Cara Menggunakan Trello untuk Mengelola Proyek Menjadi Angin
Trello dapat menjadi cara yang hebat untuk mengelola proyek, berkomunikasi dengan tim Anda, mengatur ide, dan berfungsi sebagai semacam "papan tulis Internet" di mana orang dapat bertukar pikiran bersama dan berkolaborasi dalam ruang bersama.
Setelah membuat papan, Anda dapat mulai menambahkan anggota proyek yang akan membentuk tim. Untuk melakukan ini klik tab "Tampilkan Menu" di sebelah kanan, terlihat di sini.
Setelah semua anggota dewan Anda dikumpulkan dan siap berangkat, Anda dapat mulai menambahkan daftar baru. Judul daftar ini bisa apa saja tergantung pada jenis proyek yang Anda buat, alur kerja bagaimana Anda ingin mengelola tugas individu, dan cara Anda lebih suka mengelola konten Anda secara keseluruhan.
Sebagai contoh, kami telah mendaftarkan beberapa ide berbeda di bawah ini. Di setiap daftar, Anda akan menemukan opsi "Tambahkan Kartu", yang dapat Anda klik di sini.
Setelah kartu dibuat dalam daftar, klik ke dalamnya, dan Anda akan melihat jendela yang terlihat seperti ini:
Dan itu ada dalam kartu-kartu ini di mana organisasi yang sebenarnya dimulai. Semuanya, mulai dari menambahkan anggota ke "Berlangganan kartu" (artinya mereka akan menerima peringatan baik di email atau telepon mereka ketika tindakan baru terjadi), hingga pelabelan kartu untuk subbagiannya terdapat pada tombol di sebelah..
Anda dapat mengedit deskripsi kartu (mis. "Brainstorm saja", tautan ke penelitian terkait, klip YouTube, dll), serta membuat "Daftar Periksa", lihat bagian samping di sini.
Daftar periksa adalah cara yang bagus untuk mengelola kartu individual dan memastikan bahwa semua anggota tim secara konsisten mendapat informasi terbaru tentang di mana bagian tertentu dari proyek berada pada waktu tertentu. Untuk menambahkan daftar periksa dan mengisinya dengan item baru, cukup arahkan mouse ke tombol "Daftar Periksa", klik "Tambah", dan mulailah mengisi tugas.
Pengaturan lain di setiap kartu termasuk opsi untuk menambahkan tanggal jatuh tempo, yang dapat diperbarui atau diubah oleh anggota yang telah diberi izin pada kartu..
Umpan Kegiatan dapat ditemukan di menu sebelah kanan, dan selama kartu tidak ditandai sebagai "Pribadi", semua tindakan tim Anda dapat dilihat dari satu yang sederhana untuk mengikuti aliran.
Fitur hebat lain dari Trello adalah bahwa semua file dan folder Anda dapat dilampirkan langsung ke dalam kartu itu sendiri. Tidak ada lagi menggali melalui jajaran folder Dropbox yang tak berujung dengan kata sandi yang rumit atau mencoba membuat seseorang untuk mengatur izin Drive mereka dengan benar, dengan Trello semua yang Anda butuhkan ada di sana dan siap untuk mengunduh langsung dari server.
Tetapi, jika tim Anda belum siap untuk "menjatuhkan" Dropbox mereka, layanan ini secara otomatis terintegrasi dengan banyak layanan cloud paling populer, dan akan memungkinkan Anda untuk melampirkan konten langsung dari akun tertaut Anda sendiri.
Selanjutnya, ini adalah tempat label masuk.
Label adalah moniker universal yang dapat dengan mudah memungkinkan Anda untuk memisahkan bagian Anda menjadi subbagian, dan seterusnya. Katakan, misalnya, Anda memiliki sesuatu dalam daftar "Ditugaskan" tetapi Anda tidak tahu departemen mana yang dimiliki artikel tersebut?
Label memungkinkan Anda dengan cepat memberi kode warna pada konten tertentu, sehingga siapa pun yang terlampir pada kartu dapat dengan cepat mengenali siapa pemiliknya dan apa tujuan dari penugasan tersebut. Petunjuk visual ini membuat sistem organisasi menjadi mudah, tidak jauh berbeda dengan tab berwarna yang akan Anda lihat di atas folder yang berjajar kembali ke dalam lemari arsip.
Terakhir, Anda dapat memilih untuk “Berbagi” kartu dengan siapa pun melalui email, atau hanya menautkannya di ruang alur kerja Anda di luar jaringan Trello.
Beberapa fitur Trello yang ekstra dan lebih menyenangkan termasuk opsi untuk menambahkan stiker yang ramah ke kartu atau anggota, beberapa di antaranya disertakan dengan keanggotaan Dasar, dan seluruh perpustakaan ekstra yang akan dibuka jika Anda mendaftar untuk Trello Gold berlangganan bulanan.
Kelas Bisnis akan memberi Anda stiker yang sama, tetapi alih-alih membayar $ 5 per bulan secara keseluruhan, Anda dapat memilih untuk memberikan keanggotaan premium kepada setiap karyawan Anda dengan diskon a'la carte harga hanya $ 3,75 per orang.
Pengaturan tambahan di bilah Menu akan memungkinkan Anda untuk mengontrol dengan hati-hati izin untuk anggota tim Anda, termasuk siapa yang dapat membaca kartu, siapa yang dapat mengomentarinya, dan siapa yang memiliki opsi untuk mengarsipkan, menghapus, atau memindahkan tugas lama yang sudah melayani tujuan mereka.
Di sinilah Anda juga akan menemukan menu "Power Ups", termasuk opsi untuk melihat semua penugasan dan pemiliknya dalam format kalender lengkap dengan tanggal jatuh tempo dan jadwal yang cocok, serta opsi untuk memungkinkan anggota tim Anda untuk " memilih ”pada kartu tertentu.
Gagasan di balik sistem pemungutan suara adalah bahwa jika setiap orang tidak dapat menyepakati suatu gagasan atau tugas apa yang akan dilakukan selanjutnya, Anda dapat membuka kesempatan untuk memilih. Opsi mana pun yang mendapat jumlah suara terbanyak adalah proyek selanjutnya yang akan dikirim.
Jika satu papan tidak cukup, selalu ada opsi untuk membuat lebih banyak. Memisahkan tenaga kerja Anda dengan cara ini dapat membantu untuk menghapus terlalu banyak crosstalk yang berlebihan di antara berbagai departemen, dan selalu merupakan opsi yang baik jika Anda khawatir tentang izin atau orang-orang yang melihat proyek swasta beraksi sebelum mereka siap untuk masyarakat umum.
Setelah kartu memenuhi tujuannya, Anda dapat menyelipkannya dengan rapi di Arsip dengan menekan satu tombol. Arsip akan menyimpan konten selama lebih dari 30 hari sebelum dihapus secara permanen, jadi pastikan Anda tidak pernah mengirim apa pun ke area Trello ini kecuali Anda benar-benar yakin telah selesai menggunakannya untuk selamanya.
Trello dapat menjadi cara yang bermanfaat dan mudah diakses bagi Anda dan anggota semua tim Anda untuk tetap teratur melalui kekacauan yang sibuk di hari kerja. Dengan memanfaatkan semua fitur dan triknya, Anda dapat menjernihkan pikiran, proyek Anda sesuai jadwal, dan luasnya tugas Anda yang dipublikasikan tepat waktu, setiap kali.
