Manajemen Kotak Masuk dan Label

Dalam pelajaran hari ini, kami akan membantu Anda memahami bagaimana cara lebih baik mengategorikan kotak masuk Anda dan mengatur pesan Anda dengan label dan beberapa tab yang telah ditentukan tetapi dapat dikonfigurasi.

NAVIGASI SEKOLAH

1. Mengenal Gmail
2. Aplikasi Seluler, Menulis Surat, dan Percakapan
3. Manajemen Kotak Masuk dan Label
4. Filter Surat dan Sistem Bintang
5. Lampiran, Tanda Tangan, dan Keamanan
6. Undangan dan Responden Liburan
7. Gunakan Gmail sebagai Daftar Tugas
8. Banyak Akun, Pintasan Keyboard, dan Signout Jarak Jauh
9. Gunakan Akun Gmail Anda untuk Mengakses Akun Lain
10. Tip Daya dan Lab Gmail

Setelah akun Gmail Anda mendapatkan kekuatan dan Anda mulai menerima banyak pesan, Anda ingin belajar menjinakkan torrent ke aliran yang lebih mudah dikelola. Filter Gmail memungkinkan Anda untuk mengelola pesan email yang masuk, membantu Anda menjauhkan email yang kurang penting dan menyaringnya menjadi label. Sebelum Anda mulai mempelajari filter dalam Pelajaran 4, Anda perlu mempelajari cara membuat dan memberi label, folder yang setara dengan Gmail, dan itulah yang akan kita bicarakan hari ini.

Pertama, kita akan berbicara tentang antarmuka tab otomatis Gmail, Kotak Masuk Prioritas, dan semua pengaturan yang dikandungnya.

Secara otomatis Kategorikan Kotak Masuk Anda Menggunakan Tab yang Dapat Dikonfigurasi

Gmail sekarang menawarkan kategori tab dan otomatis untuk kotak masuk Anda. Fitur ini memecah kotak masuk Anda menjadi "Utama," "Sosial," "Promosi," "Pembaruan," dan "Forum." Jika Anda berpartisipasi dalam banyak layanan online, fitur ini dapat berguna.

Pada dasarnya, pesan yang diterima untuk jenis situs tertentu atau konten tertentu, dapat dikumpulkan di berbagai bagian kotak masuk Anda. Ini dapat menghasilkan kotak masuk yang kurang berantakan.

Pilih Tab Yang Terlihat di Kotak Masuk Anda

Tab ini dapat dikonfigurasi memungkinkan Anda untuk memilih tab mana yang Anda inginkan tersedia di kotak masuk Anda. Untuk mengubah tab mana yang terlihat, klik ikon plus di sebelah kanan tab.

Kotak dialog "Pilih tab yang akan diaktifkan" ditampilkan. Pilih kotak centang untuk tab yang Anda inginkan tersedia di kotak masuk Anda.

CATATAN: Jika Anda menyembunyikan tab, pesan dari kategori itu akan ditampilkan di tab "Utama" Anda. Juga, teks pada tab tidak dapat diubah dan Anda tidak dapat menambahkan tab kustom. Gunakan label khusus sebagai gantinya (dibahas di bagian berikutnya) untuk lebih lanjut mengategorikan pesan Anda.

Anda juga dapat memilih tab mana yang akan ditampilkan di kotak masuk Anda pada tab "Kotak Masuk" pada layar "Pengaturan", di bagian "Kategori".

Atur Pesan Anda Menggunakan Gaya dan Pengaturan Kotak Masuk

Gaya kotak masuk memungkinkan Anda untuk mengatur kotak masuk Gmail dengan cara yang paling sesuai untuk Anda. Anda dapat mengatur kotak masuk Anda menggunakan tab yang dapat dikonfigurasi, seperti yang disebutkan sebelumnya dalam pelajaran ini, atau menjadi beberapa bagian seperti "Belum Dibaca," "Berbintang," dan "Penting."

Ubah jenis kotak masuk Anda

Untuk mengubah ke gaya kotak masuk yang berbeda, buka layar "Pengaturan" dan klik tab "Kotak Masuk".

Di bagian “Jenis kotak masuk”, pilih jenis kotak masuk yang ingin Anda gunakan dari daftar turun bawah.

Setiap jenis kotak masuk memiliki pengaturannya sendiri. Setelah Anda memilih "Jenis kotak masuk," pengaturan untuk jenis tampilan di bawah pilihan "Jenis kotak masuk". Lakukan perubahan pada pengaturan dan klik "Simpan Perubahan."

Anda juga dapat dengan cepat mengubah beberapa pengaturan gaya kotak masuk tepat di kotak masuk Anda mengklik panah bawah yang terletak di paling kanan dari setiap judul bagian.

