Cara Memasukkan Blok Teks dengan Cepat di Microsoft Word dengan AutoText

Kita semua memiliki beberapa potongan besar teks yang harus kita ketik secara teratur - seperti alamat Anda, nama panjang atau frasa, atau bahkan tabel dan gambar yang sering Anda gunakan. Fitur AutoText di Word memungkinkan Anda untuk menyimpan potongan teks ini dan dengan cepat menyisipkannya dengan beberapa penekanan tombol, sehingga Anda dapat membuang waktu mengetik dengan lebih sedikit..

Fitur AutoText telah menjadi bagian dari Office untuk waktu yang lama, tetapi sekarang menjadi bagian dari Quick Parts, yang ditambahkan ke Office 2007. Selain entri AutoText, fitur Quick Parts memungkinkan Anda untuk memasukkan properti dokumen (seperti judul dan penulis ) dan bidang (seperti tanggal dan nomor halaman). Entri Bagian Cepat dan TeksOtomatis juga dikenal sebagai "Blok Bangunan" dan Word dilengkapi dengan banyak blok bangunan yang telah ditentukan. Anda juga dapat menambahkan blok bangunan khusus sebanyak yang Anda inginkan.

CATATAN: Kami sebelumnya telah menulis tentang cara mereferensikan teks dari dokumen lain di Word sehingga Anda dapat memasukkan konten yang dapat digunakan kembali ke dalam dokumen lain yang secara otomatis akan diperbarui. Trik yang dibahas dalam artikel itu mirip dengan menggunakan entri Teksotomatis. Namun, begitu konten dimasukkan menggunakan entri TeksOtomatis, konten tersebut TIDAK akan diperbarui secara otomatis saat Anda mengubah entri TeksOtomatis.

Ada perangkat lunak lain di luar sana, seperti PhraseExpress gratis untuk Windows, yang melakukan tugas serupa di seluruh sistem. Itu bagus karena berfungsi di setiap aplikasi, bukan hanya Word, tetapi AutoText memiliki beberapa kelebihannya sendiri - yaitu, ia memiliki lebih banyak opsi pemformatan (terutama yang khusus kata) daripada PhraseExpress, dan tersedia di mana pun Word berada. Jadi, jika Anda tidak diizinkan menginstal program pihak ketiga di komputer kantor Anda, misalnya, Anda masih bisa menggunakan AutoText.

Anda hanya dapat menyimpan entri TeksOtomatis dalam templat, bukan dalam dokumen itu sendiri. Secara default, entri TeksOtomatis baru disimpan di template Normal.dotm. Ini membatasi ketersediaan entri TeksOtomatis Anda hanya untuk mesin Anda, kecuali jika Anda membagikan templat Normal.dotm Anda dengan mesin lain. Anda bisa menambahkan entri AutoText ke templat kustom, tetapi ada batasan dengan ini yang akan kita bahas nanti di artikel ini.

Cara Membuat Entri TeksOtomatis Baru

Untuk memulai, buat dokumen Word baru dan masukkan konten (teks, gambar, tabel, dll.) Yang ingin Anda tambahkan sebagai entri Teksotomatis. Kemudian, sorot konten dan klik tab "Sisipkan".

Jika Anda ingin teks entri TeksOtomatis Anda disimpan dengan format paragraf untuk semua paragraf dalam entri, termasuk paragraf terakhir, pastikan tanda paragraf di akhir paragraf terakhir termasuk dalam pilihan Anda. Tanda paragraf menyimpan format untuk paragraf. Saat Anda tidak memilih tanda paragraf di akhir paragraf, paragraf tersebut menggunakan gaya paragraf dari teks di sekitarnya saat Anda menyisipkannya. Jika Anda tidak melihat tanda paragraf di akhir setiap paragraf, Anda dapat memilih untuk menampilkannya di opsi. Setiap pemformatan karakter yang Anda terapkan ke konten Teksotomatis Anda secara otomatis disimpan dalam entri Teksotomatis.

Di bagian "Teks", klik tombol "Jelajahi Bagian Cepat" dan gerakkan tetikus Anda ke "TeksOtomatis" pada menu tarik-turun. Kemudian, pilih "Simpan Pilihan ke Galeri TeksTomatis" dari submenu.

CATATAN: Anda dapat melihat opsi "Simpan Pilihan ke Galeri Bagian Cepat" yang tersedia langsung pada menu "Bagian Cepat". Opsi ini menambahkan teks yang dipilih sebagai entri "Bagian Cepat", bukan entri "TeksOtomatis". Entri “Quick Parts” dan “AutoText” adalah blok bangunan. Anda dapat menambahkan entri seperti itu, tetapi kami akan membahas untuk menambahkannya sebagai entri TeksOtomatis.

