Pergi Tanpa Kertas Berhenti Mencetak Semuanya dan Nikmati Kehidupan Digital

"Kantor tanpa kertas" yang kami janjikan sepertinya tidak pernah tiba untuk banyak orang. Kenyataannya, bagaimanapun, adalah bahwa kantor tanpa kertas ada di sini hari ini jika Anda ingin memanfaatkannya.

Jika Anda masih seseorang yang mencetak email, halaman web, dan dokumen lain, Anda bisa berhenti sekarang. Ada beberapa cara yang lebih baik untuk melacak informasi Anda dan mengaksesnya lebih cepat - Anda tidak dapat mencari kata-kata pada selembar kertas fisik, setelah semua.

Kasing Melawan Pencetakan

Pencetakan itu mahal dan tidak nyaman, membutuhkan kartrid tinta, kertas printer, dan printer baru yang seringkali mahal ketika printer inkjet murah itu pasti gagal. Semua kertas itu menjadi berantakan yang harus diatur dengan benar, atau Anda tidak akan pernah bisa menemukan yang Anda cari. Anda tidak dapat mengaksesnya ketika Anda jauh dari kantor Anda, Anda tidak dapat mencari di atasnya, dan Anda hanya memiliki satu salinan sehingga Anda berada dalam masalah jika terjadi sesuatu padanya.

Pencetakan diperlukan ketika komputer adalah batu bata berat yang terpasang di meja. Kami sekarang berjalan-jalan dengan komputer di saku kami, tablet yang dapat memperkirakan ukuran selembar kertas, dan layanan cloud yang dapat mencadangkan dan menyinkronkan semua dokumen Anda di semua perangkat Anda. Anda dapat mencari dokumen yang telah Anda simpan dengan kata-kata di dalamnya sehingga Anda tidak perlu mengatur dan menguasai sistem pengarsipan yang rumit.

Bagaimana Tidak Mencetak

Kami Geeks mungkin sudah berhenti mencetak sejak lama, tetapi ada banyak orang di luar sana yang masih mencetak email dan halaman web secara teratur. Kami akan mencoba menawarkan beberapa tips untuk menjauhkan Anda dari printer dan menjadi cara baru untuk menyimpan dan mengatur informasi yang masuk akal.

Buat Kabinet File Digital: Pertama, Anda ingin memutuskan di mana Anda akan menyimpan sesuatu daripada mencetaknya. Ini membantu untuk memiliki satu lokasi yang konsisten di mana Anda menyimpan semuanya. Kami akan merekomendasikan semacam layanan cloud yang disinkronkan di semua perangkat Anda sehingga Anda dapat mengaksesnya di smartphone dan tablet serta PC Anda. Banyak orang menggunakan Evernote sebagai arsip mereka untuk semua catatan dan dokumen mereka, tetapi Anda juga dapat memilih untuk menyimpan ke layanan penyimpanan cloud seperti Dropbox, Google Drive, atau Microsoft OneDrive. Jika Anda lebih menyukai penyimpanan lokal, Anda dapat menyimpan file ke satu folder di PC Anda - tetapi pastikan untuk mencadangkannya. Ini akan menjadi kurang nyaman karena Anda harus menyalin file ke perangkat lain secara manual jika Anda ingin melihatnya di tempat lain.
Cetak ke PDF: Apa pun yang Anda ingin cetak - apakah itu kwitansi, dokumen, email, atau halaman web - dapat dicetak ke file PDF. Pertama, Anda harus menginstal printer PDF di komputer Windows Anda. Anda kemudian dapat melalui proses pencetakan seperti biasa, memilih printer PDF virtual. Anda akan mendapatkan file yang bisa Anda simpan di sesuatu seperti Evernote atau Dropbox.

