Cara Menghapus Informasi Pribadi Tersembunyi Microsoft Office Menambahkan ke Dokumen Anda
Microsoft Office menyimpan metadata tersembunyi di dokumen Office Anda, termasuk berapa lama Anda telah mengerjakannya, nama semua orang yang mengerjakan dokumen tersebut, ketika dokumen itu dibuat, dan bahkan versi dokumen sebelumnya..
Sebelum Anda mempublikasikan dokumen Office secara publik atau mengirimnya ke seseorang, Anda mungkin ingin memeriksa informasi tersembunyi apa yang terkandung dalam dokumen itu dan menghapus data sensitifnya. Metadata ini dapat melanggar privasi Anda atau berpotensi memalukan.
Lihat dan Hapus Data Tersembunyi
Di Office 2013 atau Office 2010, klik menu File, klik Info dan alat Dokumen Inspeksi akan menjadi depan-dan-tengah, memberi tahu Anda tentang informasi yang berpotensi sensitif yang berisi dokumen itu. Informasi ini lebih jelas daripada di versi Office yang lebih lama, tetapi masih mudah untuk dilewatkan jika Anda tidak sadar Office menambahkan data sensitif ini ke dokumen Anda.
Di Office 2007, klik tombol Office bola pada pita, arahkan ke Mempersiapkan, dan klik Periksa Dokumen.
Untuk melihat metadata tersembunyi dalam dokumen, klik tombol Periksa Masalah, klik Periksa Dokumen, dan pilih jenis metadata yang ingin Anda periksa dokumennya. Anda bisa membiarkan semua opsi yang dipilih untuk memeriksa dokumen untuk semua jenis metadata.
Klik Periksa dan Kantor akan memeriksa dokumen untuk metadata. Klik tombol Hapus Semua di sebelah jenis metadata untuk menghapusnya.
Perhatikan bahwa Anda tidak akan dapat memulihkan sebagian besar metadata ini setelah menghapusnya. Untuk alasan ini, Microsoft merekomendasikan untuk membuat salinan dokumen baru (gunakan fitur Simpan Sebagai) sebelum menghapus metadata dan menerbitkan dokumen. Anda kemudian akan memiliki salinan dokumen dengan metadata. Tentu saja, jika Anda sama sekali tidak menginginkan metadata ini, Anda bisa menghapusnya tanpa khawatir menyimpan salinannya.
Apa Jenis Metadata yang Dihemat Kantor?
Office menyimpan properti dokumen termasuk detail seperti penulis, subjek, judul, tanggal Anda membuat dokumen, kapan terakhir kali Anda mengubahnya, dan berapa lama Anda menghabiskan waktu mengerjakan dokumen. Properti ini juga akan berisi nama templat yang Anda gunakan saat membuat dokumen, tajuk email, dan informasi terkait lainnya. Ini berpotensi memalukan - misalnya, Anda dapat mengirim laporan TPS ke bos Anda dan mengatakan bahwa Anda menghabiskan sepanjang hari mengerjakannya sendiri. Tetapi metadata dapat mengungkapkan bahwa Anda hanya mengerjakan laporan TPS selama beberapa menit, berkolaborasi dengan orang lain, dan bahwa Anda menggunakan templat bernama "Templat Laporan TPS Tidak Berguna" saat membuatnya. Lebih buruk lagi, ada implikasi privasi lainnya di sini - Anda mungkin ingin menerbitkan dokumen di web tanpa nama Anda terkait dengannya, tetapi nama Anda akan muncul di properti dokumen secara default.
Header, footer, tanda air, dan teks yang diformat sebagai teks tersembunyi juga bisa dimasukkan, tetapi tidak akan muncul jika Anda membaca sekilas dokumen. Alat ini memberi tahu Anda apakah dokumen Anda berisi informasi ini.
Jika Anda berkolaborasi dengan orang lain saat menulis dokumen, itu akan berisi lebih banyak data. Metadata akan menampilkan nama-nama semua orang yang mengerjakan dokumen serta komentar, tanda revisi, anotasi tinta, dan versi dokumen sebelumnya. Jika Anda menerbitkan dokumen yang Anda kerjakan, Anda mungkin ingin menghapus semua data ini daripada membagikannya.
Cara Menghentikan Kantor Dari Menyimpan Metadata
Sayangnya, Anda harus menggunakan alat Pemeriksa Dokumen untuk menghapus data sensitif dari setiap dokumen individu sebelum Anda menerbitkan atau membagikannya dengan seseorang. Tidak ada cara bawaan untuk menghapus informasi ini dari banyak dokumen sekaligus, juga tidak ada pengaturan Office untuk mencegah Office dari menerapkan data ini ke dokumen.
Namun, Anda dapat meminta Office menghapus metadata setiap kali Anda menyimpan file. Anda harus menerapkan pengaturan ini untuk setiap dokumen yang Anda gunakan - ini adalah pengaturan khusus dokumen, bukan pengaturan seluruh sistem.
Untuk mencegah Office menyimpan metadata bersama dengan dokumen Anda, klik menu File, klik Opsi, dan pilih kategori Pusat Kepercayaan. Klik tombol Pengaturan Pusat Kepercayaan dan pilih Opsi Privasi. Aktifkan opsi "Hapus informasi pribadi dari properti file saat disimpan". Jika tampak abu-abu, klik tombol Inspektur Dokumen di bawah, jalankan Inspektur Dokumen, dan hapus semua informasi pribadi dokumen. Anda kemudian dapat mengklik kotak centang.
Ingat, Anda harus mengubah opsi ini untuk setiap dokumen secara terpisah.
Informasi ini dapat berguna, dan beberapa di antaranya bahkan penting untuk kolaborasi atau bagi perusahaan untuk melacak siapa yang mengerjakan dokumen. Tetapi ketika tiba saatnya untuk menerbitkan dokumen, Anda mungkin ingin menghapus metadata ini.
