Pemula Cara Memelihara, Mengarsipkan, dan Mencadangkan Data Anda di Outlook 2013

Hari ini, kami membahas hal-hal Outlook yang "membosankan". Pemeliharaan dan keamanan, seperti dalam, memelihara dan mengamankan file data Outlook 2013 Anda - penuh dengan semua data penting Anda - dengan mencadangkan dan mengarsipkannya.

Sejauh ini, jika Anda telah menggunakan Outlook untuk menulis dan mengirim email, dan Anda telah meluangkan waktu untuk mengimpor kontak G-mail Anda ke buku alamat Anda, atau fakta bahwa Anda bahkan menggunakan Outlook buku alamat, berarti Anda memiliki banyak data yang perlu dilindungi.

Demikian pula, Anda mungkin juga menghabiskan banyak waktu dan bekerja membuat kalender, menambahkan tugas dan daftar hal yang harus dilakukan, dan mungkin bahkan memiliki banyak catatan yang ingin Anda simpan.

Semua ini intinya adalah memastikan bahwa Anda setidaknya sesekali mencadangkan file data Anda karena seperti yang ada di antara kita dapat membuktikan, itu cukup frustasi dan menyedihkan untuk kehilangan semua data Anda dan harus memulai dari awal.

Panel Kontrol Surat

Untuk memulai, mari kita lihat panel kontrol Mail di Windows.

Seperti yang ditunjukkan gambar, Anda memiliki akses ke tiga bidang utama pengaturan Outlook Anda. Yang mengatakan, mengklik salah satu tombol "Akun Email ..." atau "File Data ..." akan membuka jendela yang sama, pada tab yang sesuai.

Pada tangkapan layar berikut, kita melihat tab Email, yang akan memungkinkan Anda mengambil tindakan pada akun email Anda seperti memperbaiki atau mengubahnya. Anda juga dapat melihat di mana data disimpan untuk setiap akun.

Jika Anda ingin memengaruhi file data ini secara langsung, Anda harus mengklik tab "File Data". Ada beberapa hal berguna yang dapat Anda lakukan di sini.

Misalnya, Anda dapat mengklik tombol "Buka Lokasi File" untuk melihat di mana file data Anda berada. Ini berguna, karena Anda akan ingin tahu di mana mereka berada jika Anda perlu memindai dan memperbaikinya (dibahas di bagian selanjutnya).

Ada fitur keren lain yang dapat Anda gunakan dari jendela Pengaturan Akun. Jika file data Anda menjadi sangat besar dan menghabiskan banyak ruang disk (beberapa orang mengumpulkan gigabyte demi gigabyte email lama), maka Anda dapat mengompresnya.

Klik tombol "Pengaturan" pada tab Data Files dan kemudian klik "Compact Now" untuk mengurangi ukuran file data Outlook Anda.

Panel kontrol Mail adalah cara yang andal untuk mempertahankan file data dan profil Anda, tetapi itu bukan satu-satunya cara, dan aplikasi Outlook juga akan memungkinkan Anda mengelola ke kotak surat Anda. Kami akan menunjukkan kepada Anda kontrol ini tepat setelah kami mendemonstrasikan cara memperbaiki file data Anda.

Menjalankan Alat Pemeliharaan PST

Jika Anda belum menyadarinya sekarang, data Outlook disimpan dalam file .PST atau .OST, dan sebagian besar waktu, tidak ada yang salah dengan itu.

Sayangnya, kadang-kadang data Anda menjadi rusak, yang tidak sama dengan mengatakan itu buruk atau putus asa di luar pemulihan, Anda hanya perlu menjalankan alat Perbaikan Kotak Masuk yang disertakan. Alat Perbaikan Kotak Masuk atau "ScanPST" akan memindai dan memperbaiki file folder pribadi Anda, memvalidasi dan memperbaiki kesalahan sembari membuat cadangan file .PST atau .OST yang rusak jika-kalau ada masalah saat pemulihan.

Alat ScanPST dapat ditemukan di folder instal Outlook Anda, biasanya C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Saat Anda menemukannya, klik dua kali utilitas ScanPST untuk memulainya.

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menjelajah ke tempat file .PST atau .OST Anda berada. Pada tangkapan layar berikut, Anda melihat di mana mereka berada di komputer kami. Kami memilih satu dan klik "Buka."

Jika alat ScanPST menemukan kesalahan, itu akan memberitahu Anda sebanyak mungkin dan menawarkan untuk memperbaiki. Klik tombol berjudul tepat untuk memulai perbaikan tersebut.

Setelah selesai, alat ScanPST akan memberi tahu Anda bahwa file Outlook Anda telah berhasil diperbaiki.