Bantuan Gmail menyediakan deskripsi jenis kotak masuk. Silakan bereksperimen dengan berbagai gaya kotak masuk untuk melihat mana yang paling cocok untuk Anda. Anda selalu dapat kembali ke default jika Anda berubah pikiran.

Anda juga dapat dengan cepat mengubah gaya kotak masuk Anda dengan menggerakkan tetikus Anda di atas label "Kotak Masuk" dan mengklik panah bawah yang ditampilkan. Pilih gaya kotak masuk yang diinginkan dari menu tarik-turun “Jenis Kotak Masuk”. Perhatikan bahwa menggerakkan mouse Anda di atas setiap gaya menyediakan deskripsi singkat dari setiap jenis.

Atur dan Kategorikan Pesan Anda Menggunakan Label

Kami secara singkat memperkenalkan Anda pada label pada Pelajaran 1 dari seri ini. Label memungkinkan Anda untuk mengatur pesan email Anda ke dalam kategori. Namun mirip dengan folder, tidak seperti folder, Anda dapat menerapkan lebih dari satu label pada satu pesan.

CATATAN: Gmail mendukung maksimal 5.000 label, termasuk sub-label. Jika Anda melebihi batas ini, Anda mungkin menemukan bahwa pengalaman Gmail Anda lebih lambat, dan Anda mungkin mengalami kesalahan. Hapus label yang mungkin tidak Anda gunakan lagi. Menghapus label tidak menghapus pesan.

Buat Label Baru

Anda dapat membuat label khusus sendiri untuk menjaga kotak masuk Anda terorganisir dan bahkan memindahkan pesan dari kotak masuk ke label Anda (bertindak sebagai folder). Kami akan menunjukkan kepada Anda cara membuat label yang bersarang di bawah label lain, seperti subfolder di dalam folder.

Untuk membuat label khusus baru yang akan menjadi folder utama, klik "Lainnya" di daftar label di sisi kiri layar Gmail utama.

Ketika daftar mengembang, klik tautan "Buat label baru".

Masukkan nama untuk label di kotak edit "Silakan masukkan nama label baru" pada kotak dialog "Label Baru". Klik "Buat" untuk menyelesaikan pembuatan label baru.

CATATAN: Karena ini adalah label induk yang akan berisi sub-label, kami tidak akan membuat sarang label ini.

Untuk membuat sub-label di bawah label induk yang baru saja Anda buat, klik "Buat label baru" lagi.

Pada kotak dialog "Label Baru", masukkan nama sub-label yang ingin Anda buat di kotak edit "Silakan masukkan nama label baru". Pilih kotak centang "Sarang label di bawah", pilih label induk yang baru saja Anda buat dari daftar drop-down, dan klik "Buat."

Anda juga dapat membuat label bersarang dengan memasukkan label induk, diikuti dengan garis miring (/), dan kemudian memasukkan nama label bersarang - semua di kotak edit "... nama label baru" Misalnya, kita bisa memasukkan "Pribadi / Teman" di kotak edit dan tidak memilih kotak centang "Label sarang di bawah".

CATATAN: Label induk harus sudah ada untuk membuat label bersarang di bawahnya. Anda tidak dapat membuat kedua label secara bersamaan. Dalam contoh kita, kita harus membuat label "Pribadi" terlebih dahulu sebelum membuat label "Teman" bersarang.

Label bersarang tampak seperti contoh berikut.

Label induk baru, dengan label bersarangnya, juga ditambahkan ke daftar label yang tersedia pada tombol tindakan "Label", serta daftar label yang tersedia pada tombol tindakan "Pindah ke".

Terapkan Label ke Pesan

Ada dua cara menerapkan label ke pesan. Anda dapat menerapkan label pada pesan sambil meninggalkan pesan di kotak masuk Anda. Anda juga dapat memindahkan pesan ke label seperti memindahkannya ke folder. Kami akan menunjukkan Anda berdua metode.

Terapkan Label ke Pesan Saat Meninggalkan Mereka di Kotak Masuk Anda.

Metode ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah menerapkan beberapa label ke satu pesan.

Untuk menerapkan label pada pesan sambil menyimpan pesan di kotak masuk Anda, pilih kotak centang di sebelah kiri pesan untuk memilihnya (atau buka pesan). Kemudian klik tombol tindakan "Label" dan pilih satu atau lebih label dari menu drop-down.

Ingat, Anda dapat menerapkan lebih dari satu label pada sebuah pesan. Menu "Label" tidak hilang begitu Anda memilih label, sehingga Anda dapat memilih beberapa label sekaligus.

Untuk menerapkan label yang dipilih ke pesan, klik "Terapkan" di bagian bawah menu.

Label kemudian ditampilkan di sebelah kiri baris subjek pesan.

