Gunakan Fungsi Ringkasan untuk Meringkas Data dalam Excel

Bagi mereka yang menggunakan Excel secara teratur, jumlah rumus dan fungsi bawaan untuk meringkas dan memanipulasi data sangat mengejutkan. Excel benar-benar digunakan oleh semua orang: dari siswa di kelas keuangan hingga pengelola dana lindung nilai di Wall Street. Ini sangat kuat, tetapi pada saat yang sama sangat sederhana.

Bagi mereka yang baru memulai dengan Excel, salah satu kelompok fungsi pertama yang harus Anda pelajari adalah fungsi ringkasan. Ini termasuk SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, BESAR, KECIL dan AGREGAT. Fungsi-fungsi ini paling baik digunakan pada data numerik.

Pada artikel ini, saya akan menunjukkan kepada Anda cara membuat formula dan menyisipkan fungsi ke dalam spreadsheet Excel. Setiap fungsi dalam Excel dibutuhkan argumen, yang merupakan nilai-nilai yang perlu fungsi untuk menghitung output.

Memahami Rumus & Fungsi

Misalnya, jika Anda perlu menambahkan 2 dan 2 bersamaan, fungsinya adalah JUMLAH dan argumennya adalah angka 2 dan 2. Kami biasanya menulis ini sebagai 2 + 2, tetapi di Excel Anda akan menuliskannya sebagai = SUM (2 + 2). Di sini Anda dapat melihat hasil penambahan sederhana dari dua angka literal ini.

Meskipun tidak ada yang salah dengan formula ini, itu sebenarnya tidak perlu. Anda bisa mengetik = 2 + 2 di Excel dan itu akan bekerja juga. Di Excel, saat Anda menggunakan fungsi seperti JUMLAH, lebih masuk akal jika menggunakan argumen. Dengan JUMLAH fungsi, Excel mengharapkan setidaknya dua argumen, yang akan menjadi referensi ke sel pada spreadsheet.

Bagaimana kami mereferensikan sel di dalam rumus Excel? Yah, itu cukup mudah. Setiap baris memiliki angka dan setiap kolom memiliki huruf. A1 adalah sel pertama pada spreadsheet di kiri atas. B1 akan menjadi sel di sebelah kanan A1. A2 adalah sel tepat di bawah A1. Cukup mudah kan?

Sebelum kita menulis rumus baru, mari kita tambahkan beberapa data dalam kolom A dan B untuk dikerjakan. Silakan ketik angka acak dari A1 ke A10 dan B1 ke B10 untuk kumpulan data kami. Sekarang, masuklah ke D1 dan ketik = SUM (A1, B1). Anda harus melihat hasilnya hanyalah nilai A1 + B1.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengetik rumus di Excel. Pertama, Anda akan melihat bahwa ketika Anda mengetik kurung pembuka pertama ( setelah nama fungsi, Excel akan secara otomatis memberi tahu Anda apa argumen yang mengambil fungsi. Dalam contoh kita, ini menunjukkan nomor 1, nomor 2, dll. Anda memisahkan argumen dengan koma. Fungsi khusus ini dapat mengambil jumlah nilai yang tak terbatas karena itulah cara kerja fungsi SUM.

Kedua, Anda bisa mengetik referensi sel secara manual (A1) atau Anda bisa mengklik sel A1 setelah Anda mengetik kurung buka. Excel juga akan menyorot sel dalam warna yang sama dengan referensi sel sehingga Anda bisa melihat nilai-nilai yang tepat. Jadi kami menjumlahkan satu baris bersama, tetapi bagaimana kami bisa menjumlahkan semua baris lainnya tanpa mengetik rumus lagi atau menyalin dan menempel? Untungnya, Excel membuat ini mudah.

Gerakkan kursor mouse Anda ke sudut kanan bawah sel D1 dan Anda akan melihatnya berubah dari tanda silang putih menjadi tanda tambah hitam.

Sekarang klik dan tahan tombol mouse Anda. Seret kursor ke bawah ke baris terakhir dengan data, lalu lepaskan di bagian akhir.

