Cara Memfilter Item Apa Yang Diunduh Outlook Dari Exchange
Jika Anda memiliki ruang drive yang terbatas atau koneksi internet yang lambat, Anda mungkin ingin membatasi hal-hal yang diunduh oleh Outlook. Kami telah menunjukkan kepada Anda cara mengontrol item yang diunduh Outlook berdasarkan usia item, tetapi itu tidak terlalu fleksibel. Ini juga hanya berfungsi pada email di kotak surat Anda (dan, untuk Outlook 2016 dan nanti, delegasikan kotak surat), jadi jika Anda memiliki akses ke folder publik atau bersama, atau Anda punya banyak acara dan tugas kalender, Anda perlu pilihan lain. Maju sinkronisasi folder, yang memungkinkan Anda memfilter hal-hal yang diunduh Outlook berdasarkan folder-demi-folder.
catatan: Sinkronisasi folder berfungsi dengan semua versi klien Outlook yang didukung saat Anda terhubung ke Microsoft Exchange Server, termasuk Hotmail atau Outlook.com. Jika Anda tersambung ke layanan lain, seperti Gmail atau server surat pribadi, Anda bisa mengonfigurasi opsi ini tetapi Outlook mungkin mengabaikannya.
Anda dapat mengakses opsi sinkronisasi untuk folder dengan mengklik Folder> Properties Folder.
Anda juga dapat mengklik kanan folder di panel Navigasi dan kemudian mengklik perintah "Properti".
Pada jendela properti folder, beralihlah ke tab "Sinkronisasi".
Berita baiknya adalah hanya ada satu hal yang harus dilakukan pada tab ini: buat filter Anda. Klik tombol "Filter" untuk membuka jendela Filter dan memulai.
Jendela Filter memungkinkan Anda memilih kondisi (atau kondisi) yang harus dipenuhi oleh sebuah pesan untuk Outlook untuk mengunduhnya ke folder ini. Email apa pun yang tidak memenuhi ketentuan ini masih ada di server, dan Anda dapat mengakses email itu melalui aplikasi web Outlook atau Outlook online.
Setiap folder dapat memiliki filter sinkronisasi yang berbeda, jadi jika Anda membuat filter pada Kotak Masuk Anda, itu tidak akan mempengaruhi folder lain. Anda harus membuat filter terpisah untuk setiap folder, jadi masuk akal untuk menggunakannya pada folder dengan banyak item.
Saat ini kotak masuk saya penuh dengan email di mana saya telah CC'ed pada hal-hal yang tidak penting, jadi kita akan membuat filter yang hanya menyinkronkan surat yang dikirimkan kepada saya dan di mana saya satu-satunya orang di " Ke ”baris.
Untuk melakukan ini, tambahkan nama ke kotak "Dikirim Ke", aktifkan kotak centang "Di mana saya", dan kemudian pilih "satu-satunya orang di baris Kepada" dari menu drop-down di sebelah kanan.
Klik tombol "OK", dan pesan peringatan akan muncul.
Pesan ini berarti bahwa setiap email yang cocok dengan filter Anda akan diunduh ke folder dan email apa pun yang tidak cocok dengan filter Anda akan dihapus dari folder lokal. Email yang tidak cocok tidak akan dihapus - mereka masih akan tersedia di aplikasi web Outlook, dan jika Anda mengubah atau menghapus filter Anda, Outlook dapat mengunduhnya lagi.
Klik "OK" pada pesan, dan kemudian "OK" pada jendela properti. Mulai ulang Outlook dan filter harus segera diterapkan, walaupun pada folder dengan ribuan email mungkin perlu waktu untuk melakukan sinkronisasi ulang. Setelah filter surat Anda disinkronkan, Anda dapat memadatkan kotak surat Anda untuk memaksimalkan perolehan ruang.
Untuk menghapus filter, kembali ke jendela Filter dan klik tombol "Hapus Semua". Tutup jendela yang terbuka dan mulai ulang Outlook untuk menerapkan perubahan.
Alat sinkronisasi ini bagus untuk kotak surat bersama di mana Anda hanya ingin melihat email yang dikirimkan kepada Anda atau tim Anda. Anda juga dapat menggunakannya untuk berhenti menampilkan email atau acara kalender yang lebih tua dari usia tertentu, memfilter lampiran besar, berhenti menyinkronkan email dari alamat tertentu, dan banyak lagi. Kriteria filter banyak dan beragam, jadi jika Anda ingin memfilter email tertentu, Anda harus dapat menemukan kombinasi kriteria filter yang memungkinkan Anda melakukannya..
