Cara Mengatur Aturan di Apple Mail

Meskipun email mungkin menurun popularitasnya, memberi jalan kepada lebih banyak sarana komunikasi online instan, itu tetap merupakan komponen vital bagi repertoar profesional kebanyakan orang. Namun email yang liar, dapat dengan cepat lepas kendali, oleh karena itu penting untuk menggunakan aturan dan filter.

Aturan Apple Mail memungkinkan Anda memprioritaskan apa yang penting saat menyisihkan yang tidak. Skema aturan yang baik akan dengan cepat mengurangi kekacauan email sekaligus memberi Anda kesempatan untuk menanggapi pesan prioritas dengan cara yang lebih tepat waktu.

Apple Mail membuat pengaturan aturan dengan cepat, memungkinkan Anda untuk tanpa ragu-ragu mengajukan, menandai, dan memberi tahu Anda tentang pesan baru sehingga Anda tidak akan terus-menerus mencari pesan penting itu dari bos atau kolega Anda..

Untuk mengatur aturan, pertama-tama Anda harus membuka preferensi Apple Mail, yang dilakukan dengan memilih menu Mail dan kemudian "Preferences" atau menggunakan Command +, kombinasi keyboard.

Dalam preferensi, kita klik pada tab terakhir di sebelah kanan, "Aturan" dan kemudian klik "Tambah Aturan".

Untuk contoh ini, kami akan menyiapkan aturan untuk merutekan email dari pengirim tertentu ke kotak surat tertentu. Namun, sebelum kita melakukan ini, kita perlu memastikan bahwa kotak surat sudah diatur. Jika tidak, maka kita dapat mengklik menu "Kotak Surat" dan memilih "Kotak Surat Baru ..." dari pilihan menu. Sekarang, pilih di mana Anda ingin kotak surat baru Anda berada dan berikan nama yang sesuai. (Dalam kasus saya, saya menyebutnya "Lowell", di mana semua surat dari bos saya akan pergi.)

Kembali ke preferensi aturan kami, kami akan membangun aturan baru kami, yang akan sangat sederhana. Pengirim yang dipermasalahkan - bos saya - memiliki dua alamat email yang biasa mereka gunakan, jadi kami akan memasukkan keduanya ke dalam aturan kami untuk memastikan bahwa setiap email yang berasal dari alamat mana pun dialihkan ke kotak surat baru kami.

Untuk menambahkan alamat email lain, kita perlu mengklik tanda "+", ini akan menambahkan bidang tambahan untuk alamat email lain.

Dengan aturan baru ini, apa saja surat yang datang dari alamat email akan berupa terharu ke kotak surat tertentu. Ini berarti ia akan melewati kotak masuk sehingga kami perlu memastikan bahwa kami memeriksa kotak surat itu sering untuk memastikan kami tidak melewatkan apa pun.

Sayangnya, Anda tidak dapat menggunakan Boolean dengan aturan Mail, sehingga setiap bagian dari aturan yang Anda buat perlu memiliki item sendiri. Akan mudah untuk menggunakan operator "ATAU" dalam aturan kami ketika menentukan alamat email mana pun, tetapi kami tidak bisa - masing-masing perlu memiliki jalurnya sendiri.

Jika kami ingin memastikan bahwa pesan dari pengirim ini tetap berada di kotak masuk tetapi masih diarsipkan ke kotak surat baru, kami dapat mengubah aturan sehingga disalin dan bukannya dipindahkan.

Itu hanya contoh sederhana, jadi mari kita coba sesuatu yang sedikit lebih rumit. Katakanlah kita ingin mengatur aturan yang akan menandai pesan tertentu, merutekannya ke kotak surat khusus, dan meneruskan salinan ke alamat email lain. Inilah cara kami akan melakukan itu:

Jadi, dengan aturan ini, pesan akan disalin ke folder kotak surat Penting kami, latar belakang akan diarsir dalam warna merah, dan akan diteruskan ke akun email terpisah. Kita bisa terus menambahkan kriteria ke aturan kami, tetapi Anda mungkin mendapatkan idenya.

Ini agak menyenangkan, jadi mari kita coba satu lagi dan membuatnya sedikit lebih lama. Dalam aturan ini, ada banyak hal yang terjadi.

Pertama, kalau subjeknya atau isi pesan kami berisi kata-kata "roller derby" maka pesan tersebut akan dipindahkan ke folder khusus. Setelah menerima pesan ini, Mail akan memberi tahu kami dengan memainkan suara, mengirimkan pemberitahuan kepada kami, dan memantulkan ikon di Dock. Akhirnya, itu akan mengubah latar belakang menjadi merah muda dan menandainya dengan bendera hijau.

Kedengarannya seperti banyak untuk jenis pesan tertentu, tetapi jika Anda benar-benar ingin tahu ketika sesuatu tiba, Anda pasti dapat memastikan Mail memperingatkan Anda.

Sebelum kita mengakhiri, lihat preferensi Aturan kami sekali lagi karena ada beberapa fungsi yang cukup berharga yang mungkin ingin Anda gunakan.

Setiap kali aturan "Aktif" akan ada tanda centang di kotak di sebelahnya. Jika Anda ingin mematikan aturan, sehingga membuatnya tidak aktif, maka Anda hanya perlu menghapus centangnya. Ini tidak akan menghapus aturan, jadi jika Anda ingin menyimpannya dan hanya menunda penggunaannya untuk sementara waktu, nonaktifkan aturan itu.

Fungsi "Edit" adalah agar Anda dapat kembali dan mengubah aturan apa pun saat diperlukan. Atau, Anda bisa mengklik dua kali pada aturan yang ingin Anda ubah.

Tombol "Duplikat" mungkin berguna dari waktu ke waktu ketika Anda ingin mereplikasi aturan sekali lagi, hanya dengan beberapa perubahan kecil, tetapi tidak ingin membuatnya beberapa kali lipat.

Terakhir, jika Anda perlu menghapus aturan, klik tombol "Hapus", atau cukup pilih aturan dan tekan tombol "Hapus" di papan ketik Anda.

Jika Anda memiliki beberapa akun email, maka membuat aturan jelas merupakan cara yang bagus untuk mengumpulkan semua pesan Anda menjadi tempat yang bagus dan rapi sehingga tidak ada yang terlewatkan atau hilang dalam pengacakan. Anda tidak perlu menjadi ahli untuk menggunakannya juga. Mail membuatnya sangat mudah untuk mengatur bahkan beberapa aturan sederhana sehingga Anda dapat menemukan pesan penting hanya dalam beberapa klik. Setelah Anda menguasainya, Anda mungkin akan membuat aturan yang lebih kompleks yang melampaui apa yang kami tunjukkan di sini hari ini.