Lampiran, Tanda Tangan, dan Keamanan

Dalam pelajaran ini, kami fokus pada lampiran dan bagaimana Anda dapat merapikan pesan email Anda dengan tanda tangan yang dipersonalisasi.

NAVIGASI SEKOLAH

1. Mengenal Gmail
2. Aplikasi Seluler, Menulis Surat, dan Percakapan
3. Manajemen Kotak Masuk dan Label
4. Filter Surat dan Sistem Bintang
5. Lampiran, Tanda Tangan, dan Keamanan
6. Undangan dan Responden Liburan
7. Gunakan Gmail sebagai Daftar Tugas
8. Banyak Akun, Pintasan Keyboard, dan Signout Jarak Jauh
9. Gunakan Akun Gmail Anda untuk Mengakses Akun Lain
10. Tip Daya dan Lab Gmail

Kami menutup segala sesuatunya dengan informasi tentang cara terbaik melindungi data akun Anda dan juga mencadangkan data Anda secara lokal sehingga Anda selalu memilikinya, bahkan jika Anda menghapus akun Anda.

Lampiran

Menambahkan lampiran ke email di Gmail itu mudah. Yang terbaik dari semuanya, dengan Gmail, Anda dapat menghindari rasa malu mengirimkan email tindak lanjut jika Anda lupa melampirkan file.

CATATAN: Pesan Gmail dapat berukuran hingga 25 megabyte (MB). Jika Anda perlu mengirim lampiran dalam pesan yang menyebabkannya lebih besar dari 25MB, Anda dapat memasukkan file dari Google Drive. Tidak ada batasan jumlah lampiran yang diperbolehkan per pesan, asalkan Anda tidak melebihi batas ukuran 25MB.

Salah satu caranya adalah dengan mengklik "Lampirkan file" di bagian bawah jendela "Compose".

Pilih file Anda untuk dilampirkan ke pesan di kotak dialog "Buka". Anda dapat melampirkan banyak file sekaligus dengan memilih beberapa file seperti yang Anda lakukan pada Windows Explorer. Klik "Buka" untuk melampirkan file yang dipilih.

Kemajuan lampiran file ditampilkan di bagian bawah pesan.

Sekarang, bagaimana jika Anda lupa melampirkan file Anda? Gmail tidak akan membiarkan Anda lupa. Gmail mengenali ketika Anda telah menulis frasa tertentu di badan pesan Anda, dan sebelum itu akan mengirim pesan, pesan pengingat muncul.

Klik "Batal" dan lampirkan file sebelum mengirim pesan.

Salah satu dari frasa berikut akan meminta pengingat lampiran untuk ditampilkan.

• Lihat Lampiran
• Lihat Lampiran
• Lihat Lampiran
• terlampir pada email ini
• Saya sudah melampirkan
• saya telah melampirkan
• Saya sudah termasuk
• Saya sudah termasuk
• file terlampir

Gunakan Drag-and-Drop untuk Melampirkan File

Anda juga dapat menarik-dan-menjatuhkan file ke pesan yang Anda buat untuk melampirkannya. Cukup seret file dari jendela Explorer ke pesan yang Anda buat.

Siapkan Tanda Tangan Email di Gmail Mobile

Tanda tangan email memungkinkan Anda untuk secara otomatis memasukkan beberapa baris informasi kontak (atau informasi lainnya) ke bagian bawah setiap pesan email keluar, yang memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengiklankan bisnis Anda atau diri Anda sendiri..

Gmail memungkinkan Anda mengatur tanda tangan untuk disertakan dalam pesan yang Anda buat.

Untuk mengatur tanda tangan yang akan secara otomatis ditambahkan ke setiap email yang Anda buat di Gmail, klik tombol roda gigi pengaturan dan pilih "Pengaturan" dari menu drop-down. Tetap di tab "Umum", gulir ke bawah ke bagian "Tanda Tangan" dan pilih opsi di bawah "Tidak ada tanda tangan" untuk menghidupkan fitur.

Masukkan teks yang ingin Anda gunakan sebagai tanda tangan Anda. Jika Anda memiliki logo, Anda dapat menyisipkannya sebagai gambar dengan teks Anda atau sendiri. Anda juga dapat menambahkan hyperlink ke teks di tanda tangan Anda, dengan memilih teks untuk tautan dan mengklik tombol "Tautan" pada bilah alat.

