Apa BCC itu, dan Mengapa Anda Orang Yang Mengerikan Jika Anda Tidak Menggunakannya
Beberapa fasilitas dalam alur kerja digital modern begitu banyak tersedia tetapi begitu banyak diabaikan (atau langsung disalahgunakan) sebagai fungsi BCC email. Jika Anda bersalah karena menyalahgunakan atau mengabaikan kekuatannya (dan ada kemungkinan Anda baik-baik saja), inilah saatnya untuk bertobat dan, dalam prosesnya, mengurangi spam dan melindungi privasi teman dan keluarga Anda.
Apa Itu BCC dan Dari Mana Datangnya??
Ada tiga slot alamat di setiap klien email: TO, CC, dan BCC, yang merupakan singkatan dari “[deliver] to”, “carbon copy”, dan “blind carbon copy”. Denotasi ini adalah peninggalan dari dunia yang mendahului surat elektronik: surat fisik dan memo.
Dalam memo bisnis abad pertengahan, misalnya, akan ada slot TO untuk penerima utama, slot CC untuk individu yang perlu terlibat dalam komunikasi tetapi yang bukan penerima utama, dan slot ketiga, BCC, untuk orang-orang yang perlu ikut dalam komunikasi juga tetapi, untuk alasan apa pun, identitas mereka akan dirahasiakan dari memo yang diedarkan kepada penerima di slot TO dan CC address.
Setelah munculnya surat elektronik, konvensi yang sama digunakan dalam surat kertas dan memo disalin, baik karena keakraban dan karena mereka tetap berguna meskipun pesan tidak lagi disalin dan dikirim secara fisik.
Jika konvensi ini ada selama beberapa dekade sebelum munculnya email dan terus ada dalam setengah abad yang lalu, di mana kemudian masalah muncul? Ada dua bentuk penyalahgunaan BCC: penyalinan karbon pasif pasif-agresif (bentuk gangguan berbahaya) dan lalai untuk menggunakan penyalinan buta karbon untuk melindungi privasi (masalah yang timbul karena ketidaktahuan). Mari kita lihat bagaimana dan mengapa harus menghindari masing-masing.
Katakan Tidak untuk Menyalin Karbon Buta Pasif-Agresif
Penggunaan terburuk dari salinan karbon buta adalah secara pasif menjerat rekan kerja secara agresif. Jenis penyalahgunaan BCC ini muncul ketika karyawan menggunakan fungsi BCC sebagai cara untuk secara tidak langsung mengadu pada rekan kerja mereka, menghisap bos mereka, atau dengan cara lain terlibat dalam hijink di tempat kerja yang tidak berfungsi..
Gambar milik EC Comics.
Seorang karyawan, misalnya, dapat menempatkan bos mereka sebagai penerima BCC pada email yang mereka kirim ke karyawan lain sehingga bos mereka melihat bahwa mereka berkomunikasi dengan karyawan lain atau bahwa karyawan lain gagal memenuhi semacam kewajiban atau tenggat waktu. Komunikasi tupai rahasia semacam ini umumnya disukai di tempat kerja dan kami tidak akan mendukung segala jenis perilaku yang melahirkan lingkungan kerja agresif kecil dan pasif.
Satu-satunya saran kami tentang masalah ini adalah: Hentikan.
Kecuali jika departemen SDM atau bos Anda secara eksplisit datang kepada Anda dan menginstruksikan Anda untuk BCC komunikasi Anda, Anda harus menghindari praktik tersebut.
Jika orang-orang di luar komunikasi utama perlu dijaga agar tetap berada dalam lingkaran, bahkan di tingkat yang lebih tinggi, praktik terbaik adalah memasukkan mereka sebagai penerima CC dan untuk memberi tahu penerima alamat TO tentang siapa yang dimasukkan dan untuk alasan apa.
Ini tidak hanya membangun dialog yang lebih matang di tempat kerja, tetapi juga membantu Anda menghindari peristiwa yang memalukan: jika bos Anda atau penerima BCC lainnya menggunakan fungsi balas-semua, mereka secara efektif membuka kedok mereka sendiri dan mengungkapkan bahwa mereka telah mengetahui rahasia konten. dari email sebelumnya. Coba jelaskan yang itu kepada rekan kerja yang Anda berkonspirasi menentang di pendingin air.
Untungnya, jumlah orang yang secara jahat menggunakan fungsi BCC kecil, yang membawa kita kepada mereka yang menjadi bagian terbesar dari penyalahgunaan: yang tanpa disadari.
Teman Jangan Menyalin Teman
Jika mayoritas orang tidak jahat menggunakan fungsi BCC sebagai bagian dari kampanye perang psikologis melawan rekan kerja mereka, lalu ke mana kita pergi? Itu membuat kita dengan jutaan orang yang tanpa disadari mengabaikan bahkan menggunakan fungsi BCC di tempat pertama.
Gambar milik Perpustakaan Umum Denver, Koleksi Sejarah Barat.
Mengapa fungsi BCC begitu penting? Ini memungkinkan Anda untuk mengirim email ke seseorang tanpa orang itu melihat orang lain yang menerima email, secara efektif menjaga informasi pribadi mereka. Ini adalah contoh email forward, diambil dari arsip email kami sendiri:
Setiap keburaman biru pada gambar yang difilter privasi di atas adalah alamat email. Tidak hanya terdapat lebih dari 40 alamat email dalam daftar penerima penerusan yang kami masukkan, tetapi ada dua set sisa blok penerusan dalam email yang diteruskan (lihat di atas) yang masing-masing mencakup 13 dan 8 alamat email. Ini berarti bahwa ada lebih dari 60 alamat email di seluruh tubuh email.