Mencetak Email: Email dapat dicetak ke PDF dengan cara yang sama. Anda juga dapat mencoba membintangi mereka (jika Anda menggunakan Gmail) atau menambahkannya ke folder atau label khusus tempat Anda dapat merujuknya nanti. Anda dapat mengakses email ini nanti dari perangkat apa pun dengan klien email - tidak perlu mencetak.
Mencetak Halaman Web: Jika Anda mencetak halaman web untuk referensi nanti, Anda dapat mencetaknya ke PDF. Anda juga dapat menandai mereka untuk melihatnya nanti (bookmark Anda dapat disinkronkan di semua perangkat Anda). Jika Anda ingin membaca halaman web nanti, gunakan layanan seperti Pocket atau Instapaper untuk membuat daftar hal-hal yang ingin Anda baca. Layanan seperti ini mengambil halaman web, mengubahnya menjadi artikel yang dapat dibaca, hanya teks, dan bahkan menyimpannya secara offline di perangkat seluler sehingga Anda dapat membaca halaman web nanti tanpa harus mencetak.
Mencetak peta: Anda tidak harus mencetak peta jika memiliki ponsel cerdas dengan GPS. Jika Anda menggunakan Google Maps, Anda dapat masuk ke aplikasi Google Maps dan melihat daftar pencarian yang telah Anda lakukan di situs web Google Maps pada PC Anda. Anda juga bisa hanya mencetak peta ke PDF, tentu saja.
Dokumen Faks: Beberapa bisnis lama yang terkalsifikasi masih membutuhkan faks. Anda dapat menggunakan layanan seperti HelloFax untuk mengirim faks melalui web. HelloFax menawarkan lima faks gratis per bulan - ini harus lebih dari cukup untuk pengguna rumahan yang hanya perlu mengirim faks bisnis.
Ketika Seseorang Bersikeras Dokumen Cetak: Sedihnya, beberapa organisasi masih bersikeras untuk mencetak dokumen. Tidak ada jalan keluar dari ini. Jika mereka tidak mau mengambil PDF melalui email, Anda mungkin harus mencetak.
Apa yang Harus Dilakukan dengan Dokumen Kertas Lama Anda: Lebih mudah untuk mulai maju dengan cara tanpa kertas daripada memutuskan untuk secara sistematis mengkonversi semua dokumen kertas lama Anda ke versi digital - yang bisa jadi banyak pekerjaan. Meskipun demikian, Anda dapat memindai dokumen lama ke file PDF dengan pemindai.

Menggunakan File Digital Anda

Ruang kerja digital Anda sekarang memiliki sejumlah keunggulan yang tidak dimiliki kertas:

Cadangkan: File Anda dicadangkan jika Anda menyimpannya dengan layanan seperti Evernote, Dropbox, Google Drive, atau SkyDrive. Jika rumah Anda terbakar, Anda tidak akan kehilangan dokumen penting Anda.
Pencarian: Anda dapat dengan mudah mencari di seluruh dokumen elektronik Anda untuk menemukan dokumen yang Anda butuhkan tanpa menyaring tumpukan kertas. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, bahkan Windows - mereka semua memiliki fitur pencarian teks lengkap.
Akses Di Mana Saja: Makalah Anda dapat diakses di mana pun Anda berada dari PC, ponsel cerdas, atau tablet. Jika Anda keluar dan perlu mencari sesuatu, Anda dapat melakukannya dari ponsel cerdas alih-alih pulang dan menggali surat-surat Anda.
Tidak ada kekacauan: Anda tidak perlu khawatir tentang menyimpan, mengatur, menyediakan ruang untuk, dan mendeklarasikan dokumen Anda.
Tanpa Biaya Cetak: Jika Anda tidak perlu membeli tinta mahal, printer murah, dan tumpukan kertas printer, Anda akan menghemat uang.

Tentu saja, beberapa dokumen mungkin terlalu sensitif untuk disimpan secara online. Dalam situasi seperti ini, Anda selalu dapat menggunakan enkripsi - membuat wadah terenkripsi dan menyimpannya dalam layanan seperti Dropbox, Google Drive, atau SkyDrive. Orang-orang akan memerlukan kata sandi sebelum mereka dapat mengakses dokumen Anda.

Kredit Gambar: Sarah Kolb-Williams di Flickr, cellanr di Flickr, jeremyfoo di Flickr