CATATAN: Jika Anda ingin menambahkan gambar ke tanda tangan Anda, Anda perlu menggunakan gambar yang tersedia untuk umum di web. Misalnya, untuk menggunakan logo perusahaan Anda, Anda mungkin dapat menemukannya di situs perusahaan Anda dan menyalin URL dari sana. Anda memerlukan URL web untuk memasukkan gambar dalam tanda tangan Anda. Jika gambar yang ingin Anda gunakan belum tersedia di web, Anda dapat menggunakan situs-situs seperti Blogger dan Google Sites untuk membuat situs web sederhana dan mengunggah gambar Anda ke sana. Atau, Anda dapat menggunakan layanan hosting gambar.

Di bawah "Tautan ke," tentukan apakah tautan itu ke "alamat Web" atau "alamat Email." Masukkan URL atau alamat email di kotak "Ke URL mana tautan ini harus pergi?". Jika Anda ingin menguji tautan untuk memastikannya berfungsi, klik "Uji tautan ini." Ketika Anda puas, klik "OK."

Tautan dimasukkan. Ketika kursor berada pada salah satu teks yang ditautkan, opsi tambahan ditampilkan. Anda dapat "Pergi ke tautan," Ubah "tautan, atau" Hapus "tautan. Untuk menyembunyikan opsi-opsi ini, klik "X" di sisi kanan kotak, atau klik teks lain yang tidak terkait dalam tanda tangan.

Gmail secara otomatis memasukkan dua tanda hubung (-) di atas tanda tangan Anda, memisahkannya dari isi pesan email, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

Anda dapat memilih untuk tidak menggunakan tanda hubung. Untuk melakukannya, pilih kotak centang "Sisipkan tanda tangan ini sebelum teks yang dikutip dalam balasan dan hapus baris '-' yang mendahuluinya". Perhatikan bahwa opsi ini juga akan memasukkan tanda tangan Anda sebelum teks yang dikutip dalam balasan.

Klik "Simpan Perubahan."

Anda dapat mengedit atau menghapus tanda tangan secara manual setelah dimasukkan ke dalam pesan baru.

Siapkan Tanda Tangan Email di Gmail Mobile

Aplikasi seluler Gmail memungkinkan Anda mengatur tanda tangan untuk digunakan di aplikasi yang terpisah dari tanda tangan yang Anda buat di Gmail di browser.

Kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengatur tanda tangan pada ponsel Android. Untuk menambahkan tanda tangan di aplikasi Gmail pada ponsel Android, klik tombol menu ponsel Anda dan pilih "Pengaturan" dari menu sembulan.

Pada layar "Pengaturan", sentuh alamat email untuk akun tempat Anda ingin mengatur tanda tangan.

Sentuh opsi "Tanda Tangan" pada layar "Pengaturan".

Masukkan tanda tangan Anda pada dialog sembulan "Tanda Tangan" dan sentuh "OK."

CATATAN: Anda dapat menekan "Enter" di tanda tangan untuk meletakkan teks tanda tangan Anda di beberapa baris, namun, Anda tidak dapat menambahkan hyperlink ke teks di tanda tangan Anda di aplikasi Gmail.

Tanda tangan ditampilkan di bawah opsi "Tanda Tangan" pada layar "Pengaturan".

Tekan tombol "Kembali" di ponsel Anda dua kali untuk kembali ke kotak masuk Anda. Sentuh tombol "Tulis".

Tanda tangan yang Anda tetapkan secara otomatis ditambahkan ke pesan email baru.

Siapkan Banyak Tanda Tangan

Anda hanya dapat menambahkan satu tanda tangan di Gmail. Namun, ada cara mengatasi batasan ini di browser. Jika Anda memerlukan lebih dari satu tanda tangan di Gmail, Anda bisa membuat yang lain menggunakan fitur "Respons Kalengan" di Lab Gmail.

Kami akan membahas fitur ini dalam Pelajaran 10 ketika kami berbicara tentang fitur-fitur canggih di Gmail Labs.

Amankan Akun dan Data Anda

Kami ingin mengubah persneling sedikit untuk sisa pelajaran ini untuk fokus pada keamanan akun dan mencadangkan data Anda. Karena Anda akan menyimpan begitu banyak kehidupan Anda (kontak, kalender, tugas, dll.) Akun Gmail Anda, sangat penting Anda tahu bagaimana menjaganya agar tetap aman, aman, dan, jika perlu, cara membuat cadangan data Anda jika-kalau , misalnya, Anda pernah memutuskan ingin menghapus akun Anda.

