Cara Mendelegasikan Akun Outlook Anda ke Seseorang
Cukup umum untuk berbagi kalender Anda di Outlook, dan di banyak perusahaan, semua kalender Outlook dapat dilihat oleh seluruh kantor secara default. Tetapi Anda dapat memberi seseorang visibilitas dan kontrol yang jauh lebih tinggi dengan mendelegasikan akun Anda sehingga mereka dapat membuat dan merespons rapat dan email untuk Anda. Mari kita lihat cara kerjanya.
Untuk mendelegasikan kotak surat Anda kepada seseorang, klik File> Pengaturan Akun dan kemudian klik perintah "Delegasi Akses".
Ini membuka jendela Delegasi, yang akan kosong saat pertama kali Anda membukanya. Klik tombol "Tambah" untuk mengatur delegasi.
Ini membuka Daftar Alamat Global (daftar semua orang di perusahaan Anda), sehingga Anda dapat memilih delegasi. (Anda tidak dapat mendelegasikan akun Anda kepada seseorang di luar domain email Anda, yang berarti bahwa jika alamat email Anda [email protected], Anda hanya dapat mendelegasikan kotak surat Anda kepada seseorang dengan alamat email yang berakhiran “@ mycompany.com. ”)
Pilih orang yang Anda delegasikan dan kemudian klik "OK" untuk membuka Izin Delegasi.
Izin default memberi hak Editor delegasi ke Kalender dan daftar Tugas Anda, tetapi jangan izinkan mereka akses ke Kotak Masuk, Kontak, atau Catatan Anda. Namun, Anda dapat mengubah izin default untuk semua kategori ini. Opsinya adalah:
- Tidak ada: Delegasi tidak memiliki akses.
- Peninjau: Delegasi dapat membaca item, tetapi tidak mengeditnya.
- Penulis: Delegasi dapat membaca dan membuat item, dan mengubah dan menghapus item yang mereka buat (seperti permintaan pertemuan atau tugas).
- Editor: Delegasi dapat melakukan segala hal yang dapat dilakukan oleh Penulis dan juga dapat mengubah dan menghapus item yang Anda buat.
Jika Anda hanya ingin delegasi Anda mengelola kalender Anda (dan tugas-tugas, yang dapat ditugaskan kepada orang lain), maka izin default akan berfungsi dengan baik. Opsi "Delegasi menerima salinan pesan terkait rapat yang dikirimkan kepada saya" diaktifkan, sehingga delegasi tidak perlu akses ke kotak masuk Anda. Permintaan dan tanggapan rapat dikirim kepada mereka secara otomatis saat ini diaktifkan.
Delegasi Anda tidak akan melihat pertemuan atau janji temu apa pun yang Anda buat dan tandai sebagai pribadi; mereka hanya akan melihat bahwa ada perjanjian pribadi. Jika Anda ingin mereka melihat (dan mengedit) janji pribadi Anda, aktifkan opsi "Delegasi dapat melihat barang pribadi saya".
Akhirnya, biasanya ide yang baik untuk mengaktifkan opsi "Secara otomatis mengirim pesan ke delegasi meringkas izin ini", sehingga delegasi tahu bahwa mereka punya izin untuk mengakses kotak surat Anda.
Klik OK untuk kembali ke panel Delegasi. Tiga opsi di bagian bawah yang berwarna abu-abu sebelum Anda menambahkan delegasi sekarang tersedia.
Permintaan-opsi pertemuan standar dikirim ke delegasi Anda, dan salinannya dikirimkan kepada Anda untuk referensi-bekerja untuk kebanyakan orang, tetapi ubah ke salah satu opsi lain jika Anda mau.
Setelah Anda mengklik "OK" delegasi Anda ditambahkan. Mereka sekarang dapat menambahkan kotak surat Anda ke profil Outlook mereka dan mengakses apa pun yang Anda biarkan mereka akses.
