Gunakan Pemformatan Bersyarat untuk Membuat Pesan Outlook Penting Penting

Outlook memungkinkan Anda membuat dan menyesuaikan tampilan folder dalam banyak cara, seperti menambah dan menghapus kolom atau mengelompokkan dan mengurutkan pesan. Anda juga dapat menerapkan aturan untuk membuat Outlook menampilkan pesan dengan berbagai cara berdasarkan propertinya (seperti pengirim, subjek, atau cap waktu). Ini disebut pemformatan bersyarat. Mari kita lihat bagaimana cara kerjanya.

Memperbarui: Salah satu pembaca kami memperhatikan bahwa pemformatan bersyarat hanya tersedia pada versi Windows Outlook dan Windows 7 tidak versi macOS. Terima kasih, Christy!

Mulai

Untuk memulai pengaturan pemformatan bersyarat, buka Lihat> Lihat Pengaturan.

Anda juga dapat mengakses Pengaturan Tampilan Tingkat Lanjut dengan mengklik kanan kepala folder dan memilih perintah "Pengaturan Tampilan".

Jendela Pengaturan Tampilan Tingkat Lanjut memungkinkan Anda menyesuaikan tampilan folder. Klik tombol "Pemformatan Bersyarat".

Ini membawa Anda ke jendela Pemformatan Bersyarat yang akan Anda gunakan untuk mengatur aturan berbeda tentang cara pesan diformat.

Item yang ditampilkan dalam daftar "Aturan untuk tampilan ini" adalah aturan default yang datang dengan tampilan folder yang tidak dikustomisasi. Misalnya, Anda dapat melihat bahwa “Pesan yang belum dibaca” ditampilkan dalam huruf Segoe UI biru tebal dengan ukuran 11 poin.

Bagaimana Aturan Bekerja

"Aturan" adalah ketentuan yang harus dipenuhi oleh sebuah pesan agar Outlook menerapkan pemformatan. Dalam aturan default, misalnya, aturan "Pesan Belum Dibaca" diaktifkan ketika pesan ditandai sebagai belum dibaca. Ketika aturan itu diaktifkan, Outlook menggunakan huruf Segoe UI 11-huruf yang tebal, biru, untuk menampilkannya.

Outlook menerapkan aturan secara berurutan dari daftar teratas. Aturan yang lebih tinggi di daftar diutamakan daripada aturan yang lebih rendah. Bagaimana cara kerjanya dalam praktik? Katakanlah Anda memiliki dua aturan, satu di bagian atas daftar yang mengubah font menjadi hijau, dan satu lebih rendah ke bawah dalam daftar yang mengubah font menjadi merah. Jika pesan memenuhi ketentuan kedua aturan, font akan berubah menjadi hijau karena aturan itu lebih tinggi pada daftar-aturan yang mengatur font menjadi merah diabaikan.

Dengan aturan default, Anda hanya dapat mengubah font. Anda tidak dapat menghapus aturan default, atau memindahkan pesanan, atau mengubah kondisi untuk aturan tersebut. Anda dapat mematikan aturan default, dengan menghapus centang pada daftar "Aturan untuk tampilan ini".

Cara Menambahkan Aturan Baru

Di jendela Pemformatan Bersyarat, klik tombol "Tambah". Aturan baru yang disebut "Tanpa Judul" akan ditambahkan ke daftar. Beri nama aturan Anda dan kemudian klik tombol "Kondisi".

Jendela Filter memungkinkan Anda memutuskan kondisi, atau kondisi, yang harus dipenuhi email untuk diformat.

Kami hanya akan menggunakan contoh sederhana di sini dan minta untuk mencari pesan yang dikirim oleh "Rob Woodgate" dan berisi kata "Outlook" di bidang Subjek.

Untuk melakukan ini, pertama klik tombol "Dari", yang membuka buku alamat, dan pilih kontak.

Kemudian kami menambahkan "Outlook" ke dalam bidang "Cari kata-kata", memastikan bahwa opsi "Hanya Bidang Subjek" dipilih dari daftar turun bawah "Masuk". Klik "OK" setelah selesai.

Kembali ke Pemformatan Bersyarat, klik tombol "Font".

Kami akan membuat pesan yang cocok dengan filter yang kami atur ditampilkan dalam warna ungu dan tebal. Atur milik Anda sesuka Anda, klik tombol "OK", klik "OK" lagi untuk menutup jendela Pemformatan Bersyarat, dan sekali lagi untuk menutup jendela Pengaturan Tampilan Tingkat Lanjut.

Aturan diterapkan segera. Anda dapat melihat di bawah bahwa pesan yang memenuhi kondisi kami sekarang tebal dan ungu.

Ini hanyalah contoh sederhana - Anda dapat menambahkan banyak kondisi, bahkan yang sangat kompleks. Kembali ke jendela Filter, Anda dapat beralih ke tab "Pilihan Lainnya" untuk melihat banyak kondisi tambahan yang dapat Anda pilih.

Di sini Anda dapat memilih untuk mencocokkan pesan dengan apakah:

Sudah ditugaskan kategori tertentu
Sudah dibaca atau belum dibaca
Itu memiliki lampiran atau tidak ada lampiran
Itu ditandai sebagai prioritas tinggi, normal, atau rendah
Sudah ditandai oleh Anda, oleh orang lain, oleh tidak ada, atau ditandai sebagai selesai
Teks yang Anda cari harus cocok dengan kasing
Ini ukuran tertentu, lebih besar atau lebih kecil dari ukuran tertentu, atau antara dua ukuran

Beralihlah ke tab "Advanced", dan Anda dapat membuat kondisi yang rumit.

Tab Tingkat Lanjut memungkinkan Anda memilih bidang apa pun dari mana saja di Outlook, dan memilih kondisi yang ingin Anda cocokkan. Ini bisa sangat sederhana, seperti mencocokkan pengirim dengan alamat yang tepat, tetapi Anda memiliki banyak opsi untuk dipilih. Katakanlah Anda ingin aturan Anda mencocokkan email yang Anda terima. Klik tombol "Bidang", arahkan ke "Bidang Tanggal / Waktu," lalu klik opsi "Diterima".

Klik dropdown “Kondisi” untuk memilih kondisi Anda.

Pilihannya jauh lebih besar dari yang Anda duga:

Kapan saja
Kemarin
Hari ini
Besok
Dalam 7 hari terakhir
Dalam 7 hari ke depan
Minggu lalu
Minggu ini
Minggu depan
Bulan lalu
Bulan ini
Bulan depan
Di
Hidup atau setelah
Pada atau sebelum
Antara
Ada
Tidak ada

Dan bidang lain yang dapat Anda pilih menawarkan jumlah opsi yang serupa.

Pilih Kondisi Anda, tambahkan nilai, dan klik tombol "Tambahkan ke Daftar".

Anda dapat menambahkan sebanyak mungkin kondisi ke daftar sesuka Anda. Untuk memberi Anda gambaran tentang berapa banyak bidang yang ada, berikut ini lihat menu "Semua bidang".

Menu "Semua Bidang Kontak" memiliki lebih dari empat kolom opsi-begitu banyak yang kami tidak dapat memasukkannya ke dalam tangkapan layar yang masuk akal. Jadi kita tidak akan membahas setiap bidang dan ketentuan, tetapi sekarang Anda tahu di mana mereka berada dan bagaimana menggunakannya.

Anda dapat mengatur beberapa kondisi dalam aturan untuk mendapatkan hal-hal yang spesifik yang Anda inginkan. Ingin memiliki pesan tampilan Outlook dalam font 16pt merah jika berasal dari kontak tertentu, yang diterima dalam tujuh hari terakhir, mengandung kata tertentu dalam subjek, dan termasuk lampiran? Bukan masalah.

Cara Menghapus Aturan

Jika Anda membuat aturan dan tidak lagi menginginkannya, mudah untuk dihapus. Di jendela Pemformatan Bersyarat, pilih aturan yang ingin Anda hapus dan klik tombol "Hapus". Ingatlah bahwa Anda hanya dapat menghapus aturan yang Anda buat-bukan aturan bawaan Outlook.

Anda dapat menambahkan kondisi sebanyak yang Anda suka, dan memiliki aturan sebanyak yang Anda suka. Dan seperti yang kami tunjukkan sebelumnya, setelah Anda mendapatkan aturan pemformatan bersyarat yang Anda inginkan, Anda dapat menyalin tampilan ke folder lain, atau ke semua folder jika Anda mau..