Amankan Data Anda Menggunakan Pengaturan Akun Google

Anda dapat mengubah kata sandi, opsi pemulihan akun, dan pemberitahuan di bagian "Keamanan" di bagian "Akun".

Untuk mengakses layar "Akun", klik tombol roda gigi "Pengaturan" dan pilih "Pengaturan" dari daftar drop-down. Klik "Akun" di bagian atas layar "Pengaturan".

Di bagian "Ubah pengaturan akun", Anda dapat mengubah kata sandi, mengubah opsi pemulihan kata sandi, dan mengakses "pengaturan Akun Google" lainnya.

Ubah Kata Sandi Gmail Anda

Sebaiknya sesekali ganti kata sandi untuk mencegah akses tidak sah ke akun daring Anda, termasuk Gmail. Jika Anda mencurigai seseorang mungkin telah mendapatkan akses ke akun Gmail Anda, Anda harus segera mengganti kata sandi.

Untuk mengubah kata sandi Anda, akses layar "Akun" utama seperti yang dijelaskan di atas. Di bagian "Ubah pengaturan akun", klik tautan "Ubah kata sandi".

Pada layar "Ubah kata sandi Anda", masukkan "Kata sandi Anda" dan kemudian masukkan "Kata sandi baru," lagi di "Konfirmasikan kata sandi baru," dan klik "Ubah Kata Sandi" untuk menerima perubahan.

Pulihkan atau Atur Ulang Kata Sandi Gmail Anda jika Anda Lupa

Jika Anda lupa kata sandi Gmail, ada beberapa cara untuk memulihkan atau meresetnya.

Akses bagian "Akun" pada layar "Pengaturan", seperti yang dibahas sebelumnya. Klik tautan "Ubah opsi pemulihan kata sandi" di "Ubah pengaturan akun."

Gunakan layar "Opsi pemulihan akun" untuk lebih mengamankan akun Google Anda dan untuk menyediakan cara mengakses akun jika Anda lupa kata sandi.

Anda dapat memberikan nomor "Ponsel" untuk membantu melindungi akun Anda, "Alamat email pemulihan" yang memungkinkan Google untuk menghubungi Anda tentang perubahan pada akun Anda, dan "Alamat email alternatif," yang memberikan alamat email pemulihan lain serta metode lain untuk masuk ke akun Google Anda.

Anda juga dapat memberikan "pertanyaan keamanan" ke akun Anda untuk memastikan bahwa ini memang akun Anda, ketika menghubungi Google tentang hal itu.

Buat perubahan yang Anda inginkan untuk opsi pemulihan akun Anda dan klik "Simpan" ketika Anda selesai.

Dapatkan Lapisan Keamanan Tambahan Menggunakan Verifikasi 2 Langkah

Bagian "Keamanan" pada layar "Akun" juga memungkinkan Anda untuk menerapkan verifikasi 2 langkah ke akun Anda untuk memberikan lapisan keamanan tambahan menggunakan ponsel Anda.

Singkatnya, ketika Anda memilih untuk menambahkan verifikasi 2 langkah ke akun Google Anda, setelah memasukkan kata sandi Anda, Google kemudian akan mengirim teks kode numerik ke ponsel Anda. Anda kemudian memverifikasi identitas Anda dengan memasukkan kode di layar berikutnya, yaitu langkah kedua.

Lihat artikel kami tentang mengamankan akun Google Anda menggunakan verifikasi 2 langkah untuk informasi terperinci tentang pengaturan fitur ini.

Lindungi Privasi Anda Menggunakan Pilihan Gambar Eksternal

Hingga kini secara default, Gmail selalu bertanya kepada Anda sebelum menampilkan gambar dalam email. Beberapa pengirim mungkin mencoba menggunakan gambar untuk mengirimkan virus atau malware ke komputer atau perangkat seluler Anda, dengan mengorbankan keamanannya.

Pada Desember 2013, Google mengubah cara Gmail menangani gambar dalam email. Di browser Anda, Gmail akan menampilkan gambar dalam pesan Anda secara otomatis sekarang. Perubahan ini akan diluncurkan ke Gmail untuk Android dan iOS "pada awal 2014."

Namun, pesan Gmail akan tetap aman. Biasanya, gambar disajikan langsung dari server host eksternal asli. Namun, sekarang Gmail akan menayangkan semua gambar melalui server proxy Google sendiri yang aman. Ini melindungi Anda dengan cara-cara berikut:

• Pengirim tidak dapat menggunakan pemuatan gambar untuk mendapatkan informasi seperti alamat IP atau lokasi Anda.
• Pengirim tidak dapat mengatur atau membaca cookie di browser Anda.
• Gmail memeriksa gambar Anda dari virus atau malware yang dikenal.

