Apa itu AutoArchive di Outlook dan Bagaimana Cara Kerjanya?
Jika Anda telah menggunakan alat pembersihan kotak surat, maka Anda akan melihat tombol AutoArchive, tetapi Anda mungkin waspada dengan cara kerjanya dan apa yang akan dilakukan. Inilah yang dilakukan dan bagaimana Anda dapat menggunakannya.
Mengklik tombol AutoArchive menyebabkan proses untuk menelusuri semua folder di Outlook dan menerapkan aturan AutoArchive apa pun yang telah Anda atur (jangan khawatir, aturan AutoArchive default adalah untuk tidak melakukan apa-apa, sehingga Anda tidak dapat melukai apa pun dengan mengklik tombol). Tetapi jika Anda ingin memindahkan barang-barang lama Anda ke arsip di mana mereka keluar dari jalan, AutoArchive adalah cara Anda mengotomatiskan proses. Mari kita lakukan pengaturan dan menjalankannya.
Cara Menghidupkan Arsip Otomatis
Pertama, Anda perlu mengaktifkan Arsip Otomatis dan memilih pengaturannya. Buka File> Opsi> Tingkat Lanjut dan klik tombol “Pengaturan Arsip Otomatis”.
Selama opsi "Jalankan AutoArchive every" dimatikan (yang merupakan default), AutoArchive tidak akan pernah berjalan.
Setelah Anda mengaktifkan opsi "Jalankan AutoArchive every", semua opsi sekarang tersedia.
Tidak seperti Pembersihan Folder, yang memiliki satu jendela pengaturan di Opsi File dan kemudian memungkinkan Anda untuk menjalankan pengaturan terhadap folder yang Anda suka sebagai tugas manual, pengaturan Arsip Otomatis yang ditampilkan di sini adalah pengaturan default. Setiap folder yang mengaktifkan AutoArchive dapat menggunakan pengaturan default ini, atau Anda dapat menggunakan pengaturan berbeda untuk folder yang berbeda jika Anda mau. Kita akan membahas bagaimana melakukannya nanti, tetapi untuk sekarang, mari kita lihat pengaturan default.
Cara Mengatur Arsip Otomatis
Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah bahwa begitu AutoArchive dihidupkan, itu akan berjalan setiap 14 hari. Anda dapat mengubahnya menggunakan panah Atas dan Bawah atau dengan mengetik angka, dan Anda dapat memilih nilai apa pun dari 1 hingga 60 hari. Anda bisa mengetikkan angka dua digit, tetapi jika lebih dari 60, Outlook akan menampilkan pesan kesalahan ketika Anda mengklik "OK," dan Anda harus mengubah nilainya sebelum Anda dapat menyimpan.
Opsi berikutnya- "Prompt before AutoArchive running" -berikan Anda pilihan memiliki Outlook untuk menampilkan prompt sebelum AutoArchive terjadi. Prompt ini memungkinkan Anda meninjau pengaturan atau membatalkan menjalankan AutoArchive ini jika diinginkan.
Pengaturan lainnya berkaitan dengan item apa yang akan diarsipkan, dan apa yang terjadi selama proses arsip. Opsi pertama di sini - “Hapus item yang kadaluwarsa (hanya folder email)” - berkaitan dengan email yang memiliki tanggal kedaluwarsa yang ditambahkan padanya. Ini tidak akan memengaruhi tugas atau acara, meskipun Anda mengaktifkan Arsip Otomatis untuk folder tersebut.
Pengaturan lainnya berlaku untuk semua item, bukan hanya email. Ini berarti acara kalender, tugas, catatan, dan entri jurnal.
Dengan asumsi Anda membiarkan "Arsipkan atau menghapus item lama" diaktifkan, pengaturan default adalah untuk Outlook untuk memindahkan item yang lebih dari 6 bulan ke file .pst baru bernama Arsipkan (secara default), dan membuatnya terlihat di panel navigasi di Outlook sehingga Anda dapat mengakses item yang diarsipkan kapan pun Anda mau. Anda dapat mengubah nilai "Bersihkan item yang lebih lama dari" menjadi apa pun dari 1 hari hingga 60 bulan, pilih file .pst yang berbeda untuk mengarsipkan item dalam, atau pilih untuk "Hapus item lama secara permanen."
