Cara Mengatur dan Menggunakan Open365, Alternatif Sumber Terbuka untuk Office 365
Jika Anda menggunakan rangkaian program LibreOffice, Anda akan senang mengetahui tentang Open365. Sama seperti LibreOffice adalah alternatif, sumber terbuka alternatif untuk Microsoft Office, Open365 adalah mitra bebas untuk Office 365 berbasis cloud.
Open365, saat ini dalam versi beta, berfungsi sangat mirip dengan Office 365. Ini memungkinkan Anda untuk mengedit dokumen, seperti .docx, .xlsx, atau .pptx, tetapi Anda juga dapat mengunggah file media ke akun Open365 Anda. Jika format file tidak didukung, Anda akan diminta untuk mengunduh file tersebut sehingga Anda dapat membukanya di program yang sesuai. Anda dapat membuka dan mengedit dokumen Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint (dan dokumen LibreOffice Writer, Calc, dan Impress, tentu saja) secara online, serta menyimpannya di cloud sehingga Anda dapat mengaksesnya dari mana saja. Ketika Anda mendaftar untuk akun Open365 gratis, Anda mendapatkan 20GB penyimpanan berbasis cloud untuk file Anda, meskipun saat ini tidak jelas apakah itu hanya tersedia selama periode beta.
CATATAN: Pada saat artikel ini diterbitkan, satu-satunya file baru yang dapat Anda buat di Open365 adalah file penurunan harga. Jika Anda ingin membuat dokumen LibreOffice Writer, Calc, atau Impress baru, buat satu di hard drive lokal Anda menggunakan salah satu aplikasi desktop LibreOffice (atau aplikasi portabel) dan kemudian unggah file ke perpustakaan Open365 Anda. Anda juga dapat mengunggah file LibreOffice atau Microsoft Office ke akun Open365 Anda, dan kami akan menunjukkan cara mengunggah file dokumen dengan mudah nanti di artikel ini.
Cara Mendaftar untuk Akun Open365
Untuk mendaftar ke Open365 Beta, kunjungi situs web ini dan masukkan alamat email Anda.
Masukkan "Nama Pengguna", yang akan menjadi alamat email Anda di Open365 ([email protected]). Anda akan menggunakan alamat email ini untuk masuk ke akun Open365 Anda. Pilih kata sandi dan masukkan dua kali (sekali dalam kotak edit "Kata Sandi" dan lagi di kotak edit "Kata Sandi Ulangi." Email yang Anda masukkan pada halaman akses awal secara otomatis dimasukkan ke dalam kotak "E-mail". Isi sisa formulir, klik kotak centang "Saya mengerti dan menerima kebijakan privasi Open365" (Anda dapat membaca kebijakan dengan mengklik tautan "kebijakan privasi"), lalu klik "Daftar".
Kotak dialog Save As browser secara otomatis terbuka sehingga Anda dapat mengunduh klien Open365. Klien tidak perlu menggunakan Open365, tetapi membuatnya lebih mudah untuk menyinkronkan dokumen antara PC Anda dan akun Open365 Anda.
Anda tidak harus mengunduh file instalasi klien sekarang juga; itu dapat dengan mudah diunduh nanti dari dalam akun Open365 Anda. Jika Anda ingin mengunduh file instalasi klien sekarang, navigasikan ke tempat Anda ingin menyimpan file dan klik "Simpan". Jika tidak, klik "Batal". Kami akan membahas menginstal dan menggunakan klien Open365 nanti dalam artikel ini.
Layar berikut juga ditampilkan setelah Anda selesai dengan layar registrasi. Klik "Saya Siap" untuk melanjutkan.
Pada layar login, masukkan alamat email Open365 baru Anda di kotak edit "Nama pengguna" dan kemudian masukkan "Kata Sandi" dan klik "Masuk".
Jika Anda ingin mendapatkan notifikasi dari Open365, klik "Izinkan" pada sembulan yang ditampilkan. Pemberitahuan ini termasuk pesan tentang pengunggahan dan pengunduhan file yang diselesaikan.