Gmail akan terus memindai setiap pesan untuk konten yang mencurigakan dan jika Gmail menganggap pengirim atau pesan mencurigakan atau berpotensi berbahaya, gambar tidak akan ditampilkan dan Anda akan ditanya apakah Anda ingin melihat gambar.

Jadi, Google akan tetap bertanggung jawab atas keamanan gambar yang diterima melalui Gmail. Menurut Google, "email Anda sekarang akan lebih aman, lebih cepat dan lebih indah dari sebelumnya."

Pilih Apakah akan Menampilkan Gambar Secara Otomatis di Pengaturan

Jika Anda tidak ingin gambar ditampilkan secara otomatis, Anda masih dapat memilih untuk menampilkan gambar berdasarkan setiap pesan.

Lihat artikel kami di How-To Geek untuk mempelajari lebih lanjut tentang fitur ini, dan tentang bagaimana mengubah pengaturan sehingga Anda dapat memutuskan untuk menampilkan gambar untuk setiap pesan secara terpisah..

Mencadangkan Data Anda

Anda selalu diajari bahwa mencadangkan data, seperti dokumen, catatan, dll., Dan hal yang sama berlaku untuk email, data kalender, dan kontak..

Anda sekarang memiliki kemampuan di Gmail untuk mengekspor salinan data Anda dari berbagai produk Google, seperti Kalender dan Kontak, dan Anda akan segera memiliki kemampuan untuk mengekspor salinan pesan Gmail Anda.

Setiap layanan Google diarsipkan dalam format yang berbeda. Untuk informasi tentang masing-masing format yang tersedia untuk layanan yang berbeda, lihat halaman bantuan Google.

Untuk mengarsipkan Data Google Anda, klik tombol roda gigi "Pengaturan" dan pilih "Pengaturan" dari menu drop-down, dan klik tab "Akun" pada layar "Pengaturan".

Di bagian "Ubah pengaturan akun" pada layar "Akun", klik tautan "Pengaturan Akun Google".

Pada layar "Akun", klik "Unduh data Anda" di bawah "Akun."

Pada layar "Unduh salinan data Anda", klik "Buat arsip."

Layar selanjutnya memungkinkan Anda memilih produk Google yang ingin Anda unduh data Anda. Ikuti petunjuk di layar untuk membuat arsip Anda.

Anda juga dapat mengeklik tautan "Arsip saya" di sudut kanan atas untuk mengakses arsip Anda dan mengunduhnya ke komputer Anda.

Cadangkan Akun Gmail Anda Menggunakan Metode Lain

Anda juga dapat menggunakan alat sumber terbuka yang disebut GMVault untuk mengunduh cadangan akun Gmail Anda. Ini adalah alat baris perintah yang dapat digunakan di Windows, Linux, dan Mac OS X.

Jika Anda tidak nyaman menggunakan alat baris perintah, Anda dapat menggunakan klien email gratis Thunderbird untuk mengunduh dan mencadangkan email Anda dari akun Gmail Anda.

Jika Anda menggunakan Ubuntu, kami telah menjelaskan cara menggunakan program yang disebut Getmail untuk membuat cadangan akun Gmail Anda.

Anda bahkan dapat membuat cadangan pesan Gmail Anda dengan secara otomatis meneruskannya ke alamat email lain. Bantuan Google menjelaskan cara melakukan ini. Perhatikan bahwa metode ini hanya akan membuat cadangan email yang Anda terima, bukan email yang Anda kirim.

Selanjutnya…

Menambahkan lampiran ke pesan Gmail sangat mudah dan yang terbaik, jika Anda adalah tipe pelupa, sistem akan mengingatkan Anda. Itu berita bagus, terutama jika Anda telah menambahkan tanda tangan yang terlihat profesional dan Anda tidak ingin mempermalukan diri sendiri dengan lupa menyertakan file.

Lebih penting lagi, Anda sekarang memiliki pemahaman yang lebih baik tentang opsi keamanan yang tersedia untuk Anda, dan bagaimana cara terbaik menjaga keamanan akun Anda sambil menjaga integritas data berharga Anda.

Pelajaran selanjutnya akan membahas undangan dan responden liburan sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan acara penting dan Anda dapat memberi tahu orang dengan cepat kapan Anda keluar dari kantor dan kapan Anda akan kembali.