Cara Menulis dan Mengirim Email di Outlook 2013

Outlook cukup identik dengan email. Oleh karena itu, di luar semua fitur lainnya, Anda ingin memastikan bahwa Anda tahu cara menggunakannya dengan email seefektif mungkin.

Kami telah membahas beberapa aspek menggunakan Outlook untuk beberapa waktu dan dokter hewan Office yang sudah beruban akan mengetahui semua hal ini, tetapi pengguna baru, seperti mereka yang perlu tahu cara menggunakan Outlook dalam pengaturan kantor, mungkin harus tahu cara menggunakan Outlook sehari-hari. Yang mengatakan, ini adalah aplikasi email multi-segi dan matang yang harus dimiliki pengguna Windows di kotak alat mereka.

Karena ada begitu banyak hal yang harus dipelajari, kami punya sedikit waktu untuk dihilangkan, jadi mari kita segera mulai dengan cara menulis dan mengirim pesan, serta rincian semua opsi yang dapat Anda atur untuk menjadikan Outlook pengalaman yang lebih berguna dan menyenangkan..

Menulis dan Mengirim Pesan dengan Cepat

Jika Anda ingin atau perlu memahami dasar-dasar Outlook, kami telah menulis panduan praktis untuk itu. Kami sarankan Anda membacanya jika Outlook sepenuhnya baru bagi Anda.

Jika tidak, dari kotak masuk Outlook, Anda dapat mengklik tombol "Email Baru" atau menggunakan "CTRL + N".

Jendela pesan baru yang dihasilkan harus cukup mudah. Jika Anda pernah menggunakan Microsoft Word atau program pengeditan teks yang serupa, fitur-fitur Teks Dasar pasti akan terlihat familier bagi Anda.

Pada titik ini, Anda akan menentukan kepada siapa Anda mengirim pesan, menulis pesan, dan mengklik tombol "Kirim". Itu semua baik dan bagus jika Anda hanya menulis pesan satu kali dan kemudian Anda selesai, tapi ada lebih dari itu.

Penyegaran Kontak

Saat Anda menulis email baru, hal pertama yang mungkin akan Anda lakukan adalah memasukkan penerima atau penerima Anda. Anda dapat melakukan ini dengan hanya mengetikkan alamat email mereka atau Anda dapat mengklik "Untuk ..." dan memilih nama dari buku alamat Anda.

Ingat, jika Anda ingin dengan cepat memilih dua atau lebih alamat secara bersamaan, tahan CTRL dan klik setiap nama yang ingin Anda pilih, lalu pilih opsi pengalamatan Anda: Ke dan Cc (atau Bcc). Ketika Anda telah memilih semua penerima Anda, klik "OK."

Jika Anda belum memiliki buku alamat, kami membantu Anda. Anda dapat mengimpor kontak Anda ke Outlook dari Gmail Anda atau layanan email serupa.

Mengubah Alamat Balas Ke

Katakanlah Anda memiliki lebih dari satu akun email yang terkait dengan Outlook. Bagaimana Anda mengirim email dari akun lain Anda?

Anda akan melihat bahwa pada tombol “Dari” ada panah kecil. Klik tombol itu, dan Anda akan melihat akun lain di daftar turun bawah sehingga Anda dapat memilih akun email lain.

Atau, Anda dapat menggunakan akun email yang tidak terkait dengan Outlook, seperti jika Anda menggunakan komputer orang lain atau Anda menggunakan komputer Anda di tempat kerja dan Anda ingin merutekan balasan ke akun pribadi Anda.

Jika Anda melakukan ini, ingatlah beberapa hal. Pertama, pesan apa pun yang Anda kirim akan disalin ke folder Surat Terkirim, jadi jangan mengirim apa pun yang bersifat pribadi kecuali jika Anda ingin menghapusnya dan mengosongkan Sampah. Juga, jika Anda mengirim pesan dari pekerjaan Anda, mereka mungkin akan menyimpannya di server email mereka.

Tanda tangan dan Alat Tulis

Anda mungkin sudah terbiasa dengan konsep tanda tangan, atau Anda bahkan dapat menggunakannya sendiri. Pada dasarnya, tanda tangan adalah potongan teks khusus yang bisa Anda tambahkan ke setiap pesan. Ini bisa berupa detail kontak Anda, informasi penting tentang suatu produk atau acara yang Anda promosikan, atau hanya kutipan mendalam yang sangat Anda sukai.

Dalam contoh ini, kita akan melampirkan tanda tangan yang merinci rencana liburan masa depan. Kami akan melampirkan tanda tangan ini ke semua email yang berasal dari akun kantor kami, tetapi tidak untuk balasan dan ke depan.

Dari sini, hingga Anda menghapus tanda tangan menggunakan pengaturan ini, peringatan liburan Anda akan muncul setiap kali Anda menulis pesan email baru.

Perlengkapan sekolah?

