Cara Membatasi Input Data Dalam Excel Dengan Validasi Data

Jika Anda menggunakan lembar bentang Excel untuk mengumpulkan data dari orang lain, tetapi menemukan bahwa mereka sering mengisi sel Anda yang direncanakan dengan hati-hati dengan jenis informasi yang salah, validasi data dapat membantu.

Alat ini memungkinkan Anda membatasi sel tertentu hanya untuk memungkinkan data yang diformat dengan benar. Jika seseorang memasukkan sesuatu yang tidak seharusnya ada di sana seperti "makan siang di bandara" alih-alih "$ 15,68" pada laporan pengeluaran-Excel menolak input sampai mereka melakukannya dengan benar. Anggap itu sebagai cara pasif agresif untuk memastikan orang tidak membuang waktu Anda.

Sebagai contoh, inilah lembar kerja laporan pengeluaran dasar untuk How-To Geek. Katakanlah kita ingin memastikan bahwa orang hanya memasukkan nilai numerik yang diformat sebagai mata uang (mis., Beberapa digit, diikuti oleh titik desimal, diikuti oleh dua digit lainnya) ke dalam sel tertentu.

Pertama, pilih semua sel yang ingin Anda batasi.

Beralihlah ke tab "Data" pada Ribbon, dan kemudian klik tombol "Validasi Data". Jika jendela Anda tidak berukuran penuh dan Anda tidak dapat melihat label, itu adalah ikon dengan dua kotak horisontal, tanda centang hijau, dan lingkaran merah melintas.

Di jendela Validasi Data, pada tab "Pengaturan", klik menu tarik-turun "Izinkan". Di sini, Anda dapat mengatur tipe input tertentu untuk memungkinkan sel yang Anda pilih. Untuk laporan pengeluaran kami, kami akan mendesak agar pengguna memasukkan angka dengan dua nilai desimal, jadi kami akan memilih opsi "Desimal". Anda juga dapat memilih kriteria lain, seperti memastikan sel berisi teks, waktu atau tanggal, teks dengan panjang tertentu, atau bahkan validasi khusus Anda sendiri.

Apa pun jenis data yang Anda pilih pada dropdown "Izinkan" mengubah opsi yang tersedia untuk Anda pada sisa tab "Pengaturan". Karena kami menginginkan nilai numerik yang sesuai dengan mata uang, kami sedang mengatur dropdown "Data" ke pengaturan "antara". Kemudian, kami mengonfigurasi nilai minimum 0,00 dan nilai maksimum 10000,00, yang jauh lebih dari cukup untuk memenuhi kebutuhan kami.

Untuk mengujinya, klik "OK" untuk menerapkan pengaturan validasi, dan kemudian coba masukkan nilai yang tidak benar. Misalnya, jika kita mengetik "pancake" untuk nilai Sarapan alih-alih biaya makan, kami akan mendapatkan pesan kesalahan.

Meskipun hal itu membatasi orang untuk hanya memasukkan tipe data yang benar, itu tidak memberi mereka umpan balik mengenai jenis data apa yang diperlukan. Jadi, mari kita atur itu juga.

Kembali ke jendela Validasi Data (Data> Validasi Data pada Pita). Anda punya dua opsi di sini (dan Anda bisa menggunakan keduanya jika mau). Anda dapat menggunakan tab “Input Message” untuk meminta alat pop-up menunjukkan kepada orang-orang tipe data yang Anda inginkan setiap kali mereka memilih sel yang validasi datanya diaktifkan. Anda juga dapat menggunakan tab "Peringatan Kesalahan" untuk menyesuaikan kesalahan yang mereka lihat ketika mereka memasukkan tipe data yang salah.

Mari kita beralih ke tab "Input Message" terlebih dahulu. Di sini, pastikan opsi "Tampilkan pesan input saat sel dipilih" dihidupkan. Kemudian, berikan tooltip input Anda judul dan beberapa teks. Seperti yang dapat Anda lihat di bawah ini, cukup mengklik salah satu sel muncul pesan agar orang tahu apa yang diharapkan.

Pada tab "Peringatan Kesalahan", Anda dapat menyesuaikan pesan kesalahan yang dilihat orang ketika mereka memasukkan tipe data yang salah. Pastikan opsi "Tampilkan peringatan kesalahan setelah data yang dimasukkan salah" dihidupkan. Pilih gaya untuk pesan kesalahan Anda dari dropdown "Gaya". Anda dapat menggunakan Stop (lingkaran merah dengan X), Peringatan (segitiga kuning dengan tanda seru), atau Informasi (lingkaran biru dengan huruf kecil "i"), tergantung pada seberapa kuat Anda ingin pesan tersebut ditemui.

Ketikkan judul untuk pesan Anda, teks dari pesan itu sendiri, dan kemudian tekan "OK" untuk menyelesaikannya.

Sekarang, jika seseorang mencoba memasukkan data yang tidak benar, pesan kesalahan itu sedikit lebih membantu (atau sarkastik, jika Anda mau).

Ini sedikit kerja keras menyiapkan validasi data, tetapi ini bisa menghemat banyak waktu nanti jika Anda menggunakan spreadsheet untuk mengumpulkan data dari orang lain. Ini bahkan berguna untuk mencegah kesalahan Anda sendiri. Dan ini benar ganda jika Anda telah mengatur rumus atau jenis tugas otomasi yang bergantung pada data itu.