Berhati-hatilah bahwa penghapusan ini melewati folder Item Terhapus, dan item Anda akan dihapus dari Outlook sepenuhnya. Anda mungkin masih dapat mengaksesnya di server email Anda, tergantung pada pengaturan Anda, tetapi Anda tidak harus bergantung pada ini. Hanya pilih opsi ini jika Anda ingin menghapus item selamanya.
Ketika Anda mengklik "OK," AutoArchive akan dihidupkan. Ini akan berjalan sesuai dengan nilai "Jalankan AutoArchive every" yang Anda pilih (setiap 14 hari secara default), mulai hari ini. Jadi, sekali Anda menyalakannya, Anda harus mengharapkannya berjalan cukup cepat. Dalam pengujian kami, butuh waktu kurang dari sepuluh menit antara menyalakannya dan menerima konfirmasi yang memberitahu kami bahwa AutoArchive akan berjalan. Arsip otomatis hanya berjalan secara default pada beberapa folder, jadi jika Anda ingin menjalankannya pada folder tertentu - atau Anda ingin menyesuaikan cara kerjanya pada folder yang berbeda-terus membaca.
Cara Menyalakan dan Menyesuaikan Arsip Otomatis untuk Berbagai Folder
Ketika Anda mengaktifkan Arsip otomatis, itu hanya berjalan secara default terhadap folder berikut:
- Item terkirim
- Item yang dihapus
- Kalender
- Tugas
Jika Anda ingin menjalankannya di folder lain, Anda harus menyalakannya untuk setiap folder (atau mematikannya di salah satu dari empat folder yang tidak ingin Anda jalankan). Lakukan ini dengan mengklik kanan folder di panel Navigasi dan mengklik "Properties."
Anda juga dapat mengakses properti folder dengan memilih Folder> Folder Properties di pita. (Untuk folder seperti Kalender dan Tugas yang tidak muncul di panel Navigasi, ini adalah satu-satunya cara untuk mengakses properti folder.) Ada juga opsi untuk langsung menuju Pengaturan Arsip Otomatis, yang menyelamatkan Anda selangkah setelah Anda kembali di dalam Properties Folder.
Di jendela Folder Properties, klik tab AutoArchive untuk mengakses pengaturan folder itu.
Untuk sebagian besar folder, pengaturan "Jangan arsipkan item dalam folder ini" akan diaktifkan secara default. Ini berarti bahwa ketika proses AutoArchive berjalan, folder akan diabaikan dan tidak ada item di dalamnya yang akan diarsipkan. Jika Anda ingin folder tersebut dimasukkan, aktifkan opsi "Arsipkan item dalam folder ini menggunakan pengaturan default".
Atau, jika Anda ingin pengaturan AutoArchive untuk folder ini berbeda dari default, aktifkan "Arsipkan folder ini menggunakan pengaturan ini" dan ubah pengaturan sesuai keinginan Anda..
Jika suatu saat Anda ingin mengembalikan semua folder untuk menggunakan pengaturan default, Anda dapat kembali ke File> Opsi> Tingkat Lanjut> Pengaturan Arsip Otomatis dan klik tombol "Terapkan pengaturan ini ke semua folder sekarang". Itu akan mengubah semua folder yang memiliki "Arsipkan folder ini menggunakan pengaturan ini" diaktifkan untuk memiliki "Arsipkan item dalam folder ini menggunakan pengaturan default" diaktifkan sebagai gantinya.
Setelah Anda mendapatkan pengaturan default AutoArchive, dan pengaturan per folder, mengatur seperti yang Anda inginkan, Anda dapat meninggalkan proses untuk bekerja secara diam-diam di latar belakang, membebaskan ruang untuk Anda dan menjaga folder Anda tidak terlalu membengkak..