Tanda tangan cukup mudah untuk diketahui tetapi bagaimana dengan alat tulis? Selama itu ada di sana, mari kita lanjutkan dan diskusikan. Seperti dengan tanda tangan, Anda mungkin pernah melihat stasioner email dalam beberapa bentuk atau yang lain tetapi pada dasarnya berfungsi seperti ini: karena Anda mengirim email sebagai HTML, stasioner hanya memungkinkan Anda menetapkan latar belakang, gaya font yang berbeda, dan warna untuk Anda pesan.

Anda lihat di sini cara kerjanya. Kami memilih tema "Beruang" dari daftar, yang memberi kami latar belakang dengan boneka beruang menghiasinya.

Tentu saja, jika Anda sedang bekerja, Anda mungkin ingin menahan diri dari pesan dengan boneka beruang dan semacamnya, tetapi jika Anda ingin pesan Anda benar-benar menonjol, maka Anda dapat menggunakan fitur stasioner untuk membuat beberapa hasil yang sangat menarik.

Membalas dan Meneruskan Pesan

Membalas dan meneruskan pesan itu sederhana dan Anda mungkin sudah memperhatikan alat respons pada Ribbon.

Anda melihat balasan, balas semua (gunakan dengan hati-hati), dan opsi maju, yang cukup jelas, tetapi bagaimana dengan pilihan lain?

Jika Anda mengklik "Rapat" maka Anda dapat meminta rapat saat Anda membalas; periksa semua opsi yang Anda dapatkan ketika Anda melakukan ini.

Kita akan membahas rapat lebih rinci dalam artikel yang akan datang di mana kita akan membahas kekuatan kalender Outlook.

Mengatur Opsi Balas dan Teruskan

Mari kita buka opsi balasan dan penerusan untuk tampilan cepat. Ada beberapa cara Anda dapat mengubah tampilan pesan asli saat Anda membalas atau meneruskan, atau apakah itu dimasukkan sebagai lampiran, atau tidak sama sekali.

Anda juga dapat mengatur bagaimana balasan dan ke depan terbuka, dan apakah komentar Anda diawali dengan nama Anda.

Sisa Opsi Surat Outlook

Ada banyak hal lain yang terjadi di opsi Mail, jadi sebelum kami meninggalkan Anda hari ini, kami ingin meluangkan waktu untuk membicarakannya.

Berikut ini beberapa hal mendasar seperti opsi editor untuk mengubah cara Anda menulis pesan, mengeja, dan opsi koreksi otomatis, dan opsi tanda tangan dan alat tulis, yang telah kami sentuh..

Banyak dari opsi ini terbuka ke sub-opsi Sebagai contoh, jika Anda mengklik "Opsi Editor ...," Anda akan menemukan banyak kotak centang lebih lanjut (dibagi menjadi dua kategori, Pemeriksaan dan Lanjutan) untuk mengarungi.

Menggulir ke bawah, ada opsi kedatangan pesan untuk memilih bagaimana Outlook memberitahu Anda ketika pesan tiba di kotak masuk Anda.

Serta bagaimana Outlook menandai item sebagai sudah dibaca saat Anda menggunakan panel baca.

Anda dapat memutuskan seberapa sering pesan disimpan secara otomatis, di mana pesan itu disimpan, dan sebagainya.

Ketika Anda mengirim pesan, apa yang terjadi? Dengan opsi "Kirim pesan", pilih tingkat kepentingan dan sensitivitas standar, pemeriksaan nama otomatis, dan beberapa penyesuaian kecil namun berbeda yang dapat Anda lakukan untuk pengalaman pengguna Anda.

Jika Anda tertarik melacak pesan, ada beberapa cara untuk menyesuaikannya juga. Misalnya, di sini Anda dapat mengaktifkan tanda terima baca, yang mengirimkan pemberitahuan kepada Anda setiap kali seseorang membaca email Anda.

Terakhir, kami menemukan beberapa opsi untuk mengubah format pesan Anda, yang mungkin tidak pernah Anda gunakan.

Opsi lain memiliki beberapa fitur berguna, seperti menampilkan opsi tempel (mungkin mengganggu) dan apakah akan menampilkan tautan berikutnya dan sebelumnya di header pesan saat membaca beberapa pesan di kotak masuk Anda (mungkin berguna).

Ada juga opsi untuk mengonfigurasi bagaimana program melakukan pembersihan percakapan, tetapi kami akan membahasnya dan aspek-aspek lain dari mengelola email Outlook di artikel yang akan datang.

Email adalah bagian integral Outlook, tidak heran ada banyak cara untuk mengkonfigurasinya. Tidak perlu dikatakan lagi, ketika Anda belajar menggunakan Outlook, Anda akan menemukan diri Anda kembali ke opsi sesekali untuk mengubah aspek-aspek tertentu tentang bagaimana e-mail diformat dan berperilaku.

Kami belum selesai menjelajahi Outlook, kami masih harus menunjukkan banyak hal kepada Anda, seperti cara Anda menangani pengiriman dan penerimaan lampiran, kalender, tugas, dan banyak lagi. Namun untuk saat ini, kami ingin mendengar lebih banyak dari Anda, jadi luangkan waktu sejenak untuk mengirimi kami catatan singkat di forum diskusi kami.