Email Apa Perbedaan Antara POP3, IMAP, dan Exchange?

Anda telah menggunakan email selamanya, tetapi apakah Anda tahu apa artinya semua jargon email itu? Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut tentang perbedaan antara berbagai cara Anda dapat menerima email.

Apakah Anda menggunakan email perusahaan, layanan web seperti Gmail atau Outlook.com, atau server email Anda sendiri, ada lebih banyak untuk menerima email daripada yang tampak di permukaan. Jika Anda telah mengatur klien email, Anda pasti menemukan pilihan seperti POP3, IMAP, dan Exchange. Kita akan melihat perbedaan antara klien email dan web mail, dan pada berbagai protokol yang digunakan.

Klien Email vs Webmail

Sebelum kami menjelaskan berbagai protokol yang digunakan untuk mengunduh email, mari kita luangkan beberapa menit untuk memahami hal-hal yang lebih sederhana - perbedaannya klien email dan webmail. Jika Anda pernah memulai Gmail, Outlook.com, atau akun email online lainnya, Anda telah menggunakan webmail. Jika Anda menggunakan aplikasi seperti Microsoft Outlook, Windows Live Mail, atau Mozilla Thunderbird untuk mengelola email Anda, Anda menggunakan klien email.

Baik klien webmail dan email mengirim dan menerima email, dan mereka menggunakan metode serupa untuk melakukannya. Webmail adalah aplikasi yang ditulis untuk dioperasikan melalui internet melalui browser-biasanya tanpa aplikasi yang diunduh atau perangkat lunak tambahan yang diperlukan. Semua pekerjaan, bisa dikatakan, dilakukan oleh komputer jarak jauh (mis. Server dan mesin yang Anda sambungkan melalui Internet).

Klien email adalah aplikasi yang Anda instal pada perangkat lokal (mis. PC pribadi atau kantor Anda, tablet, atau smartphone). Aplikasi klien berinteraksi dengan server email jarak jauh untuk mengunduh dan mengirim email ke siapa pun yang Anda inginkan. Beberapa pekerjaan back-end mengirim email dan semua pekerjaan front-end untuk membuat antarmuka pengguna (apa yang Anda lihat untuk menerima email) dilakukan pada perangkat Anda dengan aplikasi yang diinstal, bukan oleh browser Anda dengan instruksi dari server jarak jauh. Namun, banyak penyedia webmail juga memungkinkan pengguna untuk menggunakan klien email dengan layanan mereka - dan di sinilah mulai membingungkan. Mari kita jalankan melalui contoh cepat untuk menjelaskan perbedaannya.

Katakanlah Anda mendaftar untuk alamat email baru dengan Google Gmail. Anda mulai mengirim dan menerima email melalui layanan webmail dengan menghubungkannya di browser Anda. Google menyediakan dua hal untuk Anda. Yang pertama adalah ujung depan web tempat Anda dapat membaca, mengatur, dan menulis pesan. Yang kedua adalah server mail back end di mana semua penyimpanan dan perutean pesan berlangsung.

Sekarang, katakan Anda memutuskan Anda tidak suka antarmuka Gmail Google, jadi Anda memutuskan untuk beralih ke klien email yang mendukung Gmail-apakah itu antarmuka Gmail resmi atau sesuatu seperti aplikasi surat bawaan pada perangkat Anda. Sekarang, alih-alih menggunakan klien berbasis web (antarmuka web Gmail) untuk berinteraksi dengan server Gmail Google, aplikasi yang Anda gunakan berinteraksi dengan server mail secara langsung, menghindari webmail sekaligus.

Semua penyedia webmail menawarkan kemampuan untuk menggunakan situs web mereka untuk menjalankan bisnis Anda atau untuk menghubungkan klien ke server mereka dan melakukan hal-hal seperti itu.

Jika Anda menggunakan klien email, apakah itu terhubung ke server penyedia email, server email Anda sendiri, atau server perusahaan Anda, klien itu akan terhubung menggunakan salah satu dari berbagai protokol email seperti POP3, IMAP, atau Exchange. Jadi, mari kita lihat lebih dekat.

POP3

Post Office Protocol (POP) menawarkan cara berinteraksi dengan server surat yang berasal dari internet yang sangat berbeda dari yang kita gunakan saat ini. Komputer cenderung tidak memiliki akses Internet permanen. Alih-alih, Anda terhubung ke Internet, melakukan apa yang perlu Anda lakukan, dan kemudian terputus. Koneksi itu juga bandwidth yang sangat rendah dibandingkan dengan apa yang kita miliki akses hari ini.

Insinyur membuat POP sebagai cara sederhana yang mati untuk mengunduh salinan email untuk dibaca secara offline. Versi pertama POP dibuat pada tahun 1984, dengan revisi POP2 dibuat pada awal 1985. POP3 adalah versi terkini dari gaya protokol email khusus ini, dan masih tetap menjadi salah satu protokol email paling populer. POP4 telah diusulkan, dan mungkin dikembangkan suatu hari, meskipun tidak ada banyak kemajuan dalam beberapa tahun.

POP3 berfungsi seperti ini. Aplikasi Anda terhubung ke server email, mengunduh semua pesan ke PC Anda yang belum pernah diunduh sebelumnya, dan kemudian menghapus email asli dari server. Atau, Anda dapat mengonfigurasi aplikasi dan server Anda untuk tidak menghapus email untuk jangka waktu tertentu, atau bahkan untuk tidak menghapus email dari server sama sekali-bahkan jika mereka telah diunduh oleh klien Anda.

Dengan asumsi email terhapus dari server, maka satu-satunya salinan pesan-pesan itu ada di klien Anda. Anda tidak dapat masuk dari perangkat atau klien lain dan melihat email itu.

Bahkan jika Anda mengatur server Anda untuk tidak menghapus pesan setelah diunduh, banyak hal yang masih menjadi cukup rumit ketika Anda memeriksa email dari beberapa perangkat. Berikut ini beberapa contoh:

Ketika Anda mengirim email, email yang dikirim disimpan di klien dari mana Anda mengirimnya. Anda tidak akan dapat melihat pesan yang Anda kirim di perangkat lain.
Ketika Anda menghapus email di klien, itu hanya dihapus di klien itu. Itu tidak dihapus dari klien lain yang telah mengunduh pesan.
Setiap klien mengunduh semua pesan dari server. Anda akan berakhir dengan banyak salinan pesan pada perangkat yang berbeda, tanpa cara yang baik untuk memilah apa yang Anda baca dan kapan. Setidaknya, bukan tanpa melakukan banyak penerusan email atau porting di sekitar file kotak surat.

Walaupun keterbatasan itu substansial, POP3 masih merupakan protokol yang cepat dan tangguh yang sangat berguna jika Anda hanya memeriksa email dari satu perangkat. Misalnya, jika Anda hanya memeriksa email dari PC menggunakan Windows Live Mail, maka tidak ada alasan untuk tidak menggunakan POP3.

IMAP

Internet Messaging Access Protocol (IMAP) dibuat pada tahun 1986, tetapi sesuai dengan dunia modern di mana-mana, konektivitas internet selalu aktif dengan cukup baik. Gagasan di balik IMAP adalah membuat pengguna tidak harus terikat pada satu klien email, memberi mereka kemampuan untuk membaca email mereka seolah-olah mereka "di awan."

Tidak seperti POP3, IMAP menyimpan semua pesan di server. Saat Anda terhubung ke server IMAP, aplikasi klien memungkinkan Anda membaca email-email itu (dan bahkan mengunduh salinan untuk dibaca offline), tetapi semua bisnis nyata terjadi di server. Ketika Anda menghapus pesan di klien, pesan itu dihapus di server, jadi Anda tidak melihatnya jika Anda terhubung ke server dari perangkat lain. Kirim pesan juga disimpan di server, seperti informasi tentang pesan mana yang telah dibaca.

Pada akhirnya, IMAP adalah protokol yang jauh lebih baik untuk digunakan jika Anda terhubung ke server email Anda dari beberapa perangkat. Dan di dunia di mana orang menjadi terbiasa memeriksa surat dari PC, ponsel, dan tablet mereka, itu perbedaan yang sangat penting..

IMAP bukan tanpa masalah.

Karena IMAP menyimpan email di server surat jarak jauh, Anda biasanya memiliki ukuran kotak surat yang terbatas (meskipun itu tergantung pada pengaturan yang disediakan oleh layanan email). Jika Anda memiliki banyak email yang ingin Anda pertahankan, Anda bisa mengalami masalah dalam mengirim dan menerima email saat kotak Anda penuh. Beberapa pengguna menghindari masalah ini dengan membuat salinan email yang diarsipkan lokal menggunakan klien email mereka, dan kemudian menghapusnya dari server jauh.

Microsoft Exchange, MAPI, dan Exchange ActiveSync

Microsoft mulai mengembangkan Messaging API (MAPI) tidak lama setelah IMAP dan POP pertama kali dikembangkan. Dan sebenarnya dirancang untuk lebih dari sekedar email. Membandingkan secara menyeluruh IMAP dan POP dengan MAPI cukup teknis, dan di luar cakupan untuk artikel ini.

Tapi sederhananya, MAPI menyediakan cara bagi klien email dan aplikasi lain untuk berkomunikasi dengan server Microsoft Exchange. MAPI mampu menyinkronkan gaya IMAP dari email, kontak, kalender, dan fitur lainnya, yang semuanya terikat dengan klien atau aplikasi email lokal. Jika Anda pernah menggunakan Microsoft Outlook di tempat kerja, Anda telah menggunakan MAPI. Faktanya, semua hal yang dilakukan Outlook-email, sinkronisasi kalender, mencari informasi bebas / sibuk, menyinkronkan kontak dengan perusahaan, dan sebagainya bekerja di atas MAPI.

Fungsi sinkronisasi ini dicap oleh Microsoft sebagai “Exchange ActiveSync.” Bergantung pada perangkat, telepon, atau klien apa yang Anda gunakan, teknologi yang sama ini dapat disebut salah satu dari tiga protokol Microsoft - Microsoft Exchange, MAPI, atau Exchange ActiveSync - tetapi menawarkan sinkronisasi email berbasis server yang sangat mirip dengan yang disediakan oleh IMAP.

Karena Exchange dan MAPI adalah produk Microsoft, kemungkinan Anda hanya akan mengalami protokol ini jika Anda menggunakan email yang disediakan oleh perusahaan yang menggunakan server mail Exchange. Banyak klien email, termasuk aplikasi email Android dan iPhone default, mampu Exchange ActiveSync.

Protokol Email Lainnya

Ya, ada protokol lain untuk mengirim, menerima, dan menggunakan email, tetapi sebagian besar orang menggunakan salah satu dari tiga protokol utama - POP3, IMAP, atau Exchange. Karena ketiga teknologi ini kemungkinan memenuhi kebutuhan hampir semua pembaca kami, kami tidak akan membahas detail tentang protokol lain. Namun, jika Anda memiliki pengalaman menggunakan protokol email yang tidak tercantum di sini, kami tertarik untuk mendengarnya - jangan ragu untuk membahasnya di komentar.

Singkatnya: Yang Saya Gunakan untuk Mengatur Email Saya?

Tergantung pada gaya pribadi Anda dalam mengomunikasikan penyedia email Anda, Anda dapat dengan cepat mempersempit cara Anda harus menggunakan email Anda.

Jika Anda menggunakan periksa email Anda dari banyak perangkat, ponsel, atau komputer, gunakan layanan webmail atau atur klien email Anda untuk menggunakan IMAP.
Jika Anda kebanyakan menggunakan webmail dan ingin ponsel atau iPad Anda disinkronkan dengan webmail Anda, gunakan juga IMAP.
Jika Anda menggunakan satu klien email pada satu mesin khusus (katakanlah, di kantor Anda), Anda mungkin tidak keberatan dengan POP3, tetapi kami tetap merekomendasikan IMAP.
Jika Anda memiliki riwayat email yang sangat besar dan Anda menggunakan penyedia email lama tanpa banyak ruang drive, Anda mungkin ingin menggunakan POP3 agar tidak kehabisan ruang di server email jarak jauh.
Jika Anda menggunakan email perusahaan, dan perusahaan Anda menggunakan server Exchange, Anda harus menggunakan Exchange.

Untuk pembaca geekier kami yang sudah mengetahui hal ini, silakan bergabung dalam diskusi! Beri tahu kami bagaimana Anda menjelaskan kepada saudara dan rekan kerja yang mengalami kesulitan teknologi perbedaan dalam pengaturan email yang umum. Lebih baik lagi, simpan panduan ini dan selamatkan diri Anda dari kesulitan menjelaskannya!