk digital.

Jadi, sama seperti Anda kadang-kadang akan meminta bantuan seseorang dalam organisasi luar angkasa, lakukan pergantian digital dengan seseorang, terlalu. Saya yakin foya yang berhenti mengikuti di Facebook dengan teman-teman IRL Anda akan menyegarkan.