Cara Berbagi Kalender Outlook Anda
Berbagi kalender Outlook Anda mudah, tetapi bagaimana Anda melakukannya, itu penting jika Anda tidak ingin orang yang Anda bagikan berjuang untuk mengaksesnya. Mari kita lihat bagaimana cara berbagi kalender Outlook, apakah penerima berada di organisasi yang sama dengan Anda atau tidak.
Apakah Anda berbagi kalender Outlook Anda dengan seseorang di dalam organisasi Anda (yaitu, orang-orang dengan domain email yang sama dengan Anda) di luar organisasi Anda, proses untuk berbagi adalah serupa. Namun, cara penerima mengakses kalender bersama Anda sedikit berbeda, terutama jika orang di luar organisasi Anda tidak menggunakan Outlook. Ini masih sangat sederhana, dan kami akan membahas cara kerjanya sehingga Anda dapat mengarahkan orang di sini jika mereka kesulitan mengakses kalender bersama Anda.
Membagikan Kalender Anda Dengan Seorang Rekan Kerja
Jika Anda ingin berbagi kalender dengan seseorang yang bekerja untuk organisasi yang sama, prosesnya cukup sederhana. Buka kalender di Outlook dan kemudian klik Beranda> Bagikan Kalender> Kalender.
Jika Anda menggunakan Outlook untuk lebih dari satu akun, pastikan Anda memilih kalender untuk akun yang ingin Anda bagikan.
Jendela "Properti Kalender" akan terbuka pada tab "Izin", menunjukkan Anda yang saat ini memiliki akses ke kalender Anda. Secara default, Outlook diatur sehingga siapa pun di organisasi Anda akan dapat melihat saat Anda sibuk, tetapi tidak ada yang lain. Orang-orang IT Anda mungkin telah mengubah ini dengan beberapa cara berbeda, jadi kami akan fokus membagikan kalender Anda dengan seorang individu di organisasi Anda.
Untuk berbagi kalender Anda dengan seseorang, klik tombol "Tambah".
Ini akan membuka buku alamat Anda dan secara default menunjukkan orang-orang di organisasi Anda. Tambahkan orang yang ingin Anda bagikan kalender Anda dan kemudian klik "OK."
Orang yang Anda pilih muncul di jendela Izin. Secara default, mereka akan memiliki tingkat izin "Dapat melihat semua detail," yang dapat Anda ubah jika Anda mau.
Setelah selesai, klik "OK" untuk berbagi kalender Anda.
Untuk melihat kalender yang dibagikan seseorang kepada Anda, klik Beranda> Tambah Kalender> Buka Kalender yang Dibagikan.
Di jendela yang terbuka masukkan nama orang yang telah berbagi kalender dengan Anda dan kemudian klik OK.
Kalender sekarang akan muncul untuk Anda lihat di bawah "Kalender Bersama" di sebelah kiri.
Berbagi Kalender Anda dengan Seseorang Eksternal
Jika Anda ingin berbagi kalender dengan seseorang yang bekerja di luar organisasi Anda, prosesnya sangat mirip. Buka kalender di Outlook dan kemudian klik Beranda> Bagikan Kalender> Kalender.
Jika Anda menggunakan Outlook untuk lebih dari satu akun, maka pastikan Anda memilih kalender untuk akun yang ingin Anda bagikan.
Jendela "Properti Kalender" akan terbuka pada tab "Izin", menunjukkan Anda yang saat ini memiliki akses ke kalender Anda.
Untuk berbagi kalender Anda dengan seseorang, klik tombol "Tambah".
Ini akan membuka buku alamat Anda. Pada dropdown "Buku Alamat", klik "Kontak."
Ini akan menampilkan semua kontak eksternal di buku alamat Anda. Jika Anda ingin membagikan kalender Anda dengan orang luar dan tidak ditampilkan di sini, Anda harus menambahkannya sebagai kontak terlebih dahulu.
Tambahkan orang yang ingin Anda bagikan kalender Anda dan kemudian klik "OK."
Orang yang Anda pilih akan ditambahkan ke jendela Izin. Secara default, mereka akan memiliki tingkat izin "Dapat melihat semua detail," yang dapat Anda ubah jika Anda mau. Tidak seperti berbagi dengan orang-orang di organisasi Anda, Anda tidak dapat memberi orang eksternal "Dapat mengedit" atau "Mendelegasikan" hak.
Setelah selesai, klik "OK" untuk berbagi kalender Anda.
Cara penerima menerima undangan Anda untuk melihat kalender adalah saat prosesnya sedikit berbeda dari berbagi dengan seseorang di dalam organisasi Anda.
Orang yang Anda bagikan kalender Anda dikirimi email.
Jika mereka mengklik "Terima dan lihat kalender" maka mereka akan dibawa ke Outlook.com untuk masuk ke akun Microsoft, di mana kalender bersama akan tersedia.
Proses itu cukup mulus, tetapi tidak banyak membantu jika penerima Anda menggunakan produk non-Microsoft. Kami akan menunjukkan kepada Anda cara menambahkan kalender bersama ke kalender Google, karena ini aplikasi kalender paling populer, tetapi Anda dapat menambahkan kalender bersama ke hampir semua aplikasi kalender yang layak yang ingin Anda sebutkan.
Di bagian bawah email ada tautan "URL ini".
Klik kanan URL ini dan klik "Salin Lokasi Tautan" (atau perintah yang setara tergantung pada program apa yang Anda gunakan untuk melihat surat).
Buka Kalender Google Anda, klik tiga titik di samping "Tambahkan kalender," dan kemudian pilih "Dari URL."
Rekatkan URL yang Anda salin dari email dan kemudian klik “Tambah kalender.”
Kalender akan muncul di daftar "Kalender lain" di sebelah kiri.
Ini bukan format yang sangat ramah, terutama jika ada lebih dari satu kalender bersama untuk ditampilkan. Anda dapat mengganti nama dengan mengarahkan kursor ke nama, mengklik tiga titik yang muncul di akhir, dan kemudian mengklik "Pengaturan."
Ubah bidang Nama menjadi apa pun yang Anda inginkan dan kemudian klik panah kembali di sebelah "Pengaturan."
Anda sekarang memiliki nama kalender yang jauh lebih ramah.
URL yang Anda salin dari email adalah URL ke kalender bersama dalam format iCalendar (.ics), yang meskipun menyebutkan kesamaan tidak ada hubungannya dengan Apple. Alih-alih, ini merupakan format terbuka untuk informasi kalender yang telah ada selama lebih dari 20 tahun. Setiap aplikasi kalender yang mungkin Anda gunakan akan menerima kalender berformat .ics, jadi sementara kami telah melalui proses menambahkan ini ke kalender Google, tautannya harus bekerja di Kalender Apple, Yahoo! Kalender, Petir untuk Thunderbird, atau aplikasi kalender lain yang Anda gunakan.
