Outlook Kode Warna untuk Manajemen yang Lebih Mudah

Mengelola dan melacak banyak email di kantor setiap hari bisa menjadi pekerjaan tersendiri. Hari ini kita melihat menggunakan kode warna untuk memudahkan mengidentifikasi subjek pesan dan siapa yang mengirimnya.

Fitur ini telah tersedia di Office 2007 dari awal tetapi kami belum pernah membahasnya, dan itu adalah sesuatu yang saya abaikan. Setelah bermain-main dengannya untuk sementara waktu, saya menemukan bahwa ini adalah cara yang baik untuk mengelola banyak sekali email yang saya dapatkan setiap hari. Di sini kita akan melalui pewarnaan kontak yang mengirim pesan sehingga mereka lebih mudah dikenali. Juga mengelompokkan materi pelajaran ke dalam kelompok warna yang berbeda tampaknya membantu menjaga hal-hal yang lurus.

Pengirim Kode Warna

Buka Outlook dan klik untuk menyorot pesan yang Anda ingin kode warna.

Pergi ke Alat dan kemudian Atur.

Cara untuk Mengatur Kotak Masuk terbuka dan Anda ingin mengklik Menggunakan Warna. Sekarang Anda dapat memilih warna yang ingin Anda kaitkan dengan kontak itu. Anda juga dapat memilih warna tertentu untuk pesan yang hanya dikirimkan kepada Anda, yang berguna sebagai cara untuk membedakan antara pesan grup dan pribadi.

Ini adalah contoh dari apa yang bisa dilakukan dengan warna. Anda mungkin hanya ingin membuat beberapa warna untuk pengirim yang paling penting, saya sedikit berlebihan dengan contoh ini.

Kategori Warna

Cara lain yang bermanfaat untuk mengatur pesan secara visual adalah menambahkan kategori warna ke dalamnya. Anda dapat menyesuaikan subjek email mana yang terkait dengan setiap kategori warna.

Pesan akan memiliki bilah warna kategori di bagian atas dan Anda dapat mengklik kanan bilah untuk mengubah warna.

Anda juga dapat mengklik kanan pada pesan di bawah bagian Kategori untuk mengubah kategori.

Anda dapat mengubah nama setiap kategori menjadi apa pun yang masuk akal bagi Anda.

Anda mungkin ingin membuat kategori baru untuk email yang berbeda. Pergi ke Tindakan \ Kategorikan dan Semua Kategori.

Pada layar Kategori Warna klik pada Baru dan beri kategori nama dan warna, Anda juga dapat menetapkan pintasan keyboard untuk itu.

Sekarang Anda dapat memilah-milah pesan email Anda berdasarkan jenis kategori mereka.

Jika Anda ingin dapat dengan cepat melirik email Anda untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang ada di sana, menggunakan kategori warna dapat membantu. Semoga ini bisa membantu Anda memulai dengan mengatur email Anda sehingga Anda tahu apa yang bos-bos berambut runcing ingin Anda lakukan lebih efektif.