Panduan untuk Kolaborasi Online Tip, Alat & Aplikasi yang Berguna

Seni kolaborasi online telah perlahan-lahan diperbaiki selama beberapa dekade. Orang bisa berargumen bahwa jaringan digital dimulai dengan popularitas ponsel. Tetapi World Wide Web telah berkembang untuk menciptakan tempat pertemuan di mana ide-ide dapat berkembang menjadi sesuatu yang sangat nyata dan nyata. Bekerja dengan tim dari berbagai ukuran akan membutuhkan kompromi. Dan dengan alat dan ideologi yang tepat adalah mungkin untuk membangun beberapa kemajuan teknologi terbesar di masa depan.

Tampaknya jauh lebih mudah untuk melakukan ini secara tertulis daripada ketika Anda perlu menggerakkan ide-ide Anda. Anda perlu membuat semua orang berpikir di halaman yang sama dan mengomunikasikan ide-ide mereka secara efisien. Ini membutuhkan kepemimpinan yang kuat dan platform yang tepat untuk meluncurkan upaya kreatif. Dalam artikel ini saya ingin membagikan beberapa petunjuk saya untuk membuat tim Anda berkolaborasi secara online.

Membuat Tim Terorganisir

Selama banyak trial and error saya sampai pada kesimpulan bahwa organisasi adalah nomor satu nasihat yang harus Anda ikuti. Jika Anda mengambil sesuatu dari artikel ini, itu harus bagaimana mengatur tim Anda.

(Sumber Gambar: applec2400)

Setiap proyek mungkin memerlukan gaya organisasi yang berbeda. Anda harus memiliki metode bersih untuk berbagi ide dan mengelompokkan topik terkait secara bersamaan. Email adalah pilihan yang jelas karena Anda dapat mengatur kategori dan tag untuk diskusi yang diarsipkan. Tapi itu tidak begitu bagus untuk berbagi real-time antara banyak orang.

Forum Pribadi

Aplikasi obrolan adalah solusi lain, namun tidak terlalu hebat dengan menyimpan percakapan teks yang lebih lama. Ini berarti sangat sulit untuk mengatur informasi atau bahkan mengaksesnya di kemudian hari.

Saya percaya papan diskusi pribadi bisa menjadi tempat yang tepat untuk berbagi ide-ide ini. Setiap anggota tim Anda dapat membuat utas baru dan membalas komentar secara real-time. Tidak masalah siapa yang online karena semua posting lama di-threaded secara linear. Anda juga dapat mengelompokkan ini ke dalam kategori dan subkategori di beranda forum.

Umumnya sebagian besar host web akan default ke lingkungan server PHP / MySQL. Untuk solusi open source, saya sarankan phpBB atau Mesin Sederhana. Masing-masing memiliki set templat web mereka sendiri yang sempurna untuk kolaborasi tim kecil. Kedua skrip masih dalam pengembangan aktif dan tidak menunjukkan tanda-tanda akan berhenti dalam waktu dekat.

Mendelegasikan Tugas

Penghalang besar lain yang akan ditemui tim Anda adalah mengatur tugas. Ini dapat mencakup segala sesuatu mulai dari pemasaran, pengembangan konten, desain / grafik, dan pengkodean frontend atau backend situs web, ditambah mempertimbangkan tugas-tugas penting lainnya yang harus Anda selesaikan.

Dalam hal manajemen tugas, ada lebih dari cukup solusi berbayar untuk dipertimbangkan. Flow adalah sistem manajemen tugas yang dirancang dengan indah yang dibangun untuk tim kecil-besar. Tugas dapat dikelompokkan dalam format daftar atau ditampilkan pada kalender bulanan. Plus, Anda dapat mengatur tugas ke dalam kategori dan tag, dan melampirkannya ke pengguna tertentu. Perusahaan bahkan telah mengembangkan aplikasi Flow untuk perangkat iPhone dan Android. Sayangnya sistem manajemen mereka akan menelan biaya hingga $ 100 / tahun dan itu tidak dapat diandalkan untuk banyak usaha kecil.

(Sumber Gambar: Dhaval Motghare)

Untuk solusi gratis, saya sarankan Wunderlist. Ini harus menjadi salah satu sistem manajemen tugas gratis terbaik yang dapat Anda temukan online. Aplikasi web mereka sangat intuitif dan memungkinkan Anda untuk berbagi dengan teman lain di jaringan Anda. Ini berarti Anda dapat membangun ruang kerja proyek dan setiap tugas baru yang Anda buat akan secara otomatis disinkronkan ke dalam akun mereka! Wunderlist mendukung Mac OSX dan Windows, plus iPhone, iPad, dan aplikasi seluler Android.

Penyimpanan awan

Menyimpan file Anda ke Cloud hampir menjadi solusi modern yang diperlukan untuk penyimpanan file dan berbagi file. Ada begitu banyak aplikasi yang dapat Anda temukan yang menawarkan penyimpanan berbasis cloud untuk semua file proyek tim Anda.

Tujuannya adalah untuk mengatur satu area di mana setiap orang dapat mengakses file-file penting kapan saja sepanjang hari. Ini penting jika Anda bekerja dengan orang-orang dari berbagai belahan dunia dan hidup di zona waktu yang sama sekali berbeda. Akan sulit untuk selalu tetap sinkron satu sama lain. Tetapi penyimpanan cloud telah secara dramatis mengubah situasi menjadi lebih baik.

CloudApp mungkin adalah ide pertama yang terlintas dalam pikiran. Akun pro mereka sangat terjangkau dan Anda hampir tidak memiliki batasan pada jumlah total file yang dapat Anda unggah. Pengguna gratis tidak akan pernah melihat akun mereka kedaluwarsa, sehingga semua file mereka disimpan dengan aman di CloudApp selama diperlukan.

Solusi lain adalah Droplr yang merupakan aplikasi yang lebih baru di kancah Cloud Hosting. Mereka juga memiliki perangkat lunak yang dibangun untuk sistem operasi Windows dan Mac, yang berarti Anda benar-benar dapat memotong antarmuka web. Satu-satunya perbedaan antara kedua aplikasi ini adalah desain UI dan grafik harga. Lihatlah keduanya dan lihat apakah Anda akan lebih menyukai yang satu daripada yang lain.

Google Web Apps

Saat membahas kolaborasi di Cloud, kami tidak dapat melupakan Google. Produk perintis mereka telah mendorong batasan di bidang teknologi Internet dan menempatkan alat gratis ke tangan pengusaha. Contoh favorit saya adalah Google Documents tempat Anda dapat membuat dokumen, spreadsheet, dan presentasi dalam jumlah yang tidak terbatas. Yang Anda butuhkan hanyalah Akun Google dan jaringan farm server yang luas akan menyimpan file Anda dengan aman.

Bagian terbaiknya adalah sistem berbagi yang unik dan antarmuka yang mudah digunakan. Setelah masuk ke dalam dokumen Anda dapat mengedit pengaturan privasi dengan mengklik “Bagikan” tombol di sudut kanan atas. Ini akan menampilkan opsi di mana Anda dapat membuka dokumen kepada publik atau membatasi jumlah orang tertentu. Ini dikelola oleh alamat email, jadi meskipun anggota tim Anda tidak memiliki Akun Google, mereka masih dapat login dan mengedit konten.

Bekerja di Seluler

Tidak semua orang melakukan transisi dari desktop ke platform seluler. Memang masih ada kebutuhan besar untuk menggunakan komputer desktop yang menawarkan banyak layar real estat, belum lagi dukungan untuk ribuan aplikasi. Tetapi ponsel yang menjalankan iOS atau Android dengan cepat menjadi norma dalam budaya populer.

Kami bahkan memperhatikan anak-anak muda yang mengunduh aplikasi baru ke iPhone atau iPod Touch mereka. Sulit untuk mengabaikan pasar ponsel ketika datang ke kolaborasi online. Ada begitu banyak produk yang tersedia, namun hanya yang paling terkenal yang dapat merilis aplikasi untuk seluler.

Dua contoh hebat termasuk Basecamp oleh 37signals dan Socialcast. Basecamp lebih merupakan alat kolaborasi tradisional di mana Anda dapat membuat ruang kerja proyek dan mendelegasikan tugas untuk pengguna yang berbeda. Ini sempurna untuk tim proyek yang lebih kecil yang mendapat untung kecil dari pekerjaan mereka. Socialcast, di sisi lain, adalah produk yang jauh lebih mendalam. Mereka menawarkan paket gratis yang bagus untuk menguji situs. Jika Anda melihat halaman info produk mereka, Anda akan melihat semua detail kecil yang dimasukkan ke dalam produk ini. Dukungan seluler mereka sangat sempurna dan memungkinkan Anda untuk mengakses bahkan fitur-fitur yang paling terkenal. Beberapa di antaranya termasuk data analisis lalu lintas web, penugasan tugas, email Outlook, dan bahkan widget microblogging (pembaruan status, posting komentar, pertanyaan, dll).

Aplikasi Web Lebih Populer

Seiring dengan hal di atas, saya telah mengumpulkan koleksi kecil aplikasi web yang sangat populer untuk kolaborasi online. Menyinkronkan tugas dan membangun proyek baru tidak pernah semudah ini dengan alat canggih ini.

Saya sarankan Anda mencoba setiap produk hanya untuk melihat cara kerjanya untuk Anda. Jika ada aplikasi yang terasa kikuk atau tidak berguna jangan takut untuk menjatuhkannya dan pindah ke yang berikutnya. Waktu Anda bukanlah sesuatu yang sia-sia, dan ketika Anda menemukan aplikasi yang tepat Anda akan mengetahuinya!

Dropbox

Ini adalah startup yang sangat keren yang belum mengecewakan saya. Profesional di industri teknologi tahu bahwa dari mulut ke mulut adalah bagian besar untuk pemasaran. Dan Dropbox telah terbukti luar biasa dengan teknik ini dalam memperluas batas unggahan pengguna melalui rujukan afiliasi.

Situs utama memiliki tautan tempat Anda dapat mengunduh perangkat lunak untuk Mac, Windows, Linux, atau bahkan perangkat seluler. Tim mereka luar biasa dan aplikasinya sungguh “sederhanakan hidupmu”. Paket gratis dasar membatasi penyimpanan unggahan Anda pada 2GB, tetapi akun dan tim pro dapat meningkat hingga 1 terabyte atau lebih!

Wunderkit

Wunderkit mungkin menjadi pilihan favorit saya dari semua alat kolaborasi web online. Ini dikembangkan oleh orang yang sama yang membuat Wunderlist kecuali dengan lebih banyak fitur. Aplikasi ini memiliki koneksi sosial di mana setiap pengguna memiliki profil jaringan mereka sendiri. Ini menampilkan ruang kerja proyek mereka saat ini, tugas, foto pengguna, bio, dan info pribadi lainnya. Tetapi bagian terbaiknya adalah bahwa Wunderkit memungkinkan Anda untuk melakukan segmentasi publik dan ruang kerja pribadi.

Ini membuatnya sangat mudah untuk berkolaborasi dengan banyak orang yang berbeda semua melalui satu aplikasi. Dan yang lebih baik lagi, mereka memiliki dukungan untuk aplikasi di OSX dan iOS App Stores.

Sinkronkan

Ini adalah aplikasi kecil namun terkenal untuk fitur sebagai alat collab online. Snyc.in akan membuat catatan publik yang ditentukan oleh ID kunci unik. Anda dapat menambahkan teks apa pun seperti URL tautan, poin-poin, markup HTML - benar-benar segala bentuk input teks.

Kemudian dengan menyalin URL catatan Anda dapat berbagi teks yang sama dengan semua mitra tim Anda. Mereka memiliki opsi untuk mengedit apa yang sudah Anda buat atau bahkan menambahkan catatan mereka sendiri ke dalam campuran. Dan Anda dapat menentukan pengaturan di mana setiap suntingan penulis akan disorot warna yang berbeda dan dikategorikan dengan cap waktu.

Diakui aplikasi ini tidak begitu membantu pengarsipan suntingan masa lalu Anda. Tetapi jika Anda memerlukan file teks berbasis cloud langsung untuk berbagi catatan sederhana maka Sync.in sempurna.

Proyek Zoho

Zoho sangat mirip dengan Basecamp kecuali versi gratis mereka diperpanjang selamanya. Setiap akun gratis terbatas pada 1 ruang kerja proyek dengan jumlah pengguna yang tidak terbatas. Anda juga terbatas pada unggahan file, tetapi wiki dan alat lainnya sangat bagus.

Jika Anda belum pernah mendengar tentang Proyek Zoho sebelumnya, saya sangat menyarankan untuk mengikuti tur dengan cepat. Ini termasuk beberapa tangkapan layar untuk membiasakan diri dengan panel admin dan banyak fungsi yang mendasarinya. Harga mereka bisa menjadi sangat mahal dibandingkan dengan opsi lain yang saya berikan. Tetapi jika Anda dapat mengelola dengan akun gratis, Zoho menawarkan solusi hebat sebagai ruang kerja proyek sementara.

Terkait: 15 Alternatif Berbagi File Online Gratis yang Hebat

Kesimpulan

Jaringan dan kolaborasi selalu menjadi area abu-abu untuk rekan tim baru. Mungkin sulit untuk menentukan siapa pemimpin proyek dan apa tugas yang diberikan kepada masing-masing anggota. Untungnya kami memiliki akses ke banyak aplikasi yang berserakan di seluruh pos ini untuk membuat prosesnya sedikit lebih mudah.

Saya harap panduan ini telah mengklarifikasi beberapa mekanisme dalam yang diperlukan untuk bekerja online. Setiap tim perlu merasa nyaman untuk berbagi ide dan saling menghormati. Tipe kreatif suka membangun hal-hal baru - itu sifat kita. Dan satu-satunya hal yang lebih baik daripada membangun ide-ide kreatif adalah membangunnya dengan orang lain di sisi Anda.