Kotak dialog "Buat Blok Bangunan Baru" ditampilkan. Masukkan nama untuk entri TeksOtomatis di kotak edit “Nama”.

Kami menyarankan agar nama entri TeksOtomatis Anda cukup berbeda sehingga Anda hanya perlu mengetikkan beberapa karakter nama untuk memasukkan setiap entri ke dalam dokumen. Jika beberapa entri TeksOtomatis memiliki nama yang sangat mirip, Anda harus mengetik cukup nama sehingga Word tahu entri mana yang ingin Anda masukkan.

Anda juga dapat mengubah kategori untuk entri ini. Daftar turun bawah "Kategori" menyediakan opsi "Buat Kategori Baru" yang memungkinkan Anda untuk menambahkan entri TeksOtomatis ini ke kategori khusus. Anda juga dapat mengubah "Galeri" tempat entri dibuat.

Daftar drop-down "Opsi" memungkinkan Anda menentukan bagaimana entri dimasukkan ke dalam dokumen. Jika Anda memasukkan sedikit teks, seperti nama perusahaan, pilih "Sisipkan konten saja" yang menyisipkan konten inline entri pada kursor. Anda juga dapat memasukkan konten sebagai paragrafnya sendiri atau pada halamannya sendiri (sempurna untuk membuat halaman sampul standar).

Terima pengaturan default untuk daftar drop-down “Simpan di”. Ini akan menyimpan entri TeksOtomatis di templat Normal Anda.

Setelah Anda mengatur entri AutoText baru Anda, klik "OK".

Ketika Anda menutup dokumen Word terakhir yang Anda buka, kotak dialog berikut ini dapat menampilkan menanyakan apakah Anda ingin menyimpan perubahan yang dibuat ke template Normal.dotm, jika Anda telah mengaktifkan opsi yang akan diminta untuk menyimpan template Normal. Untuk menyimpan entri TeksOtomatis Anda di templat “Normal.dotm”, klik “Simpan”.

Cara Menyisipkan Entri TeksOtomatis ke dalam Dokumen

Sekarang kita telah membuat entri AutoText baru, mari kita masukkan ke dalam dokumen. Buat dokumen Word baru atau buka yang sudah ada. Klik tab "Sisipkan" lagi dan gerakkan tetikus Anda ke "TeksOtomatis" pada menu tarik-turun. Anda akan melihat bahwa entri TeksOtomatis yang Anda tambahkan tersedia langsung di submenu “TeksOtomatis”. Pilih itu untuk memasukkan konten dalam entri itu.

Anda juga dapat memasukkan entri TeksOtomatis hanya dengan mulai mengetik nama entri TeksOtomatis. Munculan kecil muncul dengan nama entri TeksTepat yang cocok dan instruksi yang memberitahu Anda untuk menekan "Enter" untuk memasukkan. Tekan "Enter" untuk memasukkan seluruh entri TeksOtomatis ke dalam dokumen Anda. Anda juga dapat menekan "F3".

Isi entri TeksOtomatis dimasukkan, lengkap dengan jeda baris asli dan pemformatan.

Untuk membuatnya lebih cepat dan lebih mudah untuk memasukkan entri AutoText, Anda dapat menambahkan tombol "AutoText" ke Toolbar Akses Cepat.

Cara Mengaktifkan “Tampilkan Saran LengkapiOtomatis”

Jika Anda tidak melihat saran PelengkapanOtomatis saat Anda mengetik nama entri TeksTomatis Anda, Anda mungkin harus mengaktifkan opsi "Tampilkan Saran PelengkapanOtomatis".

Untuk mengaktifkan "Tampilkan Saran LengkapiOtomatis", buka dokumen Word yang ada atau buat yang baru dan klik tab "File".

Pada layar di belakang panggung, klik "Opsi" di daftar opsi di sebelah kiri.

Klik "Advanced" di daftar item di sebelah kiri kotak dialog "Word Options".

Di bagian "Opsi pengeditan", klik kotak centang "Tampilkan saran LengkapiOtomatis" sehingga ada tanda centang di kotak tersebut.

Sekarang, Anda sekarang dapat menekan "Enter" setelah mengetik bagian dari nama entri TeksTomatis untuk memasukkannya.

