Cara Mengatur Tanggal Kedaluwarsa Saat Berbagi File di Google Drive

Berbagi file dari Google Drive adalah cara yang bagus untuk memungkinkan klien dan kontraktor mengakses dokumen tanpa harus mengunduhnya. Jika Anda hanya ingin orang-orang memiliki akses sementara ke file, Anda dapat mengatur tanggal kedaluwarsa otomatis ketika Anda membagikannya. Begini caranya.

catatan: Untuk menggunakan fitur ini, sebagai pemilik dokumen, Anda harus memiliki akun G Suite berbayar. Orang yang Anda bagikan dokumen tidak perlu akun berbayar untuk melihat dokumen.

Cara Mengatur Tanggal Kedaluwarsa pada File Google Drive

Jalankan Google Drive yang ditautkan ke akun G Suite Anda, klik kanan file yang ingin Anda bagikan, dan kemudian klik "Bagikan" pada menu konteks.

Tambahkan alamat email semua orang yang ingin Anda bagikan file, lalu klik tombol "Kirim". Jika Anda mengirim undangan ke akun Gmail, orang-orang itu ditambahkan secara otomatis ke daftar orang yang dapat mengakses file. Jika Anda mengirim ke jenis alamat lain, setiap orang akan menerima email dengan tautan yang mengarahkan ke file tersebut.

Sekarang, klik kanan file dan klik perintah "Bagikan" lagi.

Kali ini dengan opsi berbagi terbuka, klik tautan "Advanced".

Di samping informasi kontak setiap orang, Anda akan melihat ikon pengatur waktu. Klik untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa.

Dari sini, klik menu tarik-turun “Akses Kedaluwarsa” untuk memilih 7 hari, 30 hari, atau untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa khusus.

Memilih opsi "Tanggal Khusus" membuka kalender untuk Anda pilih tanggal yang lebih tepat.

Jika Anda ingin menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk orang lain, klik timer di sebelah namanya. Anda harus menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk setiap orang.

Terakhir, klik "Simpan Perubahan" untuk menyelesaikan pengeditan yang Anda lakukan untuk semua pengguna.

Ada satu peringatan di sini yang harus Anda waspadai. Secara default, orang yang Anda bagikan dapat mengunduh, mencetak, atau menyalin file dan jika mereka melakukannya, mereka akan memiliki akses ke salinan itu setelah tanggal kedaluwarsa yang Anda tetapkan. Anda dapat mengatur izin mereka untuk melihat saja dan kemudian mengaktifkan "Nonaktifkan opsi untuk mengunduh, mencetak, dan menyalin untuk komentator dan pemirsa" untuk mencegah hal ini, tetapi orang-orang itu tidak akan dapat mengedit dokumen.

Namun, jika Anda memiliki orang yang hanya perlu akses sementara untuk melihat atau mengomentari dokumen, fitur ini berfungsi dengan baik.