Jika Anda memiliki daftar panjang label, Anda dapat mulai mengetik nama label setelah mengklik tombol tindakan "Label" untuk menemukan label dalam daftar.

Terapkan Label ke Pesan dan Pindahkan Dari Kotak Masuk Anda

Untuk menerapkan label pada pesan dan memindahkan pesan dari kotak masuk Anda secara bersamaan, seret pesan ke label yang diinginkan dalam daftar di sebelah kiri. Saat Anda menggerakkan mouse ke atas daftar, mouse akan melebar untuk menampilkan label yang saat ini mungkin disembunyikan.

Perhatikan bahwa Anda dapat menggunakan metode ini untuk mengidentifikasi pesan sebagai spam, selain menggunakan tombol tindakan "Laporkan spam". Cukup seret pesan yang menyinggung ke label "Spam".

Memindahkan pesan ke label "Trash" menghapus pesan. Ini sama dengan memilih pesan, atau membukanya, dan mengklik tombol tindakan "Hapus".

Buka Label

Membuka label seperti membuka folder. Semua pesan yang terkait dengan label itu terdaftar. Untuk membuka label, klik label yang diinginkan dalam daftar label di sisi kiri layar Gmail utama. Jika label yang diinginkan tidak terlihat, klik "Lainnya" untuk mengakses daftar lengkap.

Semua pesan yang terkait dengan label itu ditampilkan. Perhatikan istilah pencarian di kotak "Cari". Gmail secara otomatis mengisi kotak "Cari" dengan filter yang sesuai untuk menampilkan pesan yang dipilih. Kami akan membahas filter nanti dalam pelajaran ini.

Perhatikan bahwa jika Anda menerapkan label ke pesan tanpa memindahkan pesan ke label itu (dan keluar dari kotak masuk) dan kemudian Anda membuka label, label "Kotak Masuk" ditampilkan pada pesan, menunjukkan bahwa pesan tersebut masih berada di kotak masuk.

Untuk kembali ke kotak masuk Anda, klik label "Kotak Masuk" di daftar di sebelah kiri.

Jika Anda ingin memindahkan pesan kembali ke kotak masuk Anda, cukup buka folder label untuk mengakses pesan dan seret pesan kembali ke kotak masuk. Perhatikan bahwa pesan masih memiliki label yang diterapkan padanya.

Hapus Label dari Pesan

Jika Anda memutuskan tidak ingin label tertentu yang terkait dengan pesan, Anda dapat dengan mudah menghapusnya.

Untuk melakukannya, pilih pesan menggunakan kotak centang di sebelah kiri pesan, atau buka pesan. Klik tombol "Label", pilih label di menu drop-down yang ingin Anda hapus dari pesan, lalu klik "Terapkan."

CATATAN: Anda dapat menghapus beberapa label dari satu pesan sekaligus. Cukup pilih semua label yang ingin Anda hapus di menu drop-down "Label" sebelum mengklik "Terapkan."

Ubah Warna Label

Anda dapat menetapkan warna pada label Anda sehingga Anda dapat dengan mudah menemukannya di kotak masuk Anda. Secara default, semua label diwarnai dengan latar belakang abu-abu terang dan teks abu-abu gelap. Label "Pribadi / Teman" pada gambar di bawah ini menggunakan warna default. Label lain, "HTG School" dan "Admin," memiliki warna lain yang diterapkan padanya.

Untuk mengubah warna pada label, gerakkan mouse Anda ke label yang diinginkan. Klik panah bawah di sebelah kanan label untuk mengakses menu tarik-turun.

Gerakkan mouse Anda ke atas opsi "Label warna" dan pilih kombinasi teks dan warna dengan mengkliknya.

Anda juga dapat menggunakan opsi "Hapus warna" untuk menghapus warna dari label dan kembali ke default.

Jika Anda tidak ingin ada kombinasi yang ditampilkan, Anda dapat memilih kombinasi khusus dengan mengklik "Tambahkan warna kustom". Pilih "Warna Latar Belakang" dan "Warna Teks" pada kotak dialog "Tambahkan warna kustom" yang ditampilkan.

Pratinjau kombinasi yang dipilih dengan tulisan "Preview Label Color."

Siapkan Akses Sekali Klik ke Label Gmail Standar dan Ubahsuaian

Anda dapat dengan mudah membuat akses satu klik ke label.

Untuk melakukan ini, buka label seperti yang kita bahas sebelumnya dalam pelajaran ini, lalu seret favicon halaman dari bilah alamat ke bilah alat Bookmark. Sekarang, Anda dapat mengklik bookmark ini untuk mengakses semua pesan Anda yang terkait dengan label ini.

Sembunyikan dan Tampilkan Label di Gmail

Jika Anda memiliki daftar panjang label di Gmail, Anda mungkin ingin label tertentu terlihat lebih sering Anda gunakan saat menyembunyikan yang lain.

