Cara Referensi Teks dari Dokumen Lain di Microsoft Word
Anda mungkin memiliki beberapa teks yang sering Anda ketikkan dalam dokumen Word Anda, seperti alamat. Alih-alih mengetik ulang teks ini setiap kali Anda membutuhkannya, Anda dapat memasukkan teks umum ini ke dalam satu dokumen Word dan merujuknya ke dokumen lain-bahkan akan secara otomatis memperbarui semua dokumen Anda jika Anda mengubahnya.
Katakanlah Anda ingin memasukkan alamat Anda di footer dokumen Anda, tetapi alamatnya berubah dari waktu ke waktu. Anda dapat menyimpan alamat dalam dokumen Word yang umum dan terpisah dan menggunakan bidang dalam laporan Anda untuk menarik teks dari dokumen umum, dan memperbarui setiap kali ada perubahan. Kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana melakukan ini.
Untuk memulai, buat dokumen Word baru yang akan berfungsi sebagai repositori Anda untuk alamat yang ingin Anda masukkan ke dalam dokumen Word lainnya. Simpan di lokasi yang dapat diakses oleh dokumen lain. Misalnya, jangan menyimpannya di drive jaringan yang Anda tidak selalu memiliki akses.
Kami akan menggunakan bookmark untuk merujuk ke alamat dalam dokumen umum kami. Ketikkan string teks yang ingin Anda masukkan ke dokumen lain (dalam kasus kami, alamat). Buat bookmark dengan menyorot namanya dan pergi ke Sisipkan> Bookmark dan berikan nama, seperti "Alamat". Lihat panduan kami untuk bookmark di Word untuk informasi tentang cara membuatnya.
Perhatikan bahwa nama bookmark tidak dapat memiliki spasi. Kami sarankan untuk meletakkan nama bookmark di atas setiap item dalam file informasi umum Anda sehingga Anda dengan mudah mengetahui nama yang akan digunakan untuk item mana. Ini sangat berguna jika Anda berencana untuk memiliki banyak item yang dapat digunakan kembali dalam dokumen umum ini. Dalam contoh kami, kami menambahkan alamat kami ke dokumen informasi umum dan meletakkan nama bookmark, "Alamat", di atas item.
Setelah Anda menambahkan item ke dokumen umum Anda, Anda dapat menyimpan dan menutup. Buka dokumen tempat Anda ingin memasukkan alamat dan letakkan kursor di tempat yang Anda inginkan. Sebagai contoh, kita akan menambahkan catatan kaki dan memasukkan alamat di sana.
Kita akan menggunakan kode bidang INCLUDETEXT untuk merujuk ke bookmark yang kita buat di dokumen umum. Untuk melakukan ini, tekan "Ctrl + F9" untuk memasukkan tanda kurung untuk kode bidang.
CATATAN: Anda tidak bisa hanya mengetikkan tanda kurung normal di sekitar kode bidang. Anda harus menggunakan "Ctrl + F9" untuk memasukkan tipe kurung yang benar.
Kursor ditempatkan secara otomatis di antara tanda kurung. Ketikkan teks berikut di antara tanda kurung, ganti "" dengan path lengkap absolut ke Word umum Anda yang berisi nama yang ingin Anda masukkan. Ganti "" dengan nama bookmark yang Anda tetapkan untuk item dalam dokumen umum.
INCLUDETEXT ""
CATATAN: Jangan memasukkan tanda kurung dalam kode bidang.
Misalnya, kami mengetik yang berikut di antara tanda kurung kode bidang:
INCLUDETEXT "C: \\ Users \\ Lori \\ Documents \\ Informasi Umum \\ CommonInformation.docx" Alamat
CATATAN: Anda harus menggunakan garis miring terbalik ganda di jalan, seperti yang kami lakukan. Juga, pastikan Anda menggunakan kutipan langsung, bukan kutipan cerdas, saat mengetik kode di atas ke dalam bidang.
Untuk mengambil alamat dari dokumen umum dan memasukkannya ke kode bidang yang baru saja Anda masukkan, klik kanan pada kode bidang dan pilih "Perbarui Bidang" dari menu sembulan.
Alamat ditampilkan dalam dokumen. Tanda kurung masih ditampilkan di sekitar alamat jika Anda memiliki opsi "Tampilkan bookmark". Sekali lagi, lihat artikel kami tentang bookmark untuk mempelajari cara mematikan opsi ini. Juga, kode bidang mungkin diarsir. Namun, Anda juga dapat mematikannya.
Jika Anda ingin mengubah kode bidang, Anda dapat menampilkan kode lagi daripada hasilnya. Untuk melakukan ini, klik kanan pada item yang dihasilkan dan pilih "Toggle Field Codes" dari menu popup. Teks yang Anda ketikkan ke kode bidang ditampilkan lagi dan Anda dapat mengeditnya. Cukup, perbarui bidang untuk menampilkan hasil baru.
Setelah membuat dokumen umum, Anda dapat menggunakannya untuk menyimpan item lain yang sering Anda ketikkan ke dalam dokumen Word. Cukup gunakan bidang INCLUDETEXT terpisah dalam dokumen Word Anda untuk setiap informasi yang ingin Anda masukkan secara otomatis dari dokumen umum Anda.