Cara Membuka Perpustakaan dan File
Setelah Anda mendaftar untuk Open365 dan masuk, tampilan "Hub" akan ditampilkan. Awalnya, Anda memiliki satu perpustakaan yang disebut "Perpustakaanku" yang berisi beberapa file sampel. Anda dapat membuat beberapa perpustakaan untuk membantu mengkategorikan file Anda. Misalnya, mungkin Anda menginginkan pustaka untuk file pribadi dan satu untuk file kantor.
Untuk mengakses file sampel di perpustakaan, klik "Perpustakaanku".
Klik salah satu file sampel untuk membukanya.
Jika file dalam format yang didukung, file itu dibuka di program LibreOffice penuh secara online, jika tidak Anda diminta untuk mengunduh file tersebut.
CATATAN: Mungkin perlu sedikit waktu untuk memuat dokumen, jadi bersabarlah jika Anda melihat halaman kosong.
Gunakan menu dan fitur editor online untuk menambah atau membuat perubahan pada dokumen Anda. Anda dapat menyimpannya menggunakan perintah Simpan pada menu File, seperti yang Anda lakukan dalam program secara lokal di komputer Anda. Sekali lagi, menyimpan dokumen Anda mungkin memakan waktu cukup lama, jadi bersabarlah.
Jika Anda menyimpan dokumen Microsoft Office, kotak dialog peringatan berikut ini menampilkan yang memberi tahu Anda bahwa dokumen Anda mungkin berisi beberapa format yang tidak dapat disimpan dalam format saat ini. Jika Anda menggunakan fitur apa pun yang eksklusif untuk LibreOffice, mereka tidak akan disimpan dengan file jika Anda menyimpannya sebagai file Microsoft Office. Untuk terus menyimpan dokumen dalam format Office (Word dalam contoh ini) klik “Gunakan Microsoft Word 2007-2013 Format XML”.
CATATAN: Perhatikan kotak dialog ini mengatakan Word 2007-2013 (sejak publikasi artikel ini). Anda juga dapat bekerja dengan file Microsoft Office 2016 di Open365. Kami menguji layanan menggunakan file Word 2016.
Untuk menutup dokumen, cukup tutup tab. Kotak dialog Konfirmasikan Navigasi ditampilkan, memperingatkan Anda bahwa Anda dapat kehilangan pekerjaan jika Anda meninggalkan halaman. Jika Anda telah menyimpan dokumen Anda, klik "Tinggalkan Halaman Ini" untuk menutup tab.
Cara Membuat Perpustakaan Baru
Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, Anda dapat membuat beberapa perpustakaan di antarmuka web untuk mengkategorikan dokumen Anda. Untuk membuat perpustakaan baru, klik tautan "Perpustakaan" di atas daftar dokumen untuk kembali ke daftar utama perpustakaan.
Kemudian, klik "Perpustakaan Baru" di kanan atas daftar dokumen.
Kotak dialog Perpustakaan Baru ditampilkan. Masukkan nama untuk perpustakaan baru Anda di kotak edit "Nama". Kami menguji enkripsi pada pustaka baru yang dibuat di antarmuka web dan itu belum berfungsi. Jadi, jangan centang kotak "Enkripsi". Klik "Kirim".
Klik pada perpustakaan baru di daftar perpustakaan untuk membukanya.
Cara Mengunggah Dokumen
Mengunggah dokumen ke akun Open365 Anda memungkinkan Anda untuk melihat dan mengedit dokumen-dokumen itu di mana pun Anda memiliki koneksi internet. Untuk mengunggah dokumen, buka File Explorer (atau Windows Explorer), cari dokumen yang ingin Anda unggah, dan seret ke jendela browser ke perpustakaan baru Anda.
Anda juga dapat mengklik tombol "Unggah" pada bilah alat dan pilih file untuk diunggah menggunakan kotak dialog Buka.
