Cara Menambahkan Tanggal Kedaluwarsa ke Email di Outlook (dan Untuk Apa Tujuannya)

Outlook memungkinkan Anda menambahkan tanggal kedaluwarsa ke email yang Anda kirim atau terima. Setelah tanggal kedaluwarsa berlalu, email akan ditampilkan dengan berbagai format, dan Anda dapat menggunakan alat bawaan Outlook untuk mengelola email kadaluarsa secara otomatis..

Tanggal kedaluwarsa hanya berlaku untuk email, bukan acara atau tugas kalender karena barang-barang tersebut memiliki tanggal sendiri yang dapat Anda gunakan untuk mengelolanya

Cara Mengatur Tanggal Kedaluwarsa pada Email

Untuk menambahkan tanggal kedaluwarsa ke email yang Anda kirim, Anda perlu membuka jendela Properties untuk email tersebut. Buka email dan kemudian klik Pesan> Tag.

Ini akan membuka jendela Properties untuk email, yang juga dapat Anda akses dengan mengklik Opsi> Opsi Lainnya, atau File> Properti. Aktifkan kotak centang "Kedaluwarsa setelah" dan kemudian pilih tanggal dan waktu.

Klik Tutup untuk kembali ke email Anda. Tidak akan ada tanda-tanda yang terlihat bahwa tanggal kedaluwarsa telah ditambahkan, dan Anda dapat mengirim email seperti biasa.

Untuk menambahkan tanggal kedaluwarsa ke email yang Anda terima, buka email dan klik Pesan> Tag (atau File> Properti).

Ini membuka jendela Properties untuk email. Tidak ada banyak opsi untuk email yang diterima seperti halnya untuk pesan yang Anda kirim, tetapi Anda masih dapat menetapkan tanggal dan waktu kedaluwarsa.

Apa yang Dilakukan Tanggal Kedaluwarsa?

Jadi, Anda telah menambahkan tanggal kedaluwarsa ke email. Itu hebat dan semuanya, tetapi apa manfaatnya melakukannya?

Tanggal kedaluwarsa digunakan dalam berbagai cara oleh Outlook untuk membantu Anda fokus pada apa yang penting. Surel yang telah kedaluwarsa umumnya tidak sepenting surel yang belum kedaluwarsa, sehingga Outlook secara otomatis memformat surel yang berbeda.

Jika Anda telah melihat pengaturan pemformatan bersyarat di Outlook, maka Anda mungkin telah memperhatikan aturan pemformatan "Item kedaluwarsa".

Aturan ini memformat email apa pun yang telah melewati tanggal kedaluwarsanya dengan font abu-abu dan teksnya masuk.

Ini memberi tahu Anda bahwa surel telah kedaluwarsa sehingga Anda dapat fokus pada surel yang lebih penting terlebih dahulu. Jika Anda telah mengirim email dengan tanggal kedaluwarsa, pemformatan ini juga akan diterapkan di Outlook penerima, tetapi klien email lain seperti Thunderbird, atau aplikasi web seperti Gmail atau Yahoo! Mail, akan mengabaikan tanggal dan tidak melakukan apa-apa dengannya.

Anda juga dapat menambahkan kolom ke folder yang menunjukkan tanggal kedaluwarsa email apa pun. Klik kanan header kolom dalam folder yang ingin Anda tambahkan kolom dan kemudian klik "Field Chooser."

Pilih "Tanggal Waktu" dari drop-down dan kemudian pilih opsi "Kedaluwarsa".

Seret dan jatuhkan item "Kedaluwarsa" ke folder Anda untuk menambahkannya ke kolom.

Saat Anda membuka email yang kadaluwarsa, Outlook memberi tahu Anda dengan pesan di header.

Anda masih dapat membalas atau meneruskan email yang kadaluwarsa, tetapi jika Anda mencoba meneruskannya, Outlook akan menampilkan peringatan terlebih dahulu.

Klik "Ya" untuk mengirim email, atau "Tidak" untuk membatalkan.

Menggunakan Tanggal Kedaluwarsa untuk Mengelola Email Anda

Beberapa alat bawaan Outlook juga memanfaatkan tanggal kedaluwarsa. Jika Anda telah mengatur AutoArchiving di Outlook, maka Anda mungkin telah memperhatikan opsi untuk "Hapus item kadaluarsa (hanya folder email)."

Jika ini diaktifkan, maka Arsip otomatis akan menghapus atau memindahkan (tergantung pada pengaturan lain) setiap email di mana tanggal telah berlalu. Ini adalah cara yang bagus untuk menghapus email kadaluarsa secara otomatis dan menghentikannya mengacaukan kotak surat Anda.

Jika Anda tidak ingin email kedaluwarsa Anda dihapus atau dipindahkan, tetapi Anda juga tidak ingin melihatnya di Outlook, maka Anda dapat mengatur aturan sinkronisasi Outlook untuk mencegahnya diunduh dari server email Exchange.

Saat Anda membuat filter sinkronisasi, klik tab "Advanced" dan kemudian tombol "Field".

Pilih bidang Tanggal / Waktu> Kedaluwarsa dari menu. Kolom ini tersedia di opsi "Semua bidang Email" dan "Semua kolom Posting".

Atur "Kondisi" menjadi "aktif atau sebelum" dan "Nilai" menjadi "kemarin," lalu klik "Tambahkan ke Daftar."

Ini akan memfilter semua tugas yang kedaluwarsa sehingga jika kedaluwarsa kemarin atau sebelumnya, maka mereka tidak akan disinkronkan dengan Outlook dan tidak akan muncul di kotak surat Anda. Mereka masih akan tersedia di aplikasi web Outlook jika Anda ingin melihatnya di sana.

Anda tidak dapat mengatur aturan untuk menambahkan tanggal kedaluwarsa ke email masuk secara otomatis atau membuat langkah cepat yang menerapkan tanggal kedaluwarsa dengan menekan tombol, tetapi Anda dapat secara otomatis menambahkan tanggal kedaluwarsa ke semua email keluar. Klik File> Opsi> Mail, gulir ke bawah untuk Kirim Pesan dan aktifkan "Tandai email sebagai sudah kadaluwarsa setelah beberapa hari ini."

Masukkan jumlah hari setelah Anda ingin pesan berakhir dan kemudian klik "OK." Ini secara otomatis akan menambahkan tanggal kedaluwarsa ke semua email yang Anda kirim.

Tanggal kedaluwarsa adalah cara yang berguna untuk mengelola prioritas dan kotak surat Anda dengan pesan dengan pencahayaan rendah yang tidak lagi relevan dan memungkinkan Anda untuk menggunakan alat Outlook untuk menghapus atau menyembunyikan pesan yang tidak Anda butuhkan lagi. Ini satu lagi alat untuk mencegah kotak surat Anda keluar dari kendali dan alat yang sangat berguna.