Filter Surat dan Sistem Bintang

Pelajaran Geek School hari ini akan memperluas diskusi kami tentang label di Gmail untuk memasukkan filter dan kemudian beralih ke pelacakan email penting dengan bintang.

NAVIGASI SEKOLAH

1. Mengenal Gmail
2. Aplikasi Seluler, Menulis Surat, dan Percakapan
3. Manajemen Kotak Masuk dan Label
4. Filter Surat dan Sistem Bintang
5. Lampiran, Tanda Tangan, dan Keamanan
6. Undangan dan Responden Liburan
7. Gunakan Gmail sebagai Daftar Tugas
8. Banyak Akun, Pintasan Keyboard, dan Signout Jarak Jauh
9. Gunakan Akun Gmail Anda untuk Mengakses Akun Lain
10. Tip Daya dan Lab Gmail

Label bagus, tetapi mereka dapat digunakan jauh lebih efektif dengan memasukkan filter, sehingga pesan yang memenuhi kriteria tertentu secara otomatis memiliki label atau label yang diterapkan. Ini sangat membantu dengan organisasi dan dapat sangat mengurangi kekacauan kotak masuk.

Buat Filter Baru Menggunakan Kotak Pencarian

Untuk membuat filter baru, kami akan menentukan opsi pencarian di kotak "Cari" dan membuat filter dari pencarian. Untuk melakukan ini, klik panah bawah pada kotak "Cari".

Masukkan kriteria pencarian Anda di kotak opsi pencarian. Anda dapat memilih untuk mencari pesan dari orang tertentu atau seluruh domain (@ example.com), dengan kata-kata tertentu dalam subjek, serta kondisi lainnya.

Untuk membuat filter berdasarkan pencarian ini, klik tautan "Buat filter dengan pencarian ini".

Opsi filter ditampilkan. Pilih kotak centang yang menunjukkan apa yang ingin Anda lakukan dengan pesan yang sesuai dengan kriteria pencarian.

Misalnya, kami memilih untuk selalu menandai pesan yang masuk dari alamat email yang ditentukan dengan label "HTG School" dan untuk selalu menandai pesan-pesan itu sebagai "penting." Kami juga memutuskan untuk menerapkan filter ke semua email yang ada dari orang ini.

CATATAN: Jika Anda ingin agar label Anda bertindak seperti folder, Anda dapat memilih "Lewati Kotak Masuk (Arsipkan)" untuk secara otomatis memindahkan email ke label begitu label masuk. Ini membuat email Anda lebih teratur, meskipun Anda mungkin berisiko kehilangan pesan penting karena itu tidak akan muncul secara otomatis di kotak masuk Anda.

Setelah Anda menentukan kriteria filter Anda, klik "Buat filter."

CATATAN: Saat Anda memilih untuk meneruskan pesan sebagai tindakan di filter, hanya pesan baru yang akan terpengaruh. Pesan apa pun yang ada yang menerapkan filter tidak akan diteruskan.

Sebuah pesan menampilkan mengatakan bahwa filter Anda telah dibuat. Perhatikan dalam tangkapan layar itu, semua pesan dari orang itu diberi label dengan label "Sekolah HTG".

Pesan juga ditandai sebagai penting secara otomatis (ikon tag di sebelah kiri pengirim diisi dengan warna kuning).

Buat Filter Baru Menggunakan Layar Pengaturan

Anda juga dapat membuat filter di "Pengaturan."

Akses layar "Pengaturan" seperti yang dijelaskan sebelumnya dan klik tautan "Filter" di bagian atas.

Klik tautan "Buat filter baru".

Tentukan kriteria pencarian dan filter Anda dengan cara yang sama yang disebutkan dalam metode sebelumnya dan klik "Buat filter" pada dialog opsi filter.

Alih-alih berakhir kembali di kotak masuk Anda, Anda dikembalikan ke layar "Filter" dan filter baru Anda tercantum. Anda dapat mengedit, menghapus, atau memilihnya untuk diekspor (mengekspor filter akan dibahas nanti dalam pelajaran ini).

Klik label "Kotak Masuk" untuk kembali ke kotak masuk Anda.

Gunakan Pesan Khusus untuk Membuat Filter Baru

Anda juga dapat membuat filter berdasarkan pesan yang ada. Untuk melakukan ini, pilih pesan di daftar pesan Anda atau label.

Klik tombol "Lainnya" dan pilih "Saring pesan seperti ini" dari menu tarik-turun.

Perhatikan bahwa bidang "Dari" pada dialog "Filter" secara otomatis diisi. Masukkan kriteria filter lain yang Anda inginkan dan klik "Buat filter dengan pencarian ini."

Tentukan kriteria filter Anda dengan memilih opsi filter pada dialog berikutnya seperti yang dijelaskan sebelumnya.

CATATAN: Anda dapat menggunakan metode ini untuk mengatur filter untuk secara otomatis menghapus email yang tidak diinginkan saat Anda menerimanya.

Terapkan Filter yang Sama ke Banyak Pengirim

Anda dapat menggunakan satu filter untuk mengelola pesan dari sejumlah alamat email yang berbeda. Misalnya, kita dapat menentukan untuk memberi label pada pesan dari banyak orang dengan label "HTG School". Untuk melakukan ini, buka dialog opsi pencarian menggunakan panah bawah pada kotak "Cari".

Tambahkan setiap alamat email di bidang "Dari", dipisahkan dengan kata "ATAU," dan klik "Buat filter dengan pencarian ini."

Untuk menerapkan label yang sama ke pesan dari salah satu dari alamat email ini, pilih kotak centang "Terapkan label" dan pilih label yang diinginkan dari daftar sembulan. Terapkan tindakan lain untuk filter ini dan klik "Buat filter."

CATATAN: Ingatlah untuk memilih kotak centang "Terapkan juga filter pada percakapan yang cocok" jika Anda ingin menerapkan filter ini pada pesan yang sudah Anda terima dari dua alamat email ini.

Filter Ekspor dan Impor

Sekarang setelah Anda mempelajari cara menyiapkan filter, Anda mungkin telah membuat beberapa filter yang sangat berguna yang mungkin ingin Anda gunakan di akun Gmail lainnya. Anda dapat mengekspor filter dari satu akun dan mengimpornya ke yang lain.

Ekspor Filter

Untuk mengekspor filter, pertama-tama akses layar "Filter" pada layar "Pengaturan" (menggunakan tombol roda gigi "Pengaturan"). Kemudian, pilih filter yang ingin Anda ekspor dalam daftar dan klik "Ekspor."

CATATAN: