Panduan untuk Langkah Cepat di Microsoft Outlook

Outlook mencakup fitur Langkah Cepat yang memungkinkan Anda menerapkan beberapa tindakan pada pesan dengan satu klik. Outlook mencakup beberapa Langkah Cepat default, tetapi Anda juga dapat membuat sendiri (dan menghapus yang default jika Anda tidak membutuhkannya). Jika Anda secara teratur melakukan serangkaian tindakan yang sama, membuat Langkah Cepat dan memberinya hotkey dapat menghemat banyak waktu. Begini cara kerjanya.

Langkah Cepat Default

Anda dapat menemukan Langkah Cepat di tab "Beranda" di Outlook. Saat pertama kali memulai, Anda akan melihat Langkah Cepat default di sana. Anda dapat mengeklik salah satunya untuk menerapkan tindakan yang disertakan pada pesan yang dipilih.

Langkah cepat default meliputi:

1. Pindah ke ?: Buka jendela untuk Anda pilih folder yang ingin Anda pindahkan pesannya.
2. Kepada manajer: Membuat salinan penerusan dari pesan yang dipilih saat ini dengan alamat manajer Anda di dalamnya.
3. Email Tim: Membuat pesan kosong yang ditujukan kepada anggota tim Anda. (Jika email Anda dikelola oleh atasan Anda maka tergantung pada bagaimana administrator Exchange Anda mengonfigurasi kotak surat Anda, Outlook mungkin sudah tahu siapa manajer dan anggota tim Anda. Jika tidak, Anda harus mengisinya saat pertama kali menggunakan ini langkah cepat.)
4. Selesai: Menandai pesan sebagai sudah dibaca dan selesai, lalu mengirimkannya ke folder yang ditentukan. Pertama kali Anda menggunakan yang ini, Anda harus menentukan folder, tetapi sejak saat itu Outlook akan mengingat pilihan Anda dan mengirimkannya ke folder itu setiap kali Anda menggunakan Langkah Cepat..
5. Putar ulang & Hapus: Membuka balasan ke pesan yang saat ini dipilih dan kemudian menghapus pesan yang dipilih setelah Anda mengirim balasan.

Outlook hanya menampilkan Langkah Cepat yang tersedia. Jika Anda belum memilih pesan, misalnya, maka hanya Langkah Cepat “Email Tim” yang ditampilkan karena default lainnya berfungsi pada pesan yang ada.

Cara Membuat Langkah Cepat

Untuk menambahkan Langkah Cepat baru, klik opsi "Buat Baru" di kotak Langkah Cepat.

Ini membuka jendela baru di mana Anda dapat memberi nama langkah cepat Anda dan memilih tindakan yang Anda inginkan untuk dilakukan.

Ketika Anda mengklik menu drop-down “Choose an Action”, Anda mendapatkan daftar tindakan yang mungkin, yang masing-masing dapat memberi Anda opsi tambahan untuk memilih.

Kami akan menambahkan dua tindakan: satu untuk memindahkan pesan ke folder dan satu untuk menandainya sebagai sudah dibaca.

Pilih tindakan "Pindah ke folder" dan pilih folder yang ingin Anda pindahkan pesannya.

Selanjutnya, klik "Tambah Aksi" untuk menambahkan tindakan kedua.

Pilih "Tandai sebagai sudah dibaca" dari menu drop-down.

Secara opsional, Anda dapat memilih salah satu dari tombol pintas bawaan dan menambahkan beberapa teks untuk ditampilkan ketika Anda mengarahkan kursor ke Langkah Cepat dengan pointer Anda (deskripsi singkat mengingatkan Anda tentang tindakan yang diambil Langkah Cepat sangat membantu).

Klik "Selesai," dan Langkah Cepat Anda yang baru akan muncul di kotak Langkah Cepat di Outlook. Jika Anda mengarahkan kursor ke Langkah Cepat, Anda akan melihat tombol pintas yang Anda pilih dan teks tooltip apa pun yang Anda masukkan.

Sekarang yang harus Anda lakukan adalah memilih pesan Anda dan klik QuickStep baru (atau tekan kombinasi tombol pintas) untuk menerapkan aksinya.

Cara Mengedit atau Menghapus QuickStep

Jika Anda ingin mengedit atau menghapus Langkah Cepat, klik panah kecil di kanan bawah grup Langkah Cepat di Pita.

Ini membuka jendela "Kelola Langkah Cepat".

Di sini Anda memiliki opsi untuk mengedit, menggandakan (yang membuat salinan persis dari Langkah Cepat yang dipilih jika Anda menginginkan yang serupa tetapi dengan sedikit variasi), atau menghapus Langkah Cepat.

Anda juga dapat mengubah urutan Langkah Cepat Anda muncul di Pita atau membuat Langkah Cepat baru.

Akhirnya, ada opsi untuk "Reset ke Default."

Memilih opsi "Reset ke Default" menghapus Langkah Cepat apa pun yang Anda buat dan membuat ulang Langkah Cepat default apa pun yang mungkin telah Anda hapus. Itu juga menghapus segala perubahan yang Anda buat pada Langkah Cepat default. Karena Anda tidak dapat membatalkan tindakan ini, Anda akan diperlihatkan peringatan. Klik "Ya" untuk membuat reset terjadi.

Anda juga dapat melewati jendela “Kelola Langkah Cepat” untuk tindakan Langkah Cepat individual dengan mengklik kanan langkah cepat di pita. Ini memunculkan menu konteks di mana Anda dapat mengedit, menggandakan, atau menghapus Langkah Cepat.

Dan itu Langkah Cepat. Kami belum melalui semua tindakan yang mungkin Anda dapat tambahkan ke Langkah Cepat karena ada banyak dari mereka dan ini adalah antarmuka yang sangat intuitif setelah Anda tahu cara kerjanya. Jika Anda ingin menjadikan pengalaman Outlook Anda lebih efisien dan tidak terlalu memakan waktu, Langkah Cepat adalah tempat yang tepat untuk memulai.