Sembunyikan Label

Untuk menyembunyikan label di Gmail, klik label yang ingin Anda sembunyikan di daftar label di bawah tombol "Compose" dan seret ke tautan "Lainnya" di bawah daftar label yang terlihat.

CATATAN: Tautan "Lainnya" menjadi tautan "Lebih Sedikit" saat Anda memindahkan label ke sana.

Label dipindahkan sehingga tercantum di bawah "Kategori," yang ditampilkan ketika Anda mengklik "Lainnya" untuk memperluas daftar label. Jika tautan "Kurang" tersedia daripada tautan "Lainnya", "Kategori" dapat dilihat hanya dengan menggerakkan mouse Anda ke atas daftar label.

Buat Label Tersembunyi Terlihat

Untuk membuat label tersembunyi terlihat, klik "Lainnya" (jika perlu) untuk menampilkan bagian "Kategori". Klik dan seret label yang diinginkan dari bagian "Kategori" ke label "Kotak Masuk".

Label dipindahkan kembali ke daftar label utama, dalam urutan abjad.

Sembunyikan Sistem Preset Label Gmail seperti Berbintang, Terkirim Surat, Konsep, Spam, atau Sampah

Label Gmail yang telah ditetapkan sebelumnya juga dapat disembunyikan. Untuk menyembunyikan salah satu label ini, klik "Lainnya" di bawah daftar label.

Klik "Kelola label" di bawah "Kategori."

Layar Pengaturan "Label" ditampilkan.

Di bagian "Label sistem", cari label sistem yang ingin Anda sembunyikan dan klik tautan sembunyikan di kolom "Tampilkan di daftar label".

CATATAN: Label tidak sepenuhnya disembunyikan, melainkan dipindahkan di bawah tautan "Lainnya".

Akses Pengaturan Label pada Layar Pengaturan

Layar pengaturan "Label" juga dapat diakses menggunakan tombol "Pengaturan". Kami akan merujuk ke berbagai bagian layar Pengaturan sepanjang seri ini. Prosedur untuk mengakses "Pengaturan" akan selalu sama.

Untuk mengakses alat filter pada layar "Pengaturan", klik tombol "Pengaturan" (roda gigi) di sudut kanan atas jendela Gmail utama.

Kemudian pilih "Pengaturan" dari menu drop-down.

Setelah di layar "Pengaturan", Anda dapat mengakses pengaturan untuk "Label," "Filter," "Kotak Masuk," "Tema," dan bagian serta fitur Gmail lainnya..

Sembunyikan Label tanpa Surat yang Belum Dibaca Secara Otomatis di Gmail

Dengan kemampuan untuk menyembunyikan label dan secara otomatis mengarahkan pesan ke label-label tersebut menggunakan filter (lihat bagian selanjutnya), Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara cepat mengetahui apakah Anda memiliki pesan yang belum dibaca di label yang tersembunyi. Anda dapat dengan mudah memilih untuk menampilkan label tersembunyi ketika ada pesan yang belum dibaca di dalamnya. Dengan begitu, Anda tidak akan melewatkan pesan penting apa pun.

Untuk menyiapkan Gmail sehingga menyembunyikan label kecuali mengandung pesan yang belum dibaca, akses layar pengaturan "Label" menggunakan salah satu metode yang disebutkan sebelumnya.

Untuk setiap sistem dan label khusus yang ingin Anda sembunyikan jika tidak mengandung surat yang belum dibaca, klik tautan "Tampilkan jika belum dibaca".

Perhatikan bahwa dalam daftar label "Sistem" Anda hanya dapat menyembunyikan label "Draf" dan "Spam" jika tidak berisi pesan yang belum dibaca. Fitur ini tidak berlaku untuk "Kategori" dan "Lingkaran."

Anda dapat dengan cepat menerapkan pengaturan ini untuk semua label khusus Anda dengan mengklik panah bawah di samping "Tampilkan dalam daftar label" di bagian atas "Label" dan memilih "Tampilkan semua jika belum dibaca" dari menu drop-down.

Selanjutnya…

Ini membawa kita ke akhir Pelajaran 3. Anda harus memiliki pemahaman yang cukup kuat tentang bagaimana mengatur kotak masuk Anda menggunakan tab, gaya, dan pengaturan yang berbeda. Yang terbaik, Anda siap menguasai email menggunakan label!

Dalam pelajaran berikutnya, kami akan memperluas diskusi kami tentang label untuk memasukkan filter - seperti bagaimana menggunakan filter untuk secara otomatis menerapkan label, serta bagaimana untuk mengambil filter yang ada dan mengekspornya ke akun Gmail lain.

Kemudian, untuk menutup masalah, kami memperkenalkan sistem bintang, yang membantu Anda melacak email penting.