Excel cukup pintar untuk mengetahui bahwa rumus harus berubah dan mencerminkan nilai-nilai di baris lain daripada hanya menunjukkan Anda A1 + B1 yang sama sepanjang jalan. Sebagai gantinya, Anda akan melihat A2 + B2, A3 + B3 dan sebagainya.

Ada juga cara lain untuk digunakan JUMLAH yang menjelaskan konsep lain di balik argumen di Excel. Katakanlah kita ingin meringkas semua nilai dari A1 hingga A12, lalu bagaimana kita melakukannya? Kita bisa mengetikkan sesuatu seperti = SUM (A1, A2, A3, dll), tapi itu sangat memakan waktu. Cara yang lebih baik adalah dengan menggunakan rentang Excel.

Untuk menjumlahkan A1 hingga A12, yang harus kita lakukan adalah mengetik = SUM (A1: A12) dengan tanda titik dua yang memisahkan dua referensi sel alih-alih koma. Anda bahkan bisa mengetikkan sesuatu seperti = SUM (A1: B12) dan itu akan menjumlahkan semua nilai dalam A1 melalui A12 dan B1 melalui B12.

Ini adalah ikhtisar yang sangat mendasar tentang cara menggunakan fungsi dan rumus di Excel, tapi itu sudah cukup sehingga Anda bisa mulai menggunakan semua fungsi penjumlahan data.

Fungsi Ringkasan

Menggunakan set data yang sama, kita akan menggunakan fungsi ringkasan lainnya untuk melihat angka seperti apa yang bisa kita hitung. Mari kita mulai dengan MENGHITUNG dan COUNTA fungsi.

Di sini saya telah memasukkan MENGHITUNG berfungsi ke D2 dan COUNTA berfungsi ke E2, menggunakan A2: A12 rentang sebagai set data untuk kedua fungsi. Saya juga mengubah nilai dalam A9 ke string teks Halo untuk menunjukkan perbedaannya. MENGHITUNG hanya menghitung sel yang memiliki angka sedangkan COUNTA menghitung sel yang berisi teks dan angka. Kedua fungsi tidak menghitung sel kosong. Jika Anda ingin menghitung sel kosong, gunakan COUNTBLANK fungsi.

Selanjutnya adalah RATA-RATA, MEDIAN dan MODE fungsi. Rata-rata cukup jelas, median adalah angka tengah dalam satu set angka dan mode adalah angka atau angka yang paling umum dalam satu set angka. Di versi Excel yang lebih baru, Anda punya MODE.SNGL dan MODE. BERBAGAI karena mungkin ada lebih dari satu angka yang merupakan angka paling umum dalam satu set angka. Saya menggunakan B2: B12 untuk rentang pada contoh di bawah ini.

Selanjutnya, kita dapat menghitung MIN, MAX dan STDEV untuk himpunan angka B2: B12. Fungsi STDEV akan menghitung seberapa luas nilai tersebar dari nilai rata-rata. Di versi Excel yang lebih baru, Anda punya STDEV.P dan STDEV.S, yang menghitung berdasarkan seluruh populasi atau berdasarkan sampel, masing-masing.

Akhirnya, dua fungsi bermanfaat lainnya adalah BESAR dan KECIL. Mereka mengambil dua argumen: rentang sel dan nilai terbesar ke-k yang ingin Anda kembalikan. Jadi jika Anda ingin nilai terbesar kedua di set, Anda akan menggunakan 2 untuk argumen kedua, 3 untuk angka terbesar ketiga, dll. KECIL bekerja dengan cara yang sama, tetapi memberi Anda angka k-th terkecil.

Terakhir, ada fungsi yang disebut AGREGAT, yang memungkinkan Anda untuk menerapkan salah satu fungsi lain yang disebutkan di atas, tetapi juga memungkinkan Anda melakukan hal-hal seperti mengabaikan baris tersembunyi, mengabaikan nilai kesalahan, dll. Anda mungkin tidak perlu sering menggunakannya, tetapi Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang hal ini di sini jika Anda membutuhkannya.

Jadi itulah gambaran dasar dari beberapa fungsi ringkasan paling umum di Excel. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk mengirim komentar. Nikmati!