6 Tips Menuju Tidak Memiliki Pertemuan yang Tidak Bermanfaat
Apakah itu ad hoc atau yang sudah dijadwalkan, sebagian besar pertemuan tampaknya tidak membantu sama sekali dalam hal menyelesaikan pekerjaan. Anda akan berpikir bahwa membuat semua orang yang terlibat dalam proyek untuk duduk dan berbicara melalui masalah yang muncul, kemudian melakukan brainstorming untuk mencari cara untuk menyelesaikannya, akan sangat membantu. Nah, orang-orang di WebEx ini mengatakan bahwa pertemuan tidak ada gunanya. Dan saya yakin sebagian besar dari Anda setuju, karena seseorang pergi dan membuat ini: kalkulator untuk mengetahui berapa banyak uang yang terbuang hanya dengan mengadakan pertemuan!
Selain lelucon, rapat yang dikelola dengan buruk akan membawa karyawan menjauh dari apa yang harus mereka bayar, meninggalkan telepon tanpa pengawasan, email tidak dijawab. Dan yang terburuk, sebagian besar waktu, orang-orang datang dari pertemuan dengan lebih banyak hal yang harus dilakukan daripada dilakukan - besar, hanya apa yang saya butuhkan, lebih banyak hal yang harus dilakukan. Tetapi itu tidak berarti bahwa rapat harus sepenuhnya dikeluarkan dari tempat kerja. Berikut adalah beberapa saran untuk membantu mempercepat dalam rapat.
1. Hilang dalam enam puluh menit
Seharusnya kejahatan untuk pertemuan berlangsung lebih dari satu jam. Heck, seharusnya a dosa untuk dijadwalkan pertemuan untuk selama itu. Logikanya sederhana: Apa gunanya membawa karyawan Anda menjauh dari pekerjaan mereka sehingga mereka bisa berbicara tentang apa yang mereka lakukan?
(Sumber Gambar: Fotolia)
Jika itu hanya laporan, mereka selalu dapat mengirimi Anda proposal, atau menyelesaikannya dengan lampiran email 23 KB. Jika semua yang Anda inginkan adalah disimpan dalam lingkaran, bawa kepala departemen ke kantor Anda atau ambil secangkir teh dengannya setelah bekerja, dapatkan informasi yang Anda butuhkan kemudian lepaskan kembali ke alam liar 15 menit kemudian.
Rapat kemajuan mingguan hampir tidak bisa membantu, karena sebagian besar pekerjaan membutuhkan lebih dari satu minggu untuk membuahkan hasil, dan itu akan bodoh untuk hanya duduk dan menatap satu sama lain jika kita tidak punya laporan.
Intinya adalah: Rapat harus meningkatkan produktivitas, bukan menunda proses. Buat setiap pertemuan penting, dan buat mereka diperhitungkan.
2. Mengangguk, jauhkan
Ada banyak pertemuan di mana terutama ada satu orang berbicara dan semua orang setuju dengan pidatoer. Jika rapat ada di sana hanya untuk mendengar dukungan orang lain, Anda juga dapat menempatkan rekaman pembicara di ruang rapat agar semua orang mengangguk ke.
(Sumber Gambar: Fotolia)
Untuk memperbaikinya, minta hanya pembuat keputusan di ruangan itu. Dan Anda ingin mereka yang tidak takut berbicara dalam pikiran mereka. Anda ingin eksekutif yang akan memperjuangkan potongan anggaran departemen Anda di sana. Anda menginginkan manajer yang dapat menangkis beban kerja ekstra dan tidak relevan berbicara atas nama Anda. Anda ingin atasan Anda yang berani memberi tahu atasan Anda, "Tidak, ayah. Kita tidak membelikanmu mobil baru. Tim ingin pergi ke Bangkok tahun ini, dan kami akan minum sampanye dalam penerbangan! "
Intinya adalah: Jika Anda akan terjebak dalam rapat, memiliki sedikit perbedaan dalam keputusan yang diambil akan menjadikannya layak untuk Anda.
3. Apa yang kita bicarakan lagi?
Berapa kali selama rapat, mintalah salah satu rekan Anda bertanya kepada manajer Anda sesuatu yang tidak relevan dengan topik yang dibahas, dan mereka menghabiskan setidaknya satu jam (lainnya) untuk mencoba mengetahuinya saat Anda mengutak-atik ponsel Anda, berusaha agar tidak terlihat kesal?
Bukan hal yang aneh jika pikiran seseorang tergelincir oleh pertanyaan yang tiba-tiba, tetapi jika dengan menjawab pertanyaan itu, dan semua masalah lain dalam daftar agenda tidak terjawab, ini akan memengaruhi produktivitas seluruh staf lainnya..