Setelah file selesai diunggah, popup lengkap File Upload muncul di bagian bawah jendela browser.
Dokumen tersedia untuk dilihat dan diedit di perpustakaan baru.
Cara Mengunduh Dokumen
Jadi, Anda telah membuat perubahan pada dokumen Anda secara daring dari berbagai lokasi dan sekarang Anda ingin mengunduh file ke laptop Anda sehingga Anda dapat mengerjakannya secara offline. Mungkin Anda perlu mengerjakan dokumen di lokasi tanpa koneksi internet untuk sementara waktu. Anda dapat mengunggahnya lagi dan mengganti file dokumen online setelah Anda memiliki konektivitas internet.
Untuk mengunduh dokumen, gerakkan mouse Anda melewati garis untuk dokumen yang diinginkan dan klik tombol "Unduh".
Pada kotak dialog Simpan Sebagai, navigasikan ke tempat Anda ingin menyimpan dokumen. Nama dokumen saat ini dimasukkan ke dalam kotak edit “Nama file”. Ubah nama jika Anda inginkan dan kemudian klik "Simpan".
Cara Menggunakan Klien Open365
Klien Open365 memungkinkan Anda untuk mengunggah dan mengunduh dokumen dengan mudah dengan membuat perpustakaan dari folder di mesin lokal Anda, dan menyinkronkan folder itu dengan perpustakaan yang terhubung di akun Open365 Anda - seperti Google Drive atau Dropbox. Jika Anda belum mengunduh klien, masuk ke akun Anda, dan klik tautan "Unduh klien" di bagian bawah layar.
Instal klien dari file yang diunduh, ikuti instruksi pada layar.
Setelah klien diinstal, jalankan. Di Windows 7 dan 10, Anda dapat menjalankan Open365 dari menu Start. Di Windows 8 / 8.1, cari Open365 pada layar Mulai untuk menemukan program dan menjalankannya.
Layar folder Pilih Seafile memungkinkan Anda menentukan folder mana pada PC Anda yang perpustakaan akan diunduh secara default. Awalnya, folder pengguna Anda di bawah C: \ Pengguna dipilih dan subfolder Seafile akan dibuat di folder itu. Untuk mengubah folder ini, klik "Pilih".
Pada kotak dialog Silakan pilih direktori, navigasikan ke folder yang Anda ingin unduh pustaka secara default dan klik "Pilih Folder".
Jalur lengkap ke folder yang dipilih dimasukkan dalam kotak edit. Klik "Selanjutnya".
Kotak dialog Tambah akun ditampilkan. Secara default, URL server Open365 dimasukkan ke dalam kotak edit “Server” secara otomatis. Namun, para pengembang Open365 berencana untuk merilis alat yang akan memungkinkan Anda untuk meng-host server Anda sendiri. Jadi, tidak seperti Office 365, Anda akan memiliki akses ke fitur yang mirip dengan Office 365 tanpa melepaskan kendali atas data Anda sendiri. Namun, untuk contoh ini, kami akan menggunakan server Open365, jadi terima jalur default ke server.
Di kotak edit "Email", masukkan alamat email Open365 yang Anda buat dari nama pengguna Anda dan kemudian masukkan "Kata Sandi" Anda. Nama komputer Anda saat ini dimasukkan secara otomatis di kotak edit "Nama Komputer". Ubah teks itu jika Anda ingin menggunakan nama yang berbeda. Klik "Masuk".
Klien Open365 terbuka. Anda dapat memetakan folder pada hard drive lokal Anda ke perpustakaan di akun Open365 Anda. Ini memungkinkan Anda untuk hanya menambahkan file ke folder itu untuk mengunggahnya dan menghapus file dari folder itu untuk menghapusnya dari akun Anda. Anda dapat membuka file dari dalam folder itu, mengubahnya, dan mengunggah kembali dokumen yang diubah ke akun Open365 Anda.
