Memformat Sel menggunakan Pemformatan Bersyarat di Excel

Jika Anda terbiasa menggunakan versi Excel yang lebih lama, opsi pemformatan bersyarat di Excel 2007, 2010, dan 2013 akan memukau Anda. Jadi mengapa Anda ingin repot menggunakan pemformatan bersyarat? Nah, berikut adalah beberapa alasan mengapa saya suka menggunakan fitur Excel ini:

1. Untuk membuat data Anda lebih menarik secara visual.

2. Untuk membuat spreadsheet Anda lebih mudah dipahami secara sekilas.

3. Untuk mengidentifikasi jenis angka tertentu untuk bantuan dalam pemecahan masalah.

4. Untuk membantu Anda dalam menarik kesimpulan dari data Anda.

5. Untuk menampilkan secara visual kepada pengguna apa yang “baik” atau “buruk” dengan menggunakan warna hijau dan merah.

Sekarang, Anda dapat menggunakan pemformatan bersyarat untuk memformat setiap sel dalam rentang berdasarkan kriteria Anda sendiri (dan ada banyak opsi pemformatan untuk dipilih). Misalnya, jika Anda memiliki lembar laba dan Anda ingin kode warna semua laba lebih besar dari $ 200 sebagai hijau dan semua laba kurang dari $ 200 sebagai kuning dan semua kerugian sebagai merah, maka Anda dapat menggunakan pemformatan bersyarat untuk dengan cepat melakukan semua pekerjaan untuk Anda.

Pemformatan Bersyarat di Excel

Pemformatan bersyarat memungkinkan Anda memformat sejumlah besar data dengan cepat dan mudah - sambil tetap dapat membedakan berbagai jenis data. Anda dapat membuat aturan untuk opsi pemformatan yang memungkinkan Microsoft Excel memformat otomatis untuk Anda. Anda benar-benar hanya perlu mengikuti tiga langkah sederhana.

Langkah 1: Pilih sel yang ingin Anda format.

Langkah 2: Klik tautan Pemformatan Bersyarat tombol di bawah menu Home, bagian Styles.

Langkah 3: Pilih aturan Anda. Ada Sorot Aturan Sel dan Aturan Atas / Bawah di bagian atas yang memungkinkan Anda melakukan perbandingan dengan nilai-nilai. Untuk contoh ini, kami memberlakukan tiga aturan. Yang pertama adalah bahwa nilai lebih dari $ 200 adalah hijau.

Perlu dicatat bahwa hanya bagian Aturan Sel Highlight juga dapat digunakan untuk membandingkan dataset ke dataset lain. Yang lainnya hanya akan menggunakan satu dataset yang telah Anda sorot dan bandingkan nilainya satu sama lain. Misalnya, ketika menggunakan aturan Greater Than, saya bisa membandingkan nilai dari A1 ke A20 dengan angka tertentu atau saya bisa membandingkan A1 ke A20 melawan B1 ke B20.

Logika yang sama diterapkan pada aturan kedua dan ketiga. Aturan kedua adalah bahwa apa pun antara $ 0 dan $ 200 diformat kuning. Aturan ketiga adalah bahwa apapun yang kurang dari $ 0 diformat merah. Beginilah sebagian dari bentuk spreadsheet yang sudah jadi.

Jika Anda tidak menyukai opsi pemformatan ini, Excel memiliki banyak opsi Pemformatan Bersyarat yang dapat Anda gunakan. Misalnya, Anda dapat menyisipkan ikon seperti panah berwarna (Set Ikon), bagan batang seperti pada contoh kedua (Bilah Data), atau bahkan serangkaian warna yang dipilih secara otomatis seperti pada contoh terakhir (Timbangan warna). Ketiga opsi ini hanya membandingkan nilai dari dataset yang sama. Jika Anda memilih A1 hingga A20, itu hanya akan membandingkan nilai-nilai itu satu sama lain.

Jika nanti Anda memutuskan bahwa Anda tidak ingin sel Anda diformat secara kondisional, yang harus Anda lakukan adalah menghapus pemformatan. Untuk melakukan ini, pilih tombol Format Pemformatan dan pilih Aturan yang jelas. Lalu, pilih apakah Anda ingin menghapus aturan hanya dari sel yang dipilih atau dari seluruh lembar kerja.

Juga, jika Anda telah membuat beberapa aturan, Anda mungkin lupa aturan apa yang telah Anda terapkan pada sel apa. Karena Anda bisa menerapkan banyak aturan pada set sel yang sama, ini bisa menjadi sangat membingungkan terutama jika orang lain membuat spreadsheet. Untuk melihat semua aturan, klik tombol Format Pemformatan dan kemudian klik Kelola Aturan.

Ketika Anda memiliki lebih dari satu aturan yang diterapkan pada rentang sel yang sama, aturan tersebut dievaluasi dalam urutan dari prioritas lebih tinggi ke prioritas lebih rendah. Secara default, aturan terbaru yang ditambahkan akan memiliki prioritas lebih tinggi. Anda dapat mengubahnya dengan mengklik aturan dan kemudian menggunakan tombol panah atas dan bawah untuk mengubah urutan. Selain itu, Anda dapat mengeklik tarik turun di bagian paling atas dan melihat aturan hanya untuk pemilihan saat ini atau untuk setiap lembar di buku kerja.

Ada juga kotak centang yang disebut Stop If True, yang tidak akan saya bahas di sini karena cukup rumit. Namun, Anda dapat membaca posting ini dari Microsoft yang menjelaskannya dengan sangat rinci.

Opsi Pemformatan Bersyarat Baru Excel 2010

Hampir semuanya adalah sama di Excel 2010 ketika datang ke Pemformatan Bersyarat yang termasuk dalam Excel 2007. Namun, ada satu fitur baru yang benar-benar membuatnya jauh lebih kuat.

Sebelumnya saya telah menyebutkan bahwa Sorot Aturan Sel bagian memungkinkan Anda membandingkan satu set data dengan set data lainnya pada spreadsheet yang sama. Di 2010, Anda sekarang bisa mereferensikan lembar kerja lain di buku kerja yang sama. Jika Anda mencoba melakukan ini di Excel 2007, itu akan memungkinkan Anda memilih data dari lembar kerja lain, tetapi akan memberi Anda pesan kesalahan ketika Anda mencoba mengklik OK di akhir..

Di Excel 2010, sekarang Anda bisa melakukan ini, tapi agak sulit jadi saya akan menjelaskannya langkah demi langkah. Katakanlah saya memiliki dua lembar kerja dan pada setiap lembar saya memiliki data dari B2 hingga B12 untuk sesuatu seperti laba. Jika saya ingin melihat nilai mana dalam B2 hingga B12 dari lembar 1 yang lebih besar dari nilai B2 ke B12 dari lembar 2, saya pertama-tama akan memilih nilai B2 ke B12 di lembar 1 dan kemudian klik pada Hebat dari di bawah Aturan Sel Sorotan.

Sekarang klik tombol referensi sel yang saya tunjukkan di atas. Kotak akan berubah dan ikon kursor akan menjadi salib putih. Sekarang, lanjutkan dan klik pada lembar 2 dan pilih HANYA sel B2. Melakukan TIDAK pilih seluruh rentang B2 hingga B12.

Anda akan melihat bahwa kotak itu sekarang memiliki nilai = Sheet2! $ B $ 2. Kita perlu mengubahnya ke = Sheet2! $ B2. Pada dasarnya, singkirkan saja $ yang datang sebelum 2. Ini akan menjaga kolom tetap, tetapi memungkinkan nomor baris berubah secara otomatis. Untuk alasan apa pun, itu tidak akan membiarkan Anda memilih seluruh rentang.

Klik tombol referensi sel lagi dan kemudian klik OK. Sekarang nilai dalam lembar 1 yang lebih besar dari lembar 2 akan diformat sesuai dengan opsi pemformatan yang Anda pilih.

Semoga semuanya masuk akal! Saat melihat Excel 2013, sepertinya tidak ada fitur baru ketika datang ke pemformatan bersyarat. Sebagai tip terakhir, jika Anda merasa bahwa aturan default tidak cocok dengan apa yang Anda coba selesaikan, Anda dapat mengklik Aturan baru opsi dan mulai dari awal. Apa yang hebat tentang membuat aturan baru adalah Anda bisa menggunakan rumus untuk menentukan sel mana yang akan diformat, yang sangat kuat.

Meskipun pemformatan bersyarat terlihat relatif mudah dan sederhana di permukaan, itu bisa menjadi sangat kompleks tergantung pada data dan kebutuhan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk mengirim komentar. Nikmati!