(Sumber Gambar: Fotolia)
Jadikan sebagai titik untuk memiliki a terbatas jumlah agenda yang harus dicapai melalui setiap pertemuan, dan pastikan orang yang memimpin rapat mencapai agenda yang telah ditentukan; tidak lebih, tidak kurang. Gunakan tanda enam puluh menit sebagai dorongan untuk menyelesaikan agenda sesegera mungkin. Jika ada hal-hal lain yang harus diperhatikan, dan jika itu hanya antara beberapa orang daripada seluruh tim yang duduk di dalam ruang pertemuan, minta mereka untuk membawanya keluar, sebelum atau setelah pertemuan.
Intinya adalah: Tetap di jalur untuk membuat pertemuan Anda bermanfaat.
4. Gagasan itu murah; datang dengan solusi
Tidak ada yang berarti akhir yang buruk untuk sebuah pertemuan selain memiliki hadirin yang datang dengan pikiran kosong. Saat ini, saran kosong tidak akan memotongnya. Atasan menginginkan rekam jejak. Manajer menginginkan ROI. Eksekutif menginginkan kelayakan. Dan mereka tidak hanya ingin bola lampu menyala, mereka ingin bukti bahwa ide bisa dan akan kerja. Untuk mendapatkan bukti itu, Anda harus terlebih dahulu melakukan riset.
(Sumber Gambar: Fotolia)
Ketika Anda tidak melakukannya, ini terjadi.
Ashkin Fureit: Anda tahu, saya pikir kita harus mencoba beralih ke pemasok baru.Kamu: Siapa yang ada dalam pikiran Anda?Ashkin Fureit: Oh, saya tidak tahu ada pemasok baru. Saya hanya berpikir bahwa itu akan menjadi ide yang baik untuk beralih ke yang baru karena yang ini selalu terlambat.
Kelompok ini mulai mengoper bola di sekitar, membuang 15 menit lagi, sebelum melompat ke agenda berikutnya. Dalam pertemuan berikutnya, pemasok yang sama masih digunakan.
Jika Ashkin sudah memiliki kontak dengan pemasok alternatif, kutipan mereka dan tanggal pengiriman yang diusulkan, tim dapat memutuskan di sana dan kemudian pemasok baru mana yang akan diambil. Masalah ini akan diselesaikan dalam waktu kurang dari lima menit.
Intinya adalah: Ambil kepemilikan ide-ide Anda dan mulai dari awal. Berhentilah menyarankan ide-ide cemerlang hanya untuk menunggu orang lain melaksanakannya.
5. Jernih mungkin saja memotongnya
Seberapa sering Anda keluar dari rapat dengan berpikir bahwa manajer Anda telah mengatakan satu hal tetapi bukan itu yang Anda dengar? Bersihkan semuanya sebelum Anda membersihkannya. Jika komunikasi adalah masalah yang terus-menerus, ada baiknya manajer Anda mengulang sendiri sementara Anda memiliki saksi lain di ruangan itu..
(Sumber Gambar: Fotolia)
Intinya adalah: Perjelas tujuan tim Anda sebelum Anda semua mulai berlari di tiang gawang yang berbeda.
Jika ini tidak berhasil, coba tip berikutnya.
6. Beri saya waktu sebentar
Notulen rapat adalah alat yang bagus untuk membuat semuanya berjalan jika Anda tahu bagaimana melakukannya dengan benar. Sebagai permulaan, itu harus memiliki sejumlah hal: apa yang telah diputuskan; apa yang perlu dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab untuk melakukannya; dan tenggat waktu untuk itu. Hal pertama akan memastikan bahwa pertemuan itu benar-benar berguna untuk sesuatu, yang kedua memastikan bahwa setiap orang telah ditugaskan peran masing-masing, dan yang ketiga secara harfiah membuat mereka berkeringat.
(Sumber Gambar: Fotolia)
Jika Anda keluar tanpa mengetahui apa yang baru saja terjadi di ruang rapat, menit itu akan membantu Anda dan semua orang memperbaiki posisi Anda. Kalau tidak, untuk apa rapat?
Intinya adalah: Tidak ada yang main-main ketika ada yang tinta.
Kesimpulan
Seseorang lebih tahu daripada menggeneralisasi, itulah sebabnya saya ingin mengetahui pandangan Anda tentang rapat: apakah itu berhasil? Apakah mereka diperlukan di tempat kerja saat ini? Sudahkah kantor Anda membatalkan ritual mingguan atau bulanan yang menegangkan yang merupakan rapat kantor? Sampaikan pendapatmu pada bagian komentar di bawah ini.
