Cara Mengatur Pesan di Outlook
Segera keluar dari kantor dan perlu menyiapkan Keluar dari kantor, Jauh atau Liburan pesan di Outlook? Anda akan berpikir itu akan sangat mudah, tetapi sayangnya tidak! Sebenarnya ada dua cara untuk membuat balasan otomatis dan itu tergantung pada apakah Outlook berdiri sendiri atau menggunakan Microsoft Exchange.
Jika Anda berada di lingkungan perusahaan dan Outlook terhubung ke MS Exchange, maka mengatur balasan di luar kantor sebenarnya sangat mudah. Mari kita pergi melalui metode itu terlebih dahulu dan kemudian kita akan membahas bagaimana melakukannya jika Anda tidak menggunakan Exchange.
Pesan Di Luar Kantor w Exchange
Di Office 2007 dan sebelumnya, buka Alat dan klik Asisten Luar Kantor. Perhatikan bahwa ini harus ada secara otomatis di Outlook 2003 dan Outlook 2007 saat menggunakan Exchange. Jika Anda tidak melihat opsi, Anda tidak menggunakan Exchange.
Di Office 2010 dan Office 2013, Anda harus mengklik Mengajukan tab, lalu Info dan Anda akan melihat tombol bernama Balasan Otomatis (Di Luar Kantor).
Di Office 2007 dan sebelumnya, klik pada Saya saat ini Di Luar Kantor tombol radio dan ketik pesan ke dalam Jawab Otomatis kotak.
Lanjutkan dan masukkan tanggal Anda akan keluar sampai dan masukkan juga info kontak jika ada keadaan darurat, dll. Jika Anda mengklik OK, semua orang akan mendapatkan pesan ini sampai Anda kembali ke dialog ini dan mengubahnya ke Saya saat ini di kantor.
Anda juga dapat menambahkan aturan ke pesan masuk saat Anda berada di luar kantor dengan mengklik Tambahkan Aturan. Ini berguna jika Anda ingin melakukan tindakan tertentu pada email yang berasal dari orang yang berbeda. Misalnya, jika Anda mendapatkan email dari klien, Anda mungkin ingin meneruskannya ke telepon Anda atau membalas dengan templat email yang berbeda dari yang digunakan untuk karyawan internal. Jika Anda tidak tahu cara menggunakan aturan, baca posting saya sebelumnya tentang cara membuat aturan Outlook.
Di Outlook 2010 dan 2013, ini sedikit berbeda. Ketika Anda mengklik Balasan Otomatis, Anda akan mendapatkan dialog sembulan seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Pilih menu Kirim balasan otomatis tombol lalu periksa Hanya kirim selama rentang waktu ini kotak jika Anda tahu tanggal pasti Anda akan pergi. Jika Anda membiarkannya tidak dicentang, itu hanya akan membiarkan balasan otomatis menyala sampai Anda datang dan memilih secara manual Jangan mengirim balasan otomatis.
Yang juga keren tentang versi ini adalah Anda dapat memiliki pengaturan balasan otomatis terpisah untuk orang-orang di dalam dan orang-orang di luar organisasi Anda. Sekali lagi, seperti dengan versi Office yang lebih lama, Anda mengklik Aturan jika Anda ingin menambahkan pengecualian pada balasan otomatis.
Pesan Di Luar Kantor tanpa Exchange
Jadi ini bagus jika Anda memiliki Outlook dengan Exchange, tetapi bagaimana jika Anda tidak memiliki akses ke Asisten Luar Kantor atau Balasan Otomatis? Nah ada cara Anda dapat MEMULIHKAN asisten di luar kantor dengan membuat aturan balasan otomatis bersama dengan template di luar kantor. Berikut langkah-langkahnya di bawah ini.
Langkah 1: Pertama buat pesan baru di Outlook seolah-olah Anda akan menulis email kepada seseorang. Jangan memasukkan apa pun ke dalam kotak TO atau CC. Ketik pesan email Anda dan masukkan subjek juga.
Klik pada tombol Microsoft Office atau Mengajukan tab di versi Office yang lebih baru dan pilih Simpan Sebagai. Di kotak kombo Simpan sebagai tipe, pilih Outlook Template. Ketikkan nama seperti Balasan Di Luar Kantor dalam Nama file kotak dan klik Menyimpan.
Langkah 2: Sekarang yang perlu kita lakukan adalah membuat aturan dan memberi tahu Outlook untuk menggunakan templat email baru yang baru saja kita buat. Untuk Office 2007, klik pada Alat menu dan pergi ke Aturan dan Peringatan.
Di Office 2010 dan 2013, klik pada Rumah tab, lalu klik Aturan dan kemudian klik Kelola Aturan & Lansiran.
Klik Aturan baru dibawah Aturan Email untuk membuat aturan Outlook baru.
Di bawah bagian Mulai dari aturan kosong, silakan dan klik Periksa pesan ketika mereka tiba di versi Office yang lebih lama atau Terapkan aturan pada pesan yang saya terimae dalam versi Office yang lebih baru, lalu klik Berikutnya.
Selanjutnya Anda harus memilih kondisi mana, jika ada, yang ingin Anda periksa. Untuk balasan otomatis di luar kantor, saya biasanya tidak memeriksa apa pun karena saya ingin itu berlaku untuk email apa pun yang saya terima.
Klik Berikutnya dan kemudian di bawah Tindakan, centang kotak yang mengatakan "Balas dengan menggunakan templat tertentu”Dan kemudian di kotak teks kedua di bagian bawah, klik tautan yang bertuliskan temp tertentuterlambat.
Sekarang pilih template yang telah Anda buat sebelumnya dari daftar template. Jika Anda tidak melihat templat Anda, klik pada Lihat kedalam kotak kombo dan pilih Gunakan Templat di Sistem File.
Klik Buka lalu klik Selesai. Sekarang kapan pun Anda mendapatkan email baru, respons otomatis akan dikirim menggunakan templat balasan otomatis Anda. Outlook juga mengingat siapa yang mengirim pesan dan hanya akan mengirimnya sekali ke setiap alamat email.
Untuk mematikannya, Anda harus kembali ke Aturan dan Peringatan dan hapus centang pada kotak di sebelah aturan. Anda juga harus memastikan bahwa Outlook terbuka di komputer Anda sebelum Anda pergi agar dapat mengirim balasan otomatis! Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk meninggalkan komentar. Nikmati!