Untuk menyinkronkan folder lokal dengan perpustakaan online, buka File Explorer (atau Windows Explorer), navigasikan ke folder yang ingin Anda sinkronkan, dan seret ke kotak "Select or Drop Folder to Sync" di bagian bawah jendela klien Open365.
Pada kotak dialog Buat pustaka, jalur ke folder yang Anda seret ke jendela klien secara otomatis dimasukkan ke dalam kotak edit "Path", tetapi Anda dapat mengklik "Pilih" untuk mengubah jalur ini. Mungkin Anda berubah pikiran atau menyeret folder yang salah ke jendela klien. Secara default, nama folder dimasukkan sebagai nama perpustakaan. Namun, Anda dapat mengubahnya di bidang "Nama". Enkripsi juga tidak berfungsi di klien Open365, jadi jangan centang kotak "terenkripsi". Klik "OK".
Setiap dokumen di folder lokal secara otomatis diunggah ke perpustakaan baru di akun Open 365 Anda secara online.
Cara Membagikan Perpustakaan atau Dokumen
Anda juga dapat berbagi perpustakaan dan dokumen dengan orang lain. Untuk melakukan ini, gerakkan mouse Anda ke atas perpustakaan dalam daftar dan klik tombol “Bagikan”.
Kotak dialog Bagikan menampilkan menyediakan berbagai cara berbagi perpustakaan. Anda dapat membuat tautan unduhan untuk memungkinkan orang lain mengunduh pustaka dan file di pustaka atau Anda dapat membuat tautan unggah yang memungkinkan orang lain untuk mengunggah file ke pustaka Anda. Anda juga dapat berbagi seluruh perpustakaan dengan satu pengguna atau dengan seluruh grup. Anda mungkin ingin membuat grup kolega, teman, atau keluarga Anda dan berbagi perpustakaan file dengan semua orang dalam grup sekaligus.
Saat berbagi dokumen, Anda hanya dapat membuat tautan unduhan.
Untuk contoh ini, saya akan membuat tautan yang akan memungkinkan orang lain mengunduh pustaka yang telah saya bagikan. Untuk melakukan ini, pastikan "Tautan Unduhan" dipilih di sebelah kiri. Jika Anda ingin menambahkan perlindungan kata sandi ke perpustakaan atau dokumen bersama, centang kotak "Tambahkan kata sandi perlindungan" dan masukkan kata sandi dua kali.
Saat Anda berbagi pustaka, dan Anda telah menerapkan kata sandi, penerima tautan harus memasukkan kata sandi itu di halaman web untuk mengakses file.
Jika Anda berbagi dokumen, Tautan Unduhan Langsung juga tersedia (terlepas apakah Anda menerapkan kata sandi atau tidak ke dokumen). Itu memungkinkan penerima tautan untuk mengunduh dokumen tanpa memasukkan kata sandi, meskipun ada yang diterapkan pada dokumen tersebut.
Open365 memiliki aplikasi yang tersedia untuk iOS dan Android. Di Open365 pada iOS, sepertinya Anda hanya dapat membuka dokumen di pengolah kata lain di perangkat Anda dan membuat file baru tidak berfungsi dengan benar. Untuk Android, ada juga LibreOffice Viewer Beta untuk Android, yang masih dalam tahap awal pengembangan. Ada mode pengeditan eksperimental yang dapat Anda aktifkan dan “gunakan dengan risiko Anda sendiri”. Kami mencobanya dan itu belum berfungsi dengan baik.
Open365 berguna jika Anda membuat dan mengedit dokumen LibreOffice pada komputer Windows, Mac, atau Linux dan ingin akses ke dokumen Anda dari mesin apa pun tanpa harus mentransfer dokumen Anda dengan "sneaker net". Ingat, ini masih dalam tahap beta dan masih dalam tahap awal pengembangan, jadi belum semuanya berfungsi, dan mungkin ada beberapa bug, tetapi terlihat menjanjikan.
