Cara Mengirim dan Menerima Faks Online tanpa Mesin Faks atau Saluran Telepon

Beberapa bisnis dan instansi pemerintah yang bergerak lambat mungkin tidak menerima dokumen melalui email, memaksa Anda untuk mengirim faks. Jika Anda terpaksa mengirim faks, Anda dapat melakukannya dari komputer secara gratis.

Kami sebelumnya telah membahas cara menandatangani dokumen secara elektronik tanpa mencetak dan memindai mereka. Dengan proses ini, Anda dapat menandatangani dokumen secara digital dan mengirim faks ke bisnis - semua di komputer Anda dan tanpa perlu mencetak.

Bagaimana Mesin Fax Bekerja (dan Mengapa Mereka Sangat Tidak Nyaman)

Ini tidak semudah yang seharusnya. Mesin faks semuanya terhubung ke saluran telepon lama. Saat Anda menggunakan mesin faks standar, mesin faks itu menempatkan panggilan telepon ke nomor yang Anda tentukan. Mesin faks di nomor tujuan menjawab dan dokumen dikirim melalui panggilan telepon.

Proses ini ditemukan sebelum Internet dan tampaknya kuno pada saat ini. Untuk melakukan faks, seseorang dapat mengetik dokumen, mencetaknya, dan memindai ke mesin faks yang mengirimnya melalui saluran telepon. Orang yang menerima faks kemudian dapat memindai dokumen yang difaks dan mengubahnya kembali menjadi file digital. Mereka datang dalam lingkaran penuh - dokumen dikirim dari satu komputer ke komputer lain dengan banyak pekerjaan tambahan dan kualitas gambar yang hilang.

Idealnya, Anda dapat mengirimkan dokumen melalui email atau metode online yang lebih aman. Banyak bisnis menganggap faks sebagai metode pengiriman dokumen yang aman, tetapi sebenarnya tidak - jika seseorang sedang mengintip saluran telepon, mereka dapat dengan mudah mencegat semua dokumen yang dikirim melalui faks..

Tidak ada cara untuk terhubung ke mesin faks secara langsung melalui Internet, karena mesin faks hanya terhubung ke saluran telepon. Untuk melakukan faks secara online, kita akan memerlukan semacam gateway yang menerima dokumen melalui Internet dan mentransmisikan dokumen ke mesin faks. Di situlah layanan di bawah ini masuk. Berikan mereka dokumen dan mereka akan melakukan pekerjaan yang mengganggu yaitu memutar mesin faks dan mengirim dokumen Anda melalui saluran telepon.

Anda Dapat Menggunakan Faks Hanya Dengan Komputer Anda, Tetapi…

Anda dapat melewati layanan di bawah ini, tentu saja. Microsoft Windows bahkan memuat aplikasi Faks dan Pindai yang memungkinkan Anda mengirim faks. Masalahnya adalah Anda perlu komputer Anda terhubung ke saluran telepon - ya, ini berarti Anda akan memerlukan modem faks dial-up. Anda juga memerlukan sambungan telepon rumah dan Anda harus memberi tahu orang-orang untuk tidak menggunakan telepon ketika Anda mengirim faks, seperti di hari-hari Internet dial-up yang lama. Tentu saja, jika Anda banyak mengirim faks, Anda dapat membayar untuk saluran telepon faks khusus - ini bahkan mungkin diperlukan jika Anda menerima banyak faks.

Ini jelas tidak ideal. Tentu, jika Anda perlu mengirim beberapa faks, silakan beli mesin faks atau modem dan hubungkan ke telepon rumah Anda. Tetapi Anda mungkin tidak perlu mengirim dan menerima faks sesering ini - mudah-mudahan Anda hanya perlu mengirim faks sesekali setiap kali Anda bertemu dengan organisasi yang macet di masa lalu.

Pindai Dokumen atau Gunakan File Digital yang Ada

Proses dasarnya sederhana. Pertama, Anda harus memindai dokumen yang ingin Anda kirimi faks, sama seperti jika Anda akan mengirim dokumen itu melalui email. jika Anda tidak memiliki pemindai yang tergeletak di sekitar, Anda mungkin ingin mencoba memindai dengan smartphone Anda. Jika dokumen sudah menjadi file di komputer Anda, selamat - Anda tidak perlu memindai apa pun.

Dengan dokumen sekarang dalam bentuk digital, Anda dapat mengirimkannya ke layanan yang akan melakukan pekerjaan faks yang mengganggu bagi Anda.

Kirim Faks Daring, Gratis

Ada begitu banyak layanan faks online di luar sana sehingga sulit untuk membuat keputusan yang tepat untuk memilih yang mana. Hal pertama yang harus dipertimbangkan adalah pengguna seperti apa Anda, seberapa sering Anda mengirim faks, dan fitur apa yang Anda butuhkan.

Power User: RingCentral Fax

Jika Anda akan mengirim faks sensitif setiap saat, atau Anda bekerja untuk perusahaan dan Anda mencoba untuk memilih layanan, RingCentral Fax, yang sebagian dimiliki oleh Cisco dan AT&T, mungkin merupakan pilihan terbaik untuk kebutuhan Anda, terutama karena mereka memiliki banyak fitur keamanan yang hebat dan dukungan untuk banyak pengguna dengan saluran faks terpisah.

Ia memiliki semua fitur yang dapat Anda bayangkan, termasuk integrasi dengan Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, dan Anda bahkan bisa mendapatkan nomor bebas pulsa. Ini juga memiliki banyak fitur keamanan yang akan berguna untuk bisnis atau orang yang mengirimkan informasi aman.

Tentu saja, jika Anda hanya ingin mengirim beberapa faks, Anda dapat mendaftar untuk salah satu paket murah mereka yang mulai di bawah $ 13 per bulan ... dan kemudian hanya membatalkan setelah satu atau dua bulan.

Pengguna sesekali

Jika Anda perlu mengirim faks sesekali, kami sarankan MyFax, yang memungkinkan Anda mengirim hingga 10 halaman gratis tanpa harus membayar. Ini kedengarannya tidak banyak, tetapi lebih banyak halaman per bulan daripada kebanyakan orang harus mengirim faks per tahun. Jika Anda perlu mengirim lebih banyak halaman setiap bulan, Anda dapat meningkatkan ke paket reguler.

Anda harus mengonfirmasi alamat email Anda untuk mengirim faks gratis.

Menerima Faks

Jika Anda perlu menerima faks, Anda harus mendaftar untuk layanan berbayar. Layanan ini perlu membuat nomor telepon khusus untuk saluran faks Anda, dan itu membutuhkan biaya. RingCentral, MyFax, dan banyak layanan lainnya akan melakukan ini jika Anda membayar.

Untungnya, setidaknya Anda bisa mendapatkan uji coba gratis - RingCentral menawarkan 30 hari penerimaan faks gratis, misalnya.

Ada banyak layanan faks yang dapat digunakan, dan jika Anda hanya perlu mengirim faks sesekali, Anda dapat melakukannya secara gratis, tetapi jika Anda ingin menerima faks, Anda akhirnya harus mendaftar untuk akun percobaan. . Anda selalu dapat membatalkan jika mau.

Kredit Gambar: Matt Jiggins di Flickr, David Voegtle di Flickr