Tingkatkan Produktivitas Menulis Email Anda dengan Microsoft Word Mail Merge
Gabungan surat Microsoft Word adalah alat produktivitas yang sangat baik. Mengetahui cara membuat baris subjek yang dipersonalisasi dan lampiran yang tidak didukung fitur dasar surat gabungan Word bisa menjadi penyelamat ketika Anda harus menulis email secara massal.
Dalam artikel hari ini, Anda akan belajar cara menggunakan Wizard Gabungan Surat Word 2010, menulis subjek email yang dipersonalisasi, dan mengatur lampiran yang berbeda untuk masing-masing penerima email Anda.
Gambar oleh M! R
Membuat Daftar Distribusi
Gabungan Surat Word menyelamatkan kita dari tugas yang membosankan untuk memasukkan setiap alamat email penerima secara manual dengan memungkinkan kita mengimpor alamat email dari kontak Outlook, Excel atau sumber data Access, atau file data Word.
Kontak Outlook adalah opsi terbaik di antara ketiganya, dan jika Anda belum menggunakannya, sekarang akan menjadi waktu yang tepat untuk memperbarui buku alamat Outlook Anda, dan kami akan menunjukkan cara untuk melakukannya. Anda dapat melewati bagian berikutnya dan mulai menulis gabungan surat Anda, jika Anda sudah tahu cara mengatur kontak Outlook, jika tidak, dua bagian berikutnya akan memberi Anda beberapa dasar tentang cara mengatur kontak Outlook Anda dengan mengimpor daftar kontak berbasis web Anda.
Siapkan Profil Email Anda
Menyiapkan kontak Outlook dimulai dengan membuat profil email yang menyimpan alamat email, kata sandi, informasi server dan tautan Anda ke data lain seperti pesan dan alamat email.
Anda dapat membuat beberapa profil, masing-masing dirancang untuk akun email tertentu.
Nama profil yang tepat memungkinkan Anda mengidentifikasi akun email yang Anda kaitkan dengan profil email Anda.
Anda memiliki opsi untuk mengonfigurasi profil email Anda menggunakan alamat email yang Anda terima dari ISP Anda, atau akun email Anda sendiri dengan memilih opsi ketiga.
Pilih "Email Internet" untuk menggunakan penyedia email yang memberikan layanan POP - misalnya, GMail.
Setiap penyedia email Internet memiliki konfigurasi POP yang berbeda, pastikan untuk membaca manual pengguna mereka untuk mempelajari pengaturan POP mereka.
Selamat! Jika Anda melihat layar ini, Anda telah berhasil mengatur profil email Anda. Sekarang, kami siap untuk mengatur folder kontak Outlook kami.
Mengisi Folder Kontak Anda
Anda dapat memasukkan daftar distribusi Anda secara manual ke Outlook, atau mengimpor buku alamat berbasis web lainnya - seperti GMail, Yahoo, atau buku alamat Hotmail. Sebagian besar penyedia email berbasis web memungkinkan kami untuk mengekspor buku alamat kami ke sumber data yang kompatibel dengan Outlook. Misalnya, Gmail memberi kami opsi untuk mengekspor kontak kami ke file CSV yang kompatibel dengan Outlook.
Fungsi impor Outlook mendukung berbagai jenis file: csv, vcard, RSS, iCalendar, dan banyak lagi, menjadikannya alat yang hebat untuk membuat daftar distribusi gabungan surat Anda.
File CSV berada di bawah kategori "Program atau file lain" di Outlook.
File ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, file PST, adalah beberapa file program yang didukung Outlook - bagi kami, kami memilih jenis file Comma Separated Values (Windows).
Sekarang, cari file CSV yang baru saja kami ekspor dari buku alamat Gmail.
Dari semua folder ini, folder kontak adalah opsi terbaik untuk tujuan penggabungan surat kami.
Outlook memerlukan beberapa menit untuk mengimpor kontak Anda tergantung pada jumlah alamat email yang Anda impor.
Kami harus dapat menggunakan folder kontak ini, setelah Outlook selesai mengimpor semua kontak Anda, untuk gabungan surat.
Wizard Gabungan Surat
Mulailah dengan dokumen kosong dan buka pita "Surat" untuk memulai penggabungan surat kami.
Wizard adalah cara terbaik bagi pemula untuk memulai latihan gabungan surat pertama mereka.
Memilih Penerima Pesan
Wizard akan meminta kami memilih jenis dokumen untuk gabungan surat kami, pesan email adalah jenis dokumen yang sesuai untuk latihan gabungan surat hari ini.
Kami dapat mulai menulis pesan email kami dari dokumen kosong, templat, atau dokumen yang ada.
Pilih folder kontak Outlook kami sebagai daftar distribusi gabungan surat kami di langkah 3.
Kami memiliki opsi untuk menggunakan profil email apa pun yang kami siapkan di sistem kami.
Hitungan kontak Anda harus lebih dari nol jika Outlook berhasil mengimpor alamat Gmail Anda.
Pilih orang yang ingin Anda sertakan dalam distribusi email Anda dengan mencentang kotak centang yang sesuai.
Menulis Pesan Email
Mulailah menulis pesan email Anda dan masukkan bidang gabungan tempat Anda ingin menempatkan pesan yang dipersonalisasi - seperti judul atau nama belakang di tempat yang sesuai pada dokumen Anda.
Setiap bidang gabungan akan ditutup di dalam chevron ganda; mereka akan diganti dengan informasi kartu kontak Anda ketika Anda menyelesaikan panduan gabungan surat.
