Cut Back on Time Menghabiskan Mengirim dan Menerima Email

Foto oleh H adalah untuk Rumah

Email dapat membuat komunikasi lebih mudah, tetapi juga dapat menghabiskan waktu Anda. Pelajari cara memproses email masuk dan menulis email keluar untuk menghemat waktu.

Menurut sebuah survei dari tahun 2005, wawancara karyawan mengungkapkan bahwa waktu yang terbuang untuk email menyebabkan perusahaan dengan 10.000 karyawan kehilangan sekitar $ 152 juta dalam upah per tahun.

Email jelas memiliki kelemahannya. Email yang tidak jelas mengalihkan perhatian karyawan dari tugas-tugas penting yang berhubungan dengan pekerjaan, saluran komunikasi cloud, dan seringkali membuat pekerjaan tambahan. Hindari jebakan email dengan mengikuti saran di bawah ini.

Bagaimana Email Masuk Dapat Membuang Waktu Anda

Foto oleh Dvortygirl

Ada banyak jenis pesan email yang bisa menghabiskan waktu Anda. Yang itu:

Dapat dipotong dari beberapa pesan dan diringkas menjadi satu pesan yang komprehensif
Jangan langsung berhubungan dengan Anda
Berhubungan dengan Anda tetapi tidak secara langsung, yang membuat Anda tidak yakin bagaimana atau apakah Anda harus merespons (dan memakan waktu)
Jangan mengarahkan Anda untuk mengambil tindakan (yang tidak produktif)
Mengalihkan perhatian dan / atau mendorong Anda untuk membuang waktu di web
Tidak cocok untuk email, dan lebih masuk akal melalui saluran komunikasi dinamis seperti pertemuan bisnis atau format lain yang lebih cocok untuk konten (seperti dokumen yang berdiri sendiri yang kaya informasi)

Cara Memproses Email Masuk dengan Efisien

Untuk membaca dan memproses email secara efisien, Anda perlu fokus pada dua hal - mencari tahu pesan email (atau kurang) dan memutuskan tindakan apa yang harus diambil sebagai tanggapan.

Langkah 1: Cari Tahu Pesan (Atau Kekurangan)

Setiap kali Anda membaca email baru, luangkan sesedikit mungkin waktu untuk mencari tahu:

Apakah pembicara berbicara dengan Anda secara langsung atau tidak langsung
Apakah pembicara telah memberi tahu Anda apa yang mereka harapkan dari Anda
Entah itu dilakukan dengan cara yang jelas
Apakah pesan secara keseluruhan relevan untuk Anda?
Apakah pesan keseluruhan tampaknya sesuai, mengingat konteks hubungan Anda dengan pengirim (atau kurangnya, jika mereka mencoba untuk memulai hubungan bisnis misalnya)

Ini akan membantu Anda memastikan apa pesan email itu, dan bagaimana Anda ingin merespons. Yaitu, jika Anda berniat merespons sejak awal.

Sangat penting untuk dicatat jika pembicara melakukan satu atau lebih hal yang dapat membujuk Anda untuk membuang-buang waktu yang berharga, seperti:

Tidak jelas tentang apa yang ingin mereka katakan
Menggunakan bahasa dengan cara yang membingungkan atau eufemistik untuk menghindari berbicara secara konkret (mis. “Saya pikir kita perlu memiliki hati ke hati di beberapa titik” versus “Bisakah Anda menelepon saya minggu ini agar kita dapat berbicara di telepon tentang sesuatu yang penting? ”)
Berkeliaran atau keluar topik
Termasuk informasi yang bukan urusan Anda, tidak pantas, menyinggung, atau tidak jelas
Cc atau bcc'ing Anda pada pesan yang tidak relevan dengan Anda
Mengulangi pesan yang sama melalui berbagai email, atau mengulangi apa yang sudah dibahas dalam komunikasi sebelumnya selain email
Menulis tentang sesuatu yang telah Anda diskusikan dan pecahkan - dengan cara yang pelupa atau ceroboh

Dalam situasi seperti ini, berhati-hatilah untuk merespons dengan cara yang efektif yang meminimalkan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk komunikasi. Karena mudah untuk membiarkan skenario email ambigu di atas menghabiskan waktu Anda.

