Cara Mendapatkan Notifikasi Outlook hanya untuk Email Penting

Microsoft merasa mereka sedang membantu ketika mereka mengatur pemberitahuan untuk email baru. Namun, rentetan pemberitahuan yang terus menerus juga dapat mengganggu pemikiran Anda. Anda dapat mematikan notifikasi sepenuhnya, atau - lebih baik lagi - Anda dapat mengatur Outlook untuk hanya memberi tahu Anda tentang email penting.

Cara Membuat Aturan Sederhana

Jika Anda harus responsif terhadap orang-orang tertentu, seperti klien, bos Anda, atau anggota keluarga Anda, Anda bisa menggunakan Aturan di Outlook untuk menerima pemberitahuan tentang pesan tertentu saja. Berikut cara menyiapkan aturan yang hanya menampilkan pemberitahuan email dari pengirim tertentu.

Cara termudah untuk menyiapkan aturan ini adalah menemukan email dari orang itu. Untuk contoh ini, saya akan menetapkan aturan untuk memberi tahu saya ketika saya menerima email dari bos saya, karena email dari bos Anda selalu penting, bukan? Jadi, saya akan klik kanan pada email dari kepala editor How-To Geek, Whitson Gordon, dan pilih "Aturan" dan kemudian "Buat Aturan" dari menu sembulan.

Di kotak dialog "Buat Aturan", pilih kondisi di mana Anda ingin menerima pemberitahuan tentang email baru. Saya ingin mendapatkan pemberitahuan langsung tentang email yang saya terima dari Whitson, jadi saya pilih kotak centang pertama.

Saya juga memilih kotak centang "Dikirim ke" dan pastikan nama saya dipilih dari daftar drop-down, jadi saya akan menerima pemberitahuan untuk email yang dikirim dari Whitson langsung kepada saya. Jika Anda tidak ingin diberitahu tentang email tempat Anda CC'ed atau salah satu dari beberapa penerima, pilih "saya saja" dari daftar drop-down "Terkirim ke". Klik "OK" setelah Anda menentukan pilihan.

Kotak dialog "Sukses" ditampilkan dengan opsi untuk "Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di folder saat ini". Klik "OK". Saya ingin mengetahui email apa yang ada di kotak masuk saya dari Whitson, jadi saya pilih kotak centang.

Kotak dialog "Peringatan Surat Baru" akan muncul, menuntut tindakan segera. Saat ini saya hanya memiliki satu email dari Whitson di kotak masuk saya, jadi itu satu-satunya yang terdaftar di kotak dialog ini. Namun, jika ada lebih banyak email dari Whitson, semuanya akan terdaftar di sini. Jika Anda ingin melihat email langsung dari kotak dialog ini, pilih email yang akan dilihat dan klik "Buka Item". Klik "Tutup" untuk menutup kotak dialog.

Kotak dialog "Pemberitahuan Surat Baru" tetap terbuka sampai Anda mengklik "Tutup", bahkan ketika Anda membuka pesan email dari kotak dialog dan kemudian menutup pesan.

Cara Membuat Aturan Lebih Lanjut

Saat membuat aturan, Anda dapat memilih dari opsi tambahan, lebih spesifik daripada yang tersedia di kotak dialog "Buat Aturan" utama. Untuk melakukannya, buka kotak dialog "Buat Aturan", seperti yang dijelaskan sebelumnya dalam artikel ini. Kemudian klik "Opsi Lanjutan".

Layar pertama pada kotak dialog "Aturan Wizard" menampilkan daftar kondisi terperinci untuk diperiksa. Pilih kotak centang untuk kondisi yang ingin Anda periksa notifikasi email. Saya ingin menerima pemberitahuan ketika saya menerima email dari Whitson yang hanya dikirimkan kepada saya, jadi saya pilih syarat-syarat itu.

Teks yang digarisbawahi biru adalah tautan yang Anda klik untuk menentukan nilai yang ingin Anda periksa dalam kondisi itu. Setelah Anda memilih kondisi itu, klik tautan biru pada kondisi itu di kotak "Langkah 2" untuk mengedit nilai.

Setelah Anda memilih kondisi yang ingin Anda periksa, klik "Berikutnya".

Sekarang, pilih opsi untuk menunjukkan apa yang harus dilakukan dengan pesan yang Anda terima yang cocok dengan kondisi yang dipilih. Anda dapat melakukan hal-hal seperti memindahkan pesan ke folder tertentu, meneruskannya ke satu atau lebih orang, membalas menggunakan templat, atau menandainya sebagai sudah dibaca. Saya ingin menerima Peringatan Desktop ketika saya menerima pesan email dari Whitson, jadi saya memilih opsi terakhir pada daftar, "tampilkan Peringatan Desktop". Setelah Anda memilih apa yang ingin Anda lakukan dengan pesan, klik "Berikutnya".

Layar selanjutnya menyediakan opsi untuk menetapkan pengecualian pada aturan, seperti jika Anda tidak ingin mendapatkan pemberitahuan jika pesannya adalah undangan rapat atau pembaruan. Pilih pengecualian yang ingin Anda terapkan pada aturan Anda dan klik "Next". Saya tidak ingin ada pengecualian, jadi saya cukup klik "Next" untuk melewati layar ini.

