Cara Menggunakan Alat Pembersihan Percakapan di Outlook

Beberapa orang suka menjaga folder Outlook mereka dikontrol dengan sempurna, dengan email yang dikategorikan dengan rapi dan disimpan dalam struktur folder yang logis dan minimal. Sebagian besar dari kita tidak seperti itu, jadi Microsoft telah menyediakan alat untuk membantu. Salah satu alat ini adalah alat Pembersihan Percakapan yang kurang dikenal, yang menghapus atau memindahkan surel yang berlebihan dari suatu percakapan. Begini cara kerjanya.

Anda dapat menjalankan alat Pembersihan Percakapan terhadap satu percakapan, satu folder, atau satu folder dan semua sub-foldernya. Itu mencari email yang berlebihan, yang berarti orang-orang yang termasuk penuh dalam pesan lain dalam percakapan. Itu kemudian menghapus (secara default) atau memindahkan email-email ini ke folder lain, tergantung pada bagaimana Anda mengaturnya. Ini membantu menjaga kotak surat Anda tidak terisi banyak salinan dari pesan yang sama.

Pertama, Anda perlu mengatur parameter Pembersihan Percakapan. Kepala ke File> Opsi> Mail dan kemudian gulir ke bawah ke bagian "Pembersihan Percakapan".

Secara default, Pembersihan Percakapan menghapus item, tetapi jika Anda ingin memindahkan item yang redundan ke folder, Anda dapat mengklik "Browse" dan pilih folder yang ingin Anda pindahkan. Ini berguna jika Anda ingin memeriksa ulang sendiri bahwa pesan yang ditemukan alat itu benar-benar berlebihan. Alat Pembersihan Percakapan dapat diandalkan dalam pengalaman kami, tetapi terkadang tidak ada pengganti untuk memeriksa sendiri.

Anda mungkin dapat membiarkan opsi default lainnya karena mereka masuk akal, tetapi jika situasi atau preferensi Anda berbeda, silakan dan aktifkan atau matikan parameter sesuai keinginan Anda. Setelah Anda mendapatkan pengaturan seperti yang Anda inginkan, klik "OK" untuk kembali ke Outlook.

Sekarang, Anda perlu membuka alat. Pada tab "Beranda", klik tombol "Bersihkan". Menu tarik-turun memberi Anda opsi untuk membersihkan percakapan yang saat ini dipilih di folder, seluruh folder, atau seluruh folder dan semua sub-folder.

Anda juga dapat mengakses menu ini dengan mengklik Folder> Bersihkan Folder jika Anda tidak memerlukan opsi "Bersihkan Pembicaraan".

Kami akan pergi dengan "Bersihkan Folder" untuk saat ini, tetapi prosesnya sama apakah Anda membersihkan percakapan, folder, atau folder dan sub-foldernya. Dan untuk opsi satu klik, Anda selalu dapat mengklik kanan folder di panel Navigasi dan memilih "Bersihkan Folder."

Pertama kali Anda menjalankan alat ini, sebuah peringatan muncul, memberi Anda opsi untuk mengubah pengaturan, menjalankan alat, atau membatalkan operasi.

Jika Anda ingin alat dijalankan tanpa melihat sembulan ini, aktifkan opsi "Jangan tampilkan pesan ini lagi".

Klik "Bersihkan Folder" untuk menjalankan alat (jika Anda mengaktifkan opsi "Jangan tampilkan pesan ini lagi" maka mulai saat ini dan seterusnya alat akan berjalan segera setelah Anda memilihnya). Saat alat ini berjalan, yang bisa memakan waktu agak lama jika Anda menjalankannya untuk pertama kali pada folder dengan banyak pesan, pemberitahuan status muncul di bilah di bagian bawah Outlook.

Anda dapat terus menggunakan Outlook saat ini sedang berjalan. Setelah pemberitahuan status hilang, alat telah selesai. Itu tidak akan memberi tahu Anda bahwa itu sudah selesai - alat ini dirancang untuk berjalan di latar belakang untuk membantu Anda, bukan membombardir Anda dengan pesan-tetapi itu akan memberi tahu Anda jika tidak menemukan pesan untuk dibersihkan.

Itu semua yang ada untuk itu. Ketika kami menjalankan alat ini pada folder contoh yang berisi 2487 email, ia menemukan 502 email yang bisa dihapus. Lebih dari seperlima dari email di folder itu berlebihan, jadi itu adalah pembuka mata dan alat yang layak digunakan jika Anda kehabisan ruang atau lelah mengarungi percakapan.