Langkah 2: Tentukan Tindakan yang Harus Dilakukan

Setelah Anda tahu apa pesannya, cari cara paling produktif untuk merespons. Berikut adalah beberapa respons umum:

Menggeser percakapan ke media komunikasi yang lebih baik seperti telepon dan panggilan konferensi
Menanggapi pertanyaan berulang yang ditanyakan oleh banyak orang - bukan melalui email - tetapi melalui media yang lebih kaya informasi yang dapat dibagikan, seperti Google Doc
Tidak menanggapi pesan yang tidak menjelaskan apa yang diharapkan pembicara dari Anda (bahkan jika itu terasa agak tidak sopan)
Mengatasi pesan yang tidak jelas dengan pertanyaan konkret langsung dan singkat, seperti, "Kapan Anda ingin laporannya selesai?" Atau "Bagaimana Anda ingin saya berkontribusi dalam proyek ini?"
Mengangkat telepon dan menelepon orang tersebut kapan saja gangguan drama atau komunikasi mulai terjadi - menariknya melalui email hanya akan memakan waktu lebih lama dan dapat mengintensifkan konflik

Langkah 3: Dapatkan Kembali Tugas

Yang paling penting, setelah Anda menanggapi email (yang mungkin terdiri dari tidak merespons dan bukannya menghapus pesan), Anda harus kembali ke tugas. Pindah ke email berikutnya yang menunggu di kotak masuk Anda, atau pindah persneling dan kembali untuk benar-benar melakukan pekerjaan daripada menanggapi permintaan orang lain.

Bagaimana Mengirim Email Dapat Membuang Waktu Anda

Foto oleh Adikos

Selain itu, ada banyak jenis pesan email Anda mengirim itu bisa menghabiskan waktu Anda. Yang itu:

Tidak perlu terbagi dalam beberapa pesan, yang masing-masing membutuhkan waktu dan pemikiran untuk disesuaikan, bukan satu pesan yang komprehensif
Jangan langsung berhubungan dengan penerima, yang merupakan usaha yang sia-sia bagi Anda
Tidak cukup jelas, dan menarik ke dalam percakapan email panjang dan / atau kesalahpahaman, atau tidak ada tindakan produktif sama sekali (yang berarti Anda harus menghabiskan waktu memulai percakapan lagi nanti)
Jangan mengarahkan penerima untuk mengambil tindakan, yang tidak produktif
Mengalihkan perhatian dan mendorong penerima untuk membuang waktu di web - yang artinya mendorong Anda untuk melakukan hal yang sama
Tidak cocok untuk format email, tetapi lebih baik dikomunikasikan melalui percakapan waktu-nyata atau melalui dokumen yang kaya informasi atau instruksional seperti manual, artikel blog, halaman FAQ, laporan perusahaan, atau presentasi PowerPoint

Cara Mengirim Email dengan Efisien

Untuk menulis email yang tidak membuang waktu Anda dalam jangka panjang (belum lagi waktu penerima Anda), Anda perlu fokus pada lima hal: mengkomunikasikan pesan yang jelas, meminta penerima Anda mengambil langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti, menggunakan struktur yang baik, mengedit sebelum Anda menekan kirim, dan menindaklanjuti secara efektif.

Langkah 1: Dapatkan Jelas pada Pesan Anda

Bahkan sebelum Anda membuat konsep email, Anda perlu menjelaskan dengan jelas pesan tersebut. Menentukan:

Apa yang ingin Anda komunikasikan
Mengapa Anda ingin mengomunikasikannya?
Tindakan apa yang Anda ingin penerima Anda lakukan
Cara terbaik Anda membujuk mereka untuk mengambil tindakan seperti itu

Berikut adalah beberapa alasan umum untuk mengirim email:

Untuk mengingatkan seseorang tentang tenggat waktu
Untuk memberikan instruksi tertulis kepada seseorang pada suatu tugas
Untuk mengajukan pertanyaan singkat yang dapat dijawab secara memadai melalui tulisan
Untuk menjawab pertanyaan cepat yang dapat dijawab secara memadai melalui tulisan
Untuk menyampaikan informasi sensitif waktu
Untuk menawarkan tanggal yang tersedia untuk menjadwalkan pertemuan
Untuk menindaklanjuti setelah rapat dan menunjukkan penghargaan

Dalam semua contoh ini, kecuali yang terakhir, Anda ingin penerima Anda mengambil tindakan (bahkan jika itu hanya membalas Anda).