Anda dapat menutup alat atau mengulangi proses pada file data lain apa pun sesuai kebutuhan.

Secara Otomatis Mengarsipkan Data Anda

Mari kita selesaikan dengan beberapa informasi penting tentang cara terbaik mengarsipkan dan mencadangkan data Anda. Hal pertama yang ingin kami diskusikan adalah opsi Arsip Otomatis Anda. Untuk memulai, klik tab "File" pada Ribbon sehingga Anda melihat layar berikut.

Segera catat, Anda dapat memilih akun yang ingin Anda hadiri (jika berlaku) dengan mengklik menu tarik-turun yang terletak di atas tombol Tambah Akun.

Mari kita klik tombol "Alat Pembersihan" dan kemudian pilih "Pembersihan Kotak Pesan" dari opsi. Di bawah ini adalah pilihan yang akan Anda lihat. Semuanya di sini didedikasikan untuk memotong lemak dari kotak masuk Anda dan mengarsipkan pesan lama.

Mengklik tombol “AutoArchive” berarti Outlook akan mengarsipkan otomatis folder email yang telah dikonfigurasi seperti itu. Untuk mengatur opsi autoarchive Anda, Anda perlu klik kanan pada folder surat dan pilih tab "AutoArchive".

Di sini kita melihat jendela Properties folder mail yang khas. Tab AutoArchive akan memungkinkan Anda menyesuaikan bagaimana folder diarsipkan secara otomatis. Catatan, dalam tangkapan layar ini, kami memiliki folder yang dikonfigurasi untuk AutoArchive sesuai jadwal dan tindakannya sendiri.

Anda juga dapat menetapkan folder ke autoarchive menurut pengaturan autoarchive default keseluruhan Outlook. Jika Anda mengatur folder ke pengaturan default, dan kemudian klik "Pengaturan Arsip Default ..." Anda akan melihat dialog berikut (karena mereka "default," perubahan apa pun yang Anda tetapkan di sini akan berlaku untuk setiap folder yang dikonfigurasi untuk autoarchive default).

Jangan lupa, Anda juga dapat menemukan pengaturan ini dengan membuka Opsi dan mengklik tajuk "Tingkat Lanjut".

Mari kita beralih sekarang ke pengarsipan data Anda secara manual.

Pengarsipan Data Anda Secara Manual

Sederhananya, jika Anda tidak ingin menggunakan autoarchive, atau Anda ingin memfasilitasi prosedur pengarsipan sendiri, kembali ke Alat Pembersihan yang ditemukan di layar Informasi Akun, dan klik dan pilih "Arsip" untuk membuka dialog berikut.

Cukup mudah, Anda hanya ingin memilih folder yang ingin Anda arsipkan, pilih tanggal untuk item arsip Anda, dan kemudian pilih folder ke mana Anda ingin arsip Anda disimpan. Itu dia, sudah selesai!

Mencadangkan dan Memulihkan File Data Outlook Anda

Mencadangkan file data Outlook Anda semudah menyalin file .OST atau .PST Anda ke hard drive, server cloud, thumb drive, atau media penyimpanan lain. Anda ingat cara menemukan file data Anda?

Buka panel kontrol Mail dan klik tombol "Data Files". Klik "Buka Lokasi File ..." dan Anda dapat mencadangkan file data Anda.

Di samping catatan, Anda bisa secara permanen memindahkan file data Anda ke lokasi cloud, seperti folder OneDrive atau Dropbox, sehingga memastikan data Outlook Anda selalu didukung secara teknis..

Untuk mengembalikan file data yang dicadangkan, mari kembali ke tab File dan pilih "Open Outlook Data File."

Pada tangkapan layar berikut, File Explorer secara otomatis terbuka ke arsip kami, tetapi Anda jelas dapat menjelajah ke mana pun file data Anda berada.

Pilih file yang Anda inginkan, dan klik "Buka" sehingga Anda dapat mengakses data yang disimpan dalam file. Setelah dipulihkan, Anda dapat menelusuri dan melihat item seperti biasa.

Jika Anda tidak lagi perlu mengakses file data yang dicadangkan, Anda dapat mengklik kanan folder paling atas dan memilih opsi tutup.

Mencadangkan dan memulihkan file data sebagian besar merupakan aktivitas manual tetapi jika Anda mengatur folder Anda secara otomatis sering, dan mereka diarsipkan ke lokasi seperti folder cloud, maka Anda memiliki sedikit keamanan di sana.

Namun, cara terbaik untuk memastikan Anda tidak kehilangan data apa pun adalah dengan mencadangkan secara grosir file data Anda secara grosir. Punya sesuatu yang ingin Anda tambahkan? Beri tahu kami di forum diskusi kami. Seperti biasa, kami menantikan tanggapan Anda.