Cara Mengedit Konten Entri TeksOtomatis yang Ada

Katakanlah Anda pindah ke rumah baru dan Anda perlu mengubah alamat Anda dalam entri Teksotomatis Anda. Itu mudah dilakukan. Cukup ketik entri seperti yang Anda inginkan dalam dokumen Word yang baru, pilih, dan kemudian akses submenu "AutoText" seperti yang kita bahas sebelumnya. Pilih opsi "Simpan Pilihan ke Galeri Teksotomatis" pada submenu di bawah entri Teksotomatis yang ada.

Masukkan nama yang sama dengan entri TeksOtomatis yang ada di kotak edit "Nama" dan klik "OK".

Kotak dialog konfirmasi ditampilkan. Klik "Ya" untuk mengganti entri AutoTeks sebelumnya dengan yang baru.

Sekarang, Anda dapat memasukkan entri TeksOtomatis yang diperbarui ke dokumen Word yang baru atau yang sudah ada seperti yang Anda lakukan sebelumnya.

CATATAN: Ingat, mengubah entri TeksOtomatis TIDAK mengubah konten entri itu di dokumen yang sudah ada di mana Anda sudah memasukkannya. Isi revisi dari entri TeksOtomatis hanya digunakan saat memasukkan entri kapan saja setelah mengubahnya.

Cara Mengedit Properti dari Entri TeksOtomatis yang Ada

Selain mengedit konten entri TeksOtomatis, Anda juga dapat mengubah properti entri, seperti templat di mana itu disimpan, kategori, dan sebagainya.

Untuk melakukan ini, buat dokumen Word baru atau buka yang sudah ada. Klik tab "Sisipkan" dan kemudian klik tombol "Jelajahi Bagian Cepat" di bagian "Teks". Pilih "Building Blocks Organizer" pada menu tarik-turun.

Kotak dialog "Building Blocks Organizer" ditampilkan. Daftar semua "Blok bangunan" ditampilkan, menunjukkan "Nama" masing-masing dan di mana "Galeri", "Kategori", dan "Templat" mereka. Mereka terdaftar dalam urutan abjad sesuai dengan "Galeri". Entri "Alamat" baru kami tercantum di atas karena itu ada di galeri "TeksOtomatis". Klik pada entri untuk memilihnya. Pratinjau entri ditampilkan di sisi kanan kotak dialog.

Setelah memilih entri "Alamat", klik "Edit Properti" di bawah daftar "Blok bangunan".

Kotak dialog yang sama ditampilkan seperti ketika Anda membuat entri Teksotomatis; Namun, sekarang disebut "Modifikasi Building Block". Kami akan mengubah "Opsi" menjadi "Sisipkan konten dalam paragrafnya sendiri, sehingga alamat selalu disisipkan mulai dari baris terpisah, bahkan jika kursor berada di akhir baris lain. Klik "OK" setelah Anda membuat perubahan.

Kotak dialog konfirmasi ditampilkan lagi, mengonfirmasi bahwa Anda ingin mengganti entri AutoText dengan yang direvisi. Klik "Ya".

Cara Menghapus Entri TeksOtomatis

Jika Anda menemukan bahwa Anda tidak memerlukan entri TeksOtomatis lagi, Anda dapat menghapusnya dari kumpulan blok bangunan. Untuk menghapus entri AutoText, buka kotak dialog "Building Blocks Organizer", seperti yang dijelaskan di bagian terakhir. Pilih entri TeksOtomatis yang ingin Anda hapus dan klik "Hapus" di bawah daftar "Blok bangunan".

Kotak dialog konfirmasi menampilkan menanyakan apakah Anda yakin ingin menghapus blok bangunan yang dipilih, dalam hal ini entri TeksOtomatis. Klik "Ya" untuk menghapus entri. Anda akan kembali ke kotak dialog "Building Blocks Organizer". Klik "Tutup" untuk menutupnya dan kembali ke dokumen Anda.

TeksOtomatis tampaknya memiliki satu kekhasan saat menggunakan templat khusus. Kami menguji menambahkan entri AutoText ke templat kustom, tetapi ketika kami membuat dokumen baru berdasarkan templat itu, entri AutoText tidak tersedia. Namun, ketika kami membuat dokumen baru berdasarkan templat Normal dan kemudian melampirkan templat khusus ke dokumen itu, entri AutoTeks tersedia. Jadi, jika Anda ingin menyimpan entri AutoText di templat kustom Anda sendiri, pastikan untuk melampirkan templat ke dokumen Anda setelah membuat mereka atau entri AutoText Anda tidak akan tersedia. Jika Anda menemukan sebaliknya, beri tahu kami di komentar.

Versi Word yang lebih lama (2003 dan sebelumnya) memungkinkan Anda untuk menyalin entri TeksOtomatis dari satu templat ke templat lainnya. Namun, pada Word 2007, fungsi itu telah dihapus.