Cari Email Outlook berdasarkan Pengirim, Tanggal, Kata Kunci, Ukuran dan Lainnya

Mencari melalui email Outlook dapat terbukti menjadi tugas yang sulit jika Anda adalah orang seperti saya dengan banyak file PST dan puluhan ribu email yang mencakup puluhan tahun. Sebagian besar lingkungan perusahaan menggunakan Outlook untuk email dan banyak orang akhirnya menyimpan email bisnis dan pribadi di Outlook.

Di versi Outlook yang lebih lama, Anda membutuhkan pengaya pihak ketiga seperti Xobni untuk mencari email dengan cepat. Untungnya, sejak Office 2010, Microsoft telah menciptakan fungsi pencarian yang dapat digunakan yang benar-benar berfungsi dan memungkinkan Anda menemukan email dengan cepat menggunakan berbagai filter. Anda dapat mencari teks, alamat, lampiran, pengirim, dll dan Anda dapat memfilter menurut tanggal, ukuran, subjek, kepentingan, dan lainnya.

Pada artikel ini, saya akan menunjukkan kepada Anda bagaimana memastikan semua email Anda diindeks oleh Windows dan kemudian bagaimana melakukan berbagai jenis pencarian tergantung pada apa yang Anda cari.

Perhatikan bahwa artikel ini mengasumsikan Anda bekerja di Office 2010, 2013 atau 2016 karena versi itu adalah yang terbaik untuk pencarian.

Aktifkan Pengindeksan

Sebelum Anda dapat melakukan pencarian cepat kilat di Outlook, Anda perlu memastikan semua email Anda telah diindeks. Untuk memeriksanya, silakan dan klik di kotak pencarian yang Anda lihat di bagian atas kotak surat email Anda.

Ketika Anda mengklik di kotak pencarian, Anda akan melihat Alat pencari tab muncul di pita. Di paling kanan, klik Alat pencari dan kemudian klik Pilihan pencarian.

Dibawah Sumber, klik pada Opsi Pengindeksan tombol.

Ini akan membawa Anda ke Windows Opsi Pengindeksan layar tempat Anda dapat memilih dan memilih berbagai lokasi yang ingin Anda indeks. Jika kamu tidak melihat Microsoft Outlook dalam daftar, Anda perlu mengklik Memodifikasi tombol.

Silakan, periksa Microsoft Outlook lalu klik OK.

Windows akan segera mulai mengindeks email dan Anda dapat memeriksa untuk melihat kapan itu selesai dengan mengklik Status Indeks di bawah Alat Pencarian seperti yang ditunjukkan di atas.

Anda akan melihat pesan yang menunjukkan berapa banyak item yang tersisa untuk diindeks dan setelah selesai, itu akan mengatakan bahwa Outlook telah selesai mengindeks semua item Anda. Sekarang mari kita belajar cara mencari di Outlook.

Melakukan Pencarian di Outlook

Untuk memulai pencarian di Outlook, klik Kotak masuk atau klik pada folder tertentu. Jika Anda mengklik Kotak Masuk, Anda akan melihat bahwa kotak itu akan memilikinya Cari Kotak Surat Saat Ini terdaftar. Anda dapat mengklik dropdown kecil di sebelah kanan dan memilih dari opsi lain seperti Folder saat ini, Subfolder, dan Semua Item Outlook.

Ketika Anda mengklik Kotak Masuk, Kotak Surat Saat Ini dipilih secara otomatis. Ini akan mencari semua email di seluruh kotak surat termasuk semua yang ada di bawah Kotak Masuk, Item Terkirim, Item yang Dihapus, Kotak Keluar, dll. Jika Anda mengklik folder tertentu, kotak pencarian akan secara default menjadi Folder saat ini, yang hanya akan mencari email di folder tertentu itu tidak termasuk sub-folder.

Jika Anda memiliki folder yang memiliki sub-folder, pastikan untuk memilih Subfolder dari dropdown untuk mencari hanya sub-folder.

Sekarang kita memahami itu, mari kita belajar bagaimana melakukan berbagai jenis pencarian di Outlook. Ada dua cara untuk melakukannya: menggunakan pita Cari atau menggunakan sintaks kueri pencarian. Seperti yang mungkin bisa Anda katakan, opsi yang terakhir lebih teknis, tetapi memungkinkan Anda membuat beberapa pencarian yang rumit.

Menggunakan Alat Pencarian di Outlook

Mari kita mulai dengan metode yang lebih mudah yang akan bekerja dengan baik untuk kebanyakan orang. Klik di kotak pencarian setelah Anda memilih Kotak Masuk atau folder dan kemudian klik Alat pencari di pita. Mari kita lihat semua opsi yang berbeda.

Di paling kiri adalah Cakupan, yang sama dengan kotak dropdown yang saya sebutkan di atas. Berikutnya adalah Hasil, yang tidak akan aktif sampai Anda melakukan pencarian. Secara default, Outlook hanya akan menampilkan item terbaru yang cocok dengan pencarian dan mungkin tidak menampilkan semua hasil. Anda bisa mengklik Sertakan Hasil Yang Lebih Lama untuk menampilkan semua hasil atau gulir ke bawah ke bagian bawah hasil pencarian dan pilih Menampilkan lebih banyak.