Layar terakhir memungkinkan Anda untuk menentukan nama untuk aturan tersebut, dan mengatur beberapa opsi aturan, termasuk yang untuk "Aktifkan aturan ini" dengan segera. Jika Anda ingin segera menjalankan aturan pada pesan yang sudah ada di kotak masuk, pilih "Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di 'Kotak Masuk'".

Tinjau deskripsi aturan di bawah "Langkah 3" dan klik "Selesai" setelah Anda selesai.

Sekarang, ketika saya menerima email dari Whitson, peringatan desktop ditampilkan di desktop Windows. Perhatikan bahwa ini berbeda dari kotak dialog "Pemberitahuan Surat Baru" - sebagai gantinya, ini adalah pemberitahuan Windows asli. Jika Anda lebih suka gaya pemberitahuan ini, Anda harus melalui "Opsi Lanjut" untuk setiap aturan yang Anda buat ".

Cara Mengedit Aturan Anda

Memodifikasi, menghapus, atau bahkan mematikan sementara aturan Anda adalah mudah. Saya ingin mengubah aturan saya untuk menampilkan kotak dialog "Peringatan Surat Baru" daripada "Peringatan Desktop". Untuk melakukan ini, saya klik tab "Beranda".

Klik tombol "Aturan" di bagian "Pindahkan" dan pilih "Kelola Aturan & Peringatan" dari menu tarik-turun.

Kotak dialog "Aturan dan Peringatan" ditampilkan. Pada tab "Aturan E-mail", klik "Ubah Aturan" dan pilih "Edit Pengaturan Aturan" dari menu drop-down.

Seperti dibahas sebelumnya, layar pertama dari "Aturan Wizard" menampilkan daftar kondisi yang dapat Anda periksa pada pesan email yang masuk. Pilihan yang saya buat ketika saya pertama kali mengatur tampilan aturan di bagian atas daftar dan deskripsi dengan pengaturan saat ini ditampilkan di kotak di bawah "Langkah 2". Saya tidak ingin mengubah kondisinya, jadi saya klik "Next". Jika Anda ingin mengubah ketentuan pada aturan Anda, buat perubahan Anda lalu klik "Selanjutnya".

Pada layar yang mencantumkan tindakan untuk menerima pesan email yang masuk (tergantung pada kondisinya), saya menonaktifkan opsi "tampilkan Desktop Alert", yang ditampilkan di bagian atas daftar, dan kemudian klik "Next".

Katakanlah Anda ingin menampilkan lebih banyak kotak dialog "Peringatan Email Baru" di wajah Anda. Gulir ke bawah ke bagian bawah daftar tindakan dan pilih "tampilkan pesan tertentu di jendela Pemberitahuan Item Baru". Untuk menyesuaikan pesan yang ditampilkan pada kotak dialog "Peringatan Surat Baru", klik tautan "pesan khusus" di kotak di bawah "Langkah 2".

Pada kotak dialog "Alert Message", masukkan pesan untuk ditampilkan pada kotak dialog "New Mail Alerts" dan klik "OK".

Jika Anda ingin menambah atau menghapus pengecualian, klik "Berikutnya" untuk mengakses daftar pengecualian dan buat perubahan Anda. Untuk mengubah nama aturan atau mengubah opsi lain pada layar terakhir dari "Aturan Wizard", klik "Next" lagi pada layar pengecualian. Saya tidak ingin mengubah apa pun, jadi saya klik "Selesai" pada layar tindakan untuk menerima perubahan saya dan tutup "Aturan Wizard".

Anda dikembalikan ke kotak dialog "Aturan dan Pemberitahuan". Klik "OK" untuk menutupnya. Untuk segera menjalankan aturan, klik "Jalankan Aturan Sekarang" di bagian atas tab "Aturan Email".

Pada kotak dialog "Jalankan Aturan Sekarang", di kotak "Pilih aturan untuk menjalankan", pilih kotak centang untuk aturan yang ingin Anda jalankan dan klik "Jalankan Sekarang".

CATATAN: Setelah Anda menjalankan aturan, kotak dialog "Run Rules Now" tidak menutup secara otomatis. Anda harus mengklik "Tutup" untuk menutupnya. Kotak dialog "Aturan dan Peringatan" juga tidak menutup secara otomatis, jadi klik "OK" untuk menutupnya.

Kotak dialog "Peringatan Surat Baru" ditampilkan dengan pesan khusus Anda di bagian atas.

Fitur Aturan di Outlook menyediakan banyak opsi untuk secara otomatis menangani pesan email Anda. Anda dapat meminta pesan tertentu dipindahkan ke folder tertentu, melakukan tindakan pada pesan email dengan teks tertentu di baris subjek, atau bahkan menghapus pesan secara otomatis berdasarkan kondisi tertentu. Aturan Outlook mungkin tampak luar biasa pada awalnya karena semua opsi tersedia. Namun, jika Anda tahu bagaimana Anda ingin mengelola pesan email tertentu, tidak sulit untuk membuat dan mengelola aturan Anda sendiri.