Persiapkan Dokumen Word Anda untuk Distribusi Massal

Artikel tamu ini ditulis oleh Askar, geek di belakang situs teknologi DemoGeek.

Jika Anda bekerja dalam tim atau ketika Anda berurusan dengan pelanggan Anda, Anda mungkin ingin memastikan bahwa Anda mendistribusikan dokumen Anda dengan cara yang benar sehingga informasi dalam dokumen tersebut mencapai audiens yang tepat dan kerahasiaan informasi tersebut dihormati..

Word 2007 memiliki fitur yang dengannya Anda dapat secara resmi menyiapkan dokumen Word Anda untuk distribusi yang tepat kepada sekelompok orang atau bahkan kepada individu dengan faktor kredibilitas tertentu.

Persiapan

Luncurkan Word 2007 dan buat dokumen seperti yang Anda inginkan.

Setelah Anda puas dengan dokumen dan siap untuk didistribusikan, berhenti sejenak sebelum memukul aplikasi email dan ikuti langkah-langkah sederhana ini untuk mendapatkan dokumen siap untuk distribusi. Ingatlah bahwa langkah-langkah ini terisolasi dan apa artinya Anda dapat memilih dan memilih langkah-langkah yang ingin Anda ikuti.

Klik pada Tombol kantor dan klik pada "Mempersiapkan”Opsi menu. Ada 7 opsi berbeda yang harus dapat Anda lihat. Saya akan menjelaskan masing-masing opsi tersebut sehingga Anda dapat memilih dan memilih kombinasi opsi yang tepat untuk persyaratan distribusi Anda.

Properti Dokumen

Yang pertama dalam daftar adalah "Properti opsi yang Anda dapat memasukkan informasi metadata tentang dokumen.

Anda dapat memasukkan nama penulis dokumen, judul, subjek, kata kunci, kategori, status, dan komentar.

Beberapa di antaranya dapat dilihat melalui Mengajukan >> Properti dialog.

Ingatlah bahwa setelah Anda menyelesaikan dokumen, Anda tidak akan dapat melihat properti ini tetapi sampai saat itu Anda dapat mengaitkan properti dengan dokumen Anda agar orang lain mendapatkan gambaran tentang dokumen tersebut sebelum membukanya..

Periksa Dokumen

Opsi kedua dalam daftar adalah "Periksa Dokumen" pilihan. Sebagai bagian dari persiapan untuk mendistribusikan dokumen Anda, Anda dapat memeriksa dokumen untuk komentar, revisi, tanda revisi, anotasi tinta. Anda dapat memeriksa metadata tersembunyi atau informasi pribadi apa pun yang telah disimpan dengan dokumen. Anda dapat memeriksa data XML khusus apa pun yang telah disimpan bersama dokumen. Anda juga dapat memeriksa setiap informasi tentang header, footer dan tanda air apa pun. Terakhir, Anda juga dapat memeriksa teks tersembunyi di dalam dokumen.

Pilih opsi inspeksi yang ingin Anda pastikan sebelum Anda mendistribusikan dokumen dan ketika Anda menekan "Memeriksa”Tombol Word akan memeriksa dokumen dan akan memberi tahu Anda tentang barang apa pun yang ditemukan pada inspeksi.

Barang-barang yang membutuhkan perhatian Anda akan ditandai dengan tanda seru dan Anda dapat memilih untuk memeriksa kembali jika Anda mau.

Enkripsi Dokumen

Ketiga dalam daftar adalah "Enkripsi Dokumen" pilihan. Pilih opsi ini jika Anda ingin dokumen dilihat hanya oleh orang-orang tertentu yang Anda percayai. Ini memungkinkan Anda untuk mengenkripsi dokumen dengan kata sandi pilihan Anda dan pengguna harus memasukkan kata sandi ini untuk melihat dokumen.

Pilih kata sandi yang dapat Anda bagikan ke grup. Saran saya adalah untuk tidak memilih kata sandi yang Anda gunakan secara pribadi melainkan kata sandi yang tidak dapat digunakan oleh siapa pun untuk melacak kembali ke akun online Anda atau akun sensitif apa pun yang Anda gunakan secara pribadi.

Konfirmasikan kata sandi sekali lagi. Kata sandi peka huruf besar-kecil dan pastikan untuk menyimpan / mengingat kata sandi karena tidak ada cara untuk memulihkan kata sandi jika Anda lupa dan tidak ada cara untuk membuka file jika Anda lupa kata sandi.

Setelah dienkripsi Anda harus dapat melihat bahwa opsi menu memiliki sedikit warna latar belakang untuk menunjukkan bahwa dokumen ini dienkripsi.

Ketika orang-orang di grup distribusi Anda mencoba membuka dokumen terenkripsi, mereka akan diminta memasukkan kata sandi.

Tanpa kata sandi, mereka tidak akan dapat membuka dokumen sama sekali.

Batasi Izin

Keempat dalam daftar adalah "Batasi Izin" pilihan. Anda dapat menggunakan opsi "Batasi Izin" untuk membatasi apa yang dapat dilakukan orang dengan dokumen. Jika dokumen sensitif maka Anda dapat menggunakan "Batasi Izin" untuk membatasi mereka dari mengedit, menyalin, dan mencetak dokumen.

Batasi Izin menggunakan klien Manajemen Hak Windows untuk menerapkan pembatasan.

Anda mungkin diminta untuk menginstal Manajemen Hak Windows alat. Jangan khawatir, silakan instal, itu dari sumber tepercaya. Setelah terinstal, Anda harus dapat mengkonfigurasi apa yang dapat dilakukan orang dengan dokumen.

Tambahkan Tanda Tangan Digital

Kelima dalam daftar adalah "Tambahkan Tanda Tangan Digital" pilihan. Tanda Tangan Digital memastikan integritas dokumen. Pikirkan Tanda Tangan Digital sebagai tanda tangan kertas tetapi dilakukan secara elektronik untuk kenyamanan. Ketika sebuah dokumen memiliki tanda tangan digital, itu menandakan integritas dan kepercayaan dokumen tersebut. Ini akan berguna jika Anda mendistribusikan dokumen ke kelompok audiens yang sangat besar.

Klik pada "Tambahkan Tanda Tangan Digital”Opsi dan Word akan meminta Anda dengan dialog di atas untuk mencari penyedia Tanda Tangan Digital di Office Marketplace.

Di Office Online Marketplace Anda harus dapat menemukan penyedia Tanda Tangan Digital yang dapat Anda gunakan untuk menandatangani dokumen.

Jalankan Pemeriksa Kompatibilitas

Mari kita lewati ke opsi terakhir “Jalankan Pemeriksa Kompatibilitas"Pertama. Jika Anda telah menggunakan semua fitur yang spesifik untuk Word 2007 dan jika Anda mencurigai audiens Anda mungkin menggunakan versi Word yang lebih lama maka Anda mungkin ingin menjalankan Pemeriksa Kompatibilitas untuk memastikan dokumen Anda dapat dibaca oleh seluruh audiens.

Word 2007 akan menjalankan serangkaian pemeriksaan kompatibilitas yang telah ditentukan sebelumnya dan jika menemukan masalah kompatibilitas apa pun itu akan mencantumkannya pada dialog di atas, jika tidak Anda baik untuk pindah ke langkah terakhir sebelum mendistribusikan dokumen..

Tandai sebagai Final

Ini harus menjadi langkah terakhir yang ingin Anda ikuti sebelum Anda mendistribusikan dokumen ke grup. Seperti namanya, tindakan ini akan menandai dokumen sebagai siap untuk didistribusikan.

Karena ini membuat perubahan signifikan pada dokumen Anda akan diminta untuk memastikan Anda ingin menandai dokumen sebagai final.

Setelah dokumen ditandai sebagai Final, dokumen tersebut tidak dapat diedit dan akan dibersihkan dari pembacaan bukti, komentar dll.

Dokumen Selesai mendapatkan ikon baru di bilah status yang lebih mirip seperti rubberstamp di atas kertas.

Mempersiapkan dokumen untuk didistribusikan dapat membantu Anda menghindari kesalahan nyata tertentu yang Anda buat saat mendistribusikan dokumen ke sekelompok besar orang. Anda tidak harus mengikuti semua langkah; Anda bisa memilih mana yang Anda inginkan / sukai. Word 2007 cukup fleksibel untuk melakukan apa yang Anda minta ketika menyiapkan dokumen untuk distribusi.

Saya harap Anda menemukan ini berguna dan saya harap Anda menggunakan kemampuan Word 2007 untuk menyelesaikan dokumen sebelum didistribusikan. Jika Anda memiliki pertanyaan atau komentar, beri tahu saya dalam komentar.