Terkadang tindakan itu tidak tampak seperti tindakan. Mungkin Anda ingin:

Sampaikan tip untuk rekan kerja Anda
Beri tahu teman Anda bahwa Anda mendarat dengan selamat di tujuan perjalanan Anda
Berikan pembaruan singkat tentang apa yang Anda lakukan di tujuan baru Anda dan bagaimana Anda dapat dihubungi dalam beberapa minggu ke depan

Dalam setiap situasi ini, Anda tidak memberi tahu penerima untuk mengambil tindakan tertentu. Namun, tersirat bahwa mereka tidak diharapkan untuk mengambil tindakan apa pun, selama Anda memberikan email penutupan yang benar, atau setidaknya dengan menandatangani nama Anda. Mereka mengerti bahwa komunikasi dapat dengan mudah diakhiri dengan email Anda; bahwa mereka tidak perlu merespons.

Langkah 2: Minta Penerima Anda Melakukan Langkah yang Dapat Ditindaklanjuti

Untuk menulis email yang efektif yang menghemat waktu Anda, Anda harus membuatnya dapat ditindaklanjuti. Dan Anda perlu memastikan bahwa penerima Anda jelas tentang tindakan apa yang diharapkan dari mereka.

Jika Anda tidak bertujuan untuk ini, tetapi mencoba menguraikan kisah hidup Anda atau menjelaskan mengapa Anda bertahan untuk model iPhone berikutnya daripada mendapatkan yang terbaru, Anda bisa melupakan menghemat waktu karena menulis sobat pena membutuhkan banyak pemikiran dan waktu.

Fokus pada hal-hal berikut saat membuat email dapat ditindaklanjuti:

Menetapkan tenggat waktu
Menjabarkan rencana darurat
Menawarkan opsi potensial untuk tindakan selanjutnya (mis. Waktu Anda tersedia untuk pertemuan langsung, lokasi tempat Anda dapat bertemu di)
Memberikan pendapat saat diminta
Membuat permintaan yang cocok untuk menulis dan sebenarnya lebih nyaman menggunakan mode komunikasi lain
Memberikan serangkaian arahan untuk tugas yang telah disetujui penerima Anda untuk lakukan

Jadilah proaktif dan tegas ketika menguraikan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti. Hindari mengajukan pertanyaan terbuka kecuali tidak ada pilihan lain. Karena pertanyaan terbuka adalah kebalikan dari konten yang dapat ditindaklanjuti.

Berikut ini beberapa contohnya:

Alih-alih meminta penerima untuk memberi Anda jadwal mereka (dan membuang-buang email dalam proses tersebut) - mulailah dengan mengirimkan kepada mereka waktu rapat Anda yang tersedia.
Alih-alih bertanya kepada penerima Anda apa yang mereka pikirkan tentang keputusan bisnis tertentu, uraikan keputusan potensial dan minta umpan balik konstruk; dengan cara itu mereka tidak perlu membuat sesuatu sendiri dan sebagai gantinya akan memiliki sesuatu untuk dikerjakan

Anda membuat email dapat ditindaklanjuti dengan memberikan instruksi yang jelas kepada pembaca dan menjaga konten dapat ditindaklanjuti daripada terbuka.

Yang paling penting, Anda perlu memastikan bahwa tindakan apa pun yang Anda harapkan dari pembaca Anda dikomunikasikan dengan jelas. Jangan berasumsi mereka tahu bahwa Anda ingin mengatur pertemuan minggu ini hanya Anda menawarkan waktu yang tersedia. Jangan berasumsi mereka tahu tugas pekerjaan yang diberikan oleh set instruksi Anda. Nyatakan secara eksplisit dan beri tahu mereka apa yang Anda ingin mereka lakukan.

Langkah 3: Buat Struktur Yang Baik

Pesan yang Anda tentukan dengan jelas dan Anda membuatnya dapat ditindaklanjuti, saatnya mengaturnya sedemikian rupa untuk menyampaikan kejelasan itu dan permintaan Anda yang dapat ditindaklanjuti.

Paragraf: Aturan umum yang harus diikuti adalah menjaga paragraf di bawah lima kalimat. Bukan hanya sulit untuk fokus pada paragraf panjang saat membaca web, tetapi paragraf yang kikuk memberi kesempatan kepada penerima untuk kehilangan fokus dan mungkin kehilangan poin-poin terpenting. Ini kemudian mengarah pada respons yang ceroboh atau redundan, yang mengaburkan saluran komunikasi.

Kalimat: Gunakan suara aktif saat menulis kalimat. Jaga agar kalimat tetap singkat dan langsung pada intinya. Hindari bersinggungan atau menjelaskan alasan atau perasaan Anda tentang hal-hal yang tidak perlu. Alih-alih, pertahankan fakta dan tindakan apa yang Anda minta agar penerima Anda ambil.

Kata-kata: Cobalah untuk tidak menggunakan kata-kata besar atau gaul, kecuali Anda tahu audiens Anda akan memahaminya. Hindari lelucon dan referensi budaya yang mungkin disalahpahami, karena apa pun yang dapat dengan mudah disalahartikan merupakan penghalang potensial bagi komunikasi yang efektif.

Hindari kata-kata tambahan dan frasa kualifikasi. "Mengingat situasi saat ini di mana ini terjadi, saya pikir itu mungkin bijaksana untuk ..." adalah pernyataan kualifikasi yang tidak hanya membuang-buang kata dan waktu, tetapi mengalihkan perhatian dari pesan yang sebenarnya. Sebaliknya, sebutkan saja rekomendasi Anda tanpa harus memenuhi syarat.

Contoh lain: "Saya ingin tahu apakah saya bisa bertanya kepada Anda ..." Hentikan kalimat ini dan tanyakan saja. Ini juga akan meningkatkan kepercayaan diri Anda, karena Anda secara tidak sadar akan meminta izin untuk berkomunikasi secara proaktif.

Tanda baca: Buat tanda baca tetap sederhana. Kata-kata dan frasa yang memenuhi syarat hanya efisien jika digunakan untuk memberikan rasa hormat setelah memulai komunikasi dengan seseorang yang Anda ingin memiliki hubungan bisnis atau pribadi. Dalam kasus seperti itu, Anda tidak perlu ingin datang, tetapi gunakan beberapa ungkapan sopan untuk menunjukkan rasa hormat untuk waktu mereka.

Minimalkan penggunaan koma - ini secara alami membantu Anda mempersingkat kalimat. Hindari bicara yang terinspirasi oleh teks malas, dengan penggunaan berlebihan dot-dot-dot dan koma berturut-turut. Sebaliknya, beri tanda baca kalimat Anda dengan bahasa Inggris yang tepat dan gunakan kontraksi saat itu masuk akal, karena itu membuat aliran bacaan lebih baik.

Selain itu, pertimbangkan daftar tanda baca dengan poin-poin, dan menggunakan garis putus-putus untuk memecah bagian utama (yang mungkin mencakup satu atau lebih paragraf).

Poin-poin dan jeda bagian meningkatkan keterbacaan web, serta membantu Anda mengatur pesan Anda dengan lebih jelas.

Langkah 4: Edit Sebelum Mengirim

Sebelum Anda mengirim email, luangkan waktu 1-2 menit untuk membacanya dengan lantang. Ini akan membantu Anda menangkap kesalahan atau memperhatikan bagian-bagian aneh yang biasanya tidak Anda ucapkan sendiri. Hapus kata-kata ekstra itu dan sederhananya tanda baca. Bullet daftar dan kurangi paragraf Anda.

Ketika Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut dengan "ya," maka Anda siap untuk menekan "kirim":

Apakah pesannya jelas?
Apakah harapan dapat ditindaklanjuti dan dinyatakan dengan jelas?
Apakah penerima saya dapat berhasil menerima pesan saya? Sukses berarti mereka tahu respons apa yang diharapkan dari mereka.
Jika peran itu dibalik, apakah saya dapat berhasil menerima pesan ini?

Langkah 5: Tindak Lanjut Secara Efektif

Selain itu, proaktif dalam menindaklanjuti email Anda. Jika seseorang tidak menanggapi permintaan langsung, jangan buang waktu bertanya-tanya apa yang terjadi. Alih-alih, kirim email tindak lanjut yang sopan tapi langsung untuk menanyakannya. Terapkan prinsip-prinsip yang tercantum di atas. Dan jangan buang terlalu banyak waktu untuk mendapatkan jawaban; jika penerima tidak berkomunikasi dengan Anda, tahu kapan harus pindah atau mendekati mereka secara langsung.

Gunakan Email untuk Menghemat Waktu

Email dapat menghemat banyak waktu jika Anda tahu cara menggunakannya secara efisien. Dan ini berlaku untuk mengirim dan menerima pesan.

Email paling baik digunakan untuk menyampaikan pesan yang dapat ditindaklanjuti yang dikomunikasikan secara memadai melalui tulisan. Jika Anda memanfaatkan manfaat email dan menghindari banyak jebakan yang membuang-buang waktu, itu berfungsi sebagai alat yang ampuh.