Sekarang, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri, “Jadi apa? Apa bedanya? ”Itu penting karena beberapa alasan. Pertama dan terutama, ada masalah sederhana tentang privasi dan memperlakukan privasi orang-orang di daftar kontak Anda (baik itu teman, keluarga, atau rekan bisnis) dengan hormat. Tak perlu dikatakan bahwa orang-orang yang menembak ke depan dan mengirim email massal dengan puluhan teman dan rekan mereka tidak meluangkan waktu untuk menghubungi masing-masing puluhan penerima dan bertanya apakah mereka ingin informasi kontak mereka dibagikan kepada semua orang di daftar penerima Tidak sopan berbagi informasi kontak tanpa izin dari individu yang bersangkutan.
Itu menjadi lebih tidak sopan dan merepotkan semakin beragam orang yang Anda kirimi email. Jika Anda mengirim email sepuluh orang di organisasi sipil kecil yang sudah saling kenal, masalahnya mungkin bisa diperdebatkan. Jika Anda seorang guru dan Anda mengirimi email lusinan (jika bukan ratusan) siswa beberapa bahan tambahan, tiba-tiba Anda berbagi informasi kontak pribadi dari banyak orang dengan banyak orang lain yang mungkin tidak ingin mereka bagikan dengan.
Lebih buruk lagi, jika ada orang yang secara tidak sengaja menekan "Balas Semua" ke salah satu email yang Anda kirim dengan slot TO dan CC yang terisi penuh, setiap orang di daftar penerima asli menerima balasan. Paling-paling, itu relatif tidak berbahaya tetapi tentu saja membuang-buang waktu orang lain ketika mereka membuka email untuk melihat apa yang baru dalam diskusi. Paling buruk, seperti yang telah terjadi berkali-kali di perusahaan-perusahaan di seluruh dunia, email dapat hidup sendiri sebagai ratusan karyawan membalas, berdebat, dan sebaliknya berinteraksi dengan email. Balasan seperti itu - reaksi berantai semua dapat menjangkau ribuan email dan bahkan dapat memicu perang api (ada satu perang api seperti itu di Tandem Computers pada akhir abad ke-20 yang berlangsung selama tahun).
Kedua, dan yang lebih memprihatinkan bagi Anda yang tidak terlalu peduli dengan etiket email yang baik dan melindungi privasi teman-teman Anda, email massal semacam ini secara tidak sengaja membuat daftar alamat email kecil yang rapi untuk perangkat lunak berbahaya dan spammer yang akan dipanen. Jika alamat email Anda berakhir di email besar yang dikirim di seluruh dunia, Anda dapat yakin bahwa di suatu tempat di sepanjang garis Anda akan berakhir pada daftar spam. Lebih buruk lagi, jika salah satu pengguna yang berakhir dengan email yang diteruskan Anda duduk di isi kotak masuk mereka terkena malware yang mereplikasi melalui daftar kontak dan alamat email yang ditemukan di kotak masuk, Anda kemungkinan akan berakhir dengan email jahat menemukan jalan untuk Anda.
Menggunakan BCC dengan Bijak
Jika Anda berada di camp terakhir, mereka yang mengabaikan fungsi BCC, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri apa yang dapat Anda lakukan untuk menghindari privasi dan keamanan palsu yang kami uraikan di atas. Jangan khawatir, begitu Anda menyadari betapa mengerikannya mengabaikan fungsi BCC, menjadi jelas apa yang perlu Anda lakukan untuk membersihkan diri dari perilaku email Anda yang buruk sebelumnya.
Pertama, dan di atas segalanya, Anda mulai dengan bertanya pada diri sendiri, “Apakah saya benar-benar perlu mengirim email ini ke semua orang di daftar kontak saya? Tiga puluh dari mereka? Ada di antara mereka? ”Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan itu untuk sebagian besar email adalah: Tidak. Tidak, Anda tidak perlu mengeluarkan email pribadi atau meneruskan ke semua orang di daftar kontak.
Kedua, saat Anda melakukan temukan diri Anda dengan alasan yang sah untuk mengirim email ke banyak orang sekaligus. Seperti, misalnya, Anda beralih ke penyedia email baru atau Anda ingin mengirim alamat surat baru Anda ke seratus teman dan kerabat Anda, satu-satunya hal yang tepat untuk dilakukan adalah memasukkan alamat mereka di slot BCC. Ini memastikan bahwa semua kejahatan TO / CC massal dihapuskan: alamat email semua penerima dirahasiakan, tidak ada kemungkinan bot spam atau malware di komputer satu penerima memanen email penerima lain, dan jika ada di antara mereka yang perlu menjawab Anda untuk mengajukan pertanyaan atau semacamnya, mereka tidak akan melontarkan pertanyaan atau komentar mereka kepada setiap orang..
BCC meningkatkan privasi, meningkatkan keamanan, dan mengurangi inbox, membuat teman dan rekan Anda harus mengaruhnya. Sama sekali tidak ada alasan untuk menghindari menggunakannya ketika melakukan hal ini adalah semudah menempatkan alamat dalam slot alamat yang berbeda.