Pratinjau pesan email Anda untuk melihat bagaimana Word memproses bidang gabungan dengan mengeklik tautan "Berikutnya: Pratinjau pesan email Anda".
Jika Anda puas dengan pratinjau, klik tautan "Berikutnya: selesaikan penggabungan", dan Word akan mengirim email yang digabungkan ke semua penerima Anda dengan baris subjek umum.
Personalisasi Baris Subjek Anda
Wisaya memecah proses penggabungan surat menjadi langkah-langkah ini: memilih jenis dan templat dokumen yang tepat, membuat daftar distribusi, mengevaluasi pratinjau penggabungan surat, dan mengirimkan email ke semua penerima Anda.
Pada titik ini, Anda mungkin memperhatikan dua aktivitas penulisan email umum yang tidak didukung wizard, menulis baris subjek yang dipersonalisasi, dan menyiapkan lampiran yang berbeda. Kita harus menggunakan makro untuk melakukannya dalam gabungan surat, sebaiknya sebelum kita menyelesaikan panduan.
Dengan surat Anda terbuka, tekan "Alt + F11" dan klik dua kali "ThisDocument" di jendela Word yang berfungsi, untuk membuka editor Makro.
Rekatkan kode makro ini, yang ditulis oleh ahli kode makro, hutchinsfairy, ke panel kosong dan simpan.
Dim WithEvents wdapp As Application
Dim EMAIL_SUBJECT Sebagai String
Dim FIRST_RECORD Sebagai BooleanSub Dokumen Pribadi_Buka ()
Setel wdapp = Aplikasi
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1End Sub
Sub Dokumen Pribadi_Tutup ()
Setel wdapp = Tidak Ada
End Sub
Sub Pribadi wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (Dokumen ByVal Sebagai Dokumen, Batalkan Sebagai Boolean)
Dim I Sebagai IntegerDengan ActiveDocument.MailMerge
Jika FIRST_RECORD = Benar Lalu
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = Salah
Lain .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Berakhir jikai = .DataSource.DataFields.Count
Lakukan Sementara i> 0
.MailSubject = Ganti (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
LoopBerakhir dengan
End Sub
Sub Pribadi wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord Selama, ByVal EndRecord Selama, Batalkan Sebagai Boolean)
FIRST_RECORD = Benar
End Sub
Sub Pribadi wdapp_MailMergeAfterMerge (Dokumen ByVal Sebagai Dokumen, Dokumen ByVal Sebagai Dokumen)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Kembali ke dokumen Anda dan klik tautan "Berikutnya: selesaikan penggabungan" untuk mengirim email Anda.
Klik tautan "Surat Elektronik ..." untuk mengirim pesan Anda.
Tempatkan bidang gabungan yang sesuai, dikelilingi dengan chevron, ke dalam baris subjek.
Makro akan menguraikan bidang gabungan dan menggantinya dengan nama belakang penerima saat Word mengirim email dokumen.
Melampirkan Item Berbeda ke E-Mail Anda
Hingga saat ini, kami telah mempelajari cara menggunakan panduan gabungan surat dan cara mempersonalisasikan bidang subjek - dan untuk menyelesaikan tutorial hari ini, kami akan menunjukkan kepada Anda add-in pihak ketiga yang memungkinkan kami melampirkan file yang berbeda untuk setiap email.
Unduh add-in, unzip, dan Anda akan menemukan bahwa add-in datang sebagai templat Dokumen Word. Gunakan "CreateEMailData Word 2007 Ver02", jika Anda menggunakan kata 2007 atau 2010, dan "CreateEMailData Word 2003 Ver02", jika Anda menggunakan Word 2003.
Salin templat dokumen yang sesuai ke folder "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP" di mana "% appdata%" adalah folder startup Microsoft Anda - dalam kasus kami adalah "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".
Mulai ulang kata Anda, setelah Anda menyalin file ke folder startup Microsoft, dan Anda akan melihat dua add-in baru: Buat File Data dan Gabungkan ke Email, di bawah menu pita "Mailing".
Siapkan file data dengan tabel dua kolom - alamat email penerima di kolom kiri, dan path lengkap ke file lampiran Anda di kolom kanan, lalu simpan di bawah folder yang sama dengan dokumen gabungan email Anda sebagai "MergeAttachmentsData". Kami perlu menekankan bahwa Anda harus menyimpan file sebagai "MergeAttachmentsData", jika add-in tidak dapat menemukan file untuk mencari lampiran.
Kembali ke dokumen gabungan surat Anda dan pisahkan dokumen menjadi file individual.
Jendela dokumen kata baru akan muncul, dan klik tombol tambah "Gabungkan ke Email". Cukup klik tombol 'Ok' pada dialog kuning, karena kami sudah menyiapkan file data.
Masukkan subjek yang tepat untuk email Anda, klik OK, dan Outlook akan mengirim email Anda dengan lampiran yang Anda tentukan dalam file data.
Word, dengan banyak fitur yang bermanfaat, benar-benar alat produktivitas yang hebat. Kami berharap dapat menulis lebih banyak artikel Word untuk pembaca kami. Sementara itu, periksa artikel Word lainnya di situs kami.
Kami harap Anda telah mempelajari cara menggunakan gabungan surat Word dari artikel hari ini. Jangan ragu untuk membahas kiat penggabungan surat lainnya dengan sesama pembaca lainnya di bagian komentar.