Menyaring Di sinilah kita benar-benar dapat menelusuri dan menemukan apa yang kita cari. Pertama, bagaimana cara mencari teks yang tepat di Outlook? Katakanlah Anda ingin menemukan semua email dengan SSN Anda atau dengan kata tertentu. Dalam kasus ini, Anda hanya menggunakan tanda kutip ganda.

Di atas, saya mencari kata itu sherlock dengan memasukkannya ke dalam tanda kutip ganda. Jika kata itu berada di baris subjek, itu akan disorot dengan warna kuning. Ketika Anda mengklik salah satu email, Anda juga akan melihat kata yang disorot untuk Anda, yang nyaman.

Itu salah satu jenis pencarian yang paling umum. Pencarian umum lainnya adalah dengan pengirim. Ini sangat mudah dilakukan di Outlook. Cukup klik pada Dari tombol di pita dan mulai mengetik nama orang atau alamat email.

Jika Anda ingin menambahkan lebih banyak kriteria pencarian seperti hanya melihat email dari pengirim tertentu yang memiliki lampiran, Anda cukup mengklik Memiliki Lampiran tombol.

Anda dapat terus menambahkan lebih banyak filter untuk mengurangi set hasil email. Sebagian besar opsi lain cukup jelas seperti Belum Dibaca, Ditandai, Penting, dll. Jika Anda ingin mencari berdasarkan tanggal, Anda dapat mengklik Minggu Ini dan Anda akan mendapatkan beberapa opsi seperti Minggu Ini, Bulan Ini, Ini Tahun, dll, tapi itu saja.

Jika Anda ingin mencari berdasarkan tanggal atau melakukan sesuatu seperti menemukan email tertua di Outlook, Anda harus menggunakan opsi Pencarian Tingkat Lanjut atau sintaks kueri. Mari kita mulai dengan Pencarian Tingkat Lanjut. Untuk sampai ke sana, Anda harus mengklik pada Alat Pencarian lagi dan pilih Cari Tingkat Lanjut.

Perhatikan bahwa pencarian ini hanya mencari folder saat ini yang telah Anda pilih secara default. Jika Anda ingin mencari semuanya, Anda harus mengklik Telusuri tombol di kanan atas.

Jika Anda ingin mencari semuanya, pilih Kotak Masuk dan kemudian periksa Cari subfolder kotak di bagian bawah.

Sekarang di layar pencarian utama, Anda akan melihat Waktu di bagian paling bawah, tetapi hanya memberi Anda opsi yang sama seperti dropdown di pita. Untuk melakukan pencarian lebih lanjut, Anda harus mengklik Maju tab.

Di sini Anda harus membangun kriteria pencarian Anda sendiri. Klik Bidang,lalu pergi ke Bidang Tanggal / Waktu dan pilih Diterima. Sekarang klik Kondisi dan gulir ke bawah ke bawah sampai Anda melihat opsi lain suka pada atau setelah, pada atau sebelum, dan antara.

Jika Anda memilih antara, maka Anda dapat mengetikkan tanggal seperti 01/01/2005 dan 12/31/2005 lalu klik Tambahkan ke Daftar. Di sini terlihat seperti apa pencarian saya.

Perhatikan bahwa Anda dapat terus menambahkan lebih banyak kriteria ke daftar untuk mempersempit hasil. Dalam contoh saya di atas, saya hanya akan mendapatkan semua email dalam rentang tanggal itu, yang mungkin terlalu banyak.

Jika Anda ingin menemukan email tertua di Outlook, pilih pada atau sebelum kondisi dan kemudian ketik saja tanggal yang Anda anggap cukup tua.

Sesuaikan tanggal tergantung pada berapa banyak email yang Anda dapatkan. Seharusnya cukup mudah untuk menemukan email terlama di seluruh file Outlook Anda menggunakan pencarian ini.

Pencarian populer lainnya adalah mencari email terbesar di file PST Anda. Untuk melakukan ini, klik pada Lebih banyak pilihan tab di Advanced Find dan Anda akan melihat opsi untuk ukuran di bagian bawah. Memilih lebih besar dari dan kemudian ketikkan nilai dalam kilobyte. Jika Anda ingin menemukan email yang lebih besar dari 5 MB, misalnya, Anda harus mengetik 5000.

Ini hanya beberapa pencarian yang dapat Anda lakukan menggunakan Pencarian Tingkat Lanjut. Selain itu, Anda dapat mengetik semua ini ke dalam kotak pencarian menggunakan sintaksis pencarian dan mendapatkan hasil yang sama. Misalnya, saya cukup mengetik messagesize:> 5MB dan dapatkan hasil yang sama.

Saya tidak akan melalui semua opsi pencarian yang berbeda dalam posting ini karena Microsoft memiliki halaman yang mencantumkan semua opsi sintaksis pencarian yang berbeda. Semoga, dengan menggunakan alat-alat di atas, Anda akan dapat menemukan email yang Anda cari. Nikmati!