Cara Memilih Berapa Banyak Unduhan Outlook Outlook ke Komputer Anda

Anda mungkin berpikir bahwa Outlook akan menampilkan semua email Anda (setelah semua, mengapa tidak melakukannya) tetapi secara default, klien Outlook hanya menyimpan email tahun terakhir di komputer Anda. Semua email Anda masih ada di server Microsoft Exchange tetapi tidak terlihat di Outlook. Inilah mengapa Microsoft menetapkan default ini dan bagaimana mengubahnya jika Anda mau.

Catatan: Informasi berikut mencakup semua versi Outlook dari 2013-2019, termasuk Outlook 365. Ini juga hanya berlaku jika Anda tersambung ke server Microsoft Exchange, dan itu termasuk jika Anda terhubung ke Hotmail atau Outlook.com. Jika Anda terhubung ke layanan lain, seperti Gmail atau server surat pribadi, Anda dapat mengonfigurasi opsi ini, tetapi Outlook akan mengabaikannya.

Mengapa Outlook Tidak Menampilkan Semua Email Saya?

Ketika Anda menginstal Microsoft Office, itu memeriksa ukuran disk Anda untuk memastikan Anda memiliki cukup ruang untuk menginstal semua aplikasi. Itu juga menggunakan pemeriksaan itu untuk menetapkan parameter di Outlook yang menentukan berapa banyak surat akan diunduh ke mesin lokal Anda, berdasarkan pada ukuran disk berikut:

Kurang dari atau sama dengan 32 GB: Outlook menyimpan satu bulan email di sistem Anda.
Antara 32 dan 64 GB (tidak termasuk): Outlook menyimpan email selama tiga bulan.
Sama dengan atau lebih besar dari 64 GB: Outlook menyimpan 12 bulan email.

Microsoft melakukan ini karena surat memakan ruang di hard disk Anda, dan jika Anda hanya punya hard disk kecil, Anda mungkin tidak ingin banyak yang dihabiskan dengan beberapa file besar yang diemail Anda dua tahun yang lalu. Outlook masih mengunduh semua janji temu kalender, kontak, tugas, dan yang lainnya. Batas ini hanya memengaruhi email Anda (dan umpan RSS Anda).

Jika akun email Anda menggunakan server Microsoft Exchange (seperti Hotmail, Microsoft Live, O365, atau banyak sistem email perusahaan), maka parameter ini akan menentukan berapa banyak email yang diunduh ke komputer Anda. Jika Anda menggunakan penyedia email yang berbeda, seperti Google atau Yahoo, Outlook mengabaikan parameter ini dan mengunduh semua email Anda.

Di mana Surat Saya dan Bagaimana Saya Mengaksesnya?

Kabar baiknya adalah bahwa surat Anda belum ke mana-mana; masih ada di server email Anda. (Jika Anda tidak yakin apa itu server email, jawaban singkatnya adalah itu adalah komputer yang kuat dengan hard disk besar tempat penyedia email Anda menyimpan semua email Anda. Kami telah menulis jawaban yang lebih panjang, yang layak dibaca .) Anda dapat mengakses email Anda kapan saja (selama Anda memiliki akses internet) baik melalui Outlook atau, tergantung pada versi Outlook Anda, melalui antarmuka web.

Untuk melihat email Anda di Outlook, gulir ke bawah ke bagian bawah folder. Jika ada lebih banyak email di server email, Anda akan melihat pesan yang memberi tahu Anda.

Tekan "Klik di sini untuk melihat lebih banyak tentang Microsoft Exchange," dan Outlook akan mengunduh sisanya email Anda ke komputer Anda. Pastikan Anda memiliki ruang disk yang cukup untuk mengunduh semuanya!

Jika Anda memiliki Office 365, Anda juga dapat mengakses email Anda melalui aplikasi web Outlook. Karena aplikasi web pada dasarnya hanya sebuah jendela ke Exchange Server, itu akan menampilkan semua email Anda. Jika Anda menggunakan Outlook di tempat kerja, orang-orang dukungan TI Anda harus dapat membantu Anda mengakses aplikasi web Outlook. Jika Anda di rumah, pergilah ke Office.com dan masuk di sana. Anda dapat mengakses Outlook - dan semua aplikasi web lain yang Anda miliki aksesnya - begitu Anda masuk.

Bisakah Saya Mengubah Nilai Default?

Ya kamu bisa. Di Outlook, buka File> Pengaturan Akun dan kemudian pilih "Pengaturan Akun" dari menu drop-down.

Di jendela Pengaturan Akun, pilih akun yang ingin Anda ubah default (Anda mungkin hanya punya satu akun) dan kemudian klik tombol "Ubah".

Di jendela Ubah Akun yang terbuka, Anda akan melihat bahwa "Use Cached Exchange Mode" diaktifkan. Kamu harus biarkan ini diaktifkan, jika tidak, tidak ada email yang akan diunduh ke komputer Anda. Pindahkan slider “Mail to keep offline” ke periode yang Anda inginkan.

Opsinya adalah:

Tiga hari
Satu minggu
Tiga minggu
Satu bulan
Tiga bulan
Enam bulan
Satu tahun
Dua tahun
Lima tahun
Semua

Catatan: Opsi tiga hari, satu minggu, dan dua minggu tidak tersedia di Office 2013, tetapi mereka ada dalam versi yang lebih baru.

Pilih "Semua" jika Anda ingin Outlook mengunduh semua email Anda ke komputer Anda, atau memilih nilai apa pun yang cocok untuk Anda. (Jika Anda tidak dapat mengubah bilah geser, administrator Anda mungkin telah menetapkan nilai ini dengan sengaja dan menghentikan Anda untuk mengubahnya.)

Setelah Anda membuat pilihan Anda klik "Next" dan Outlook memperingatkan Anda bahwa itu perlu restart.

Klik "OK," tutup jendela Pengaturan Akun, dan kemudian mulai kembali Outlook. Bergantung pada jumlah surat yang harus diunduh, Outlook mungkin perlu beberapa saat untuk memperbarui setiap folder. Anda akan melihat pesan di bagian bawah Outlook saat mengunduh email ke setiap folder.

Dan itu dia; kamu sudah selesai. Outlook sekarang akan mengunduh semua email Anda (atau seberapa banyak yang Anda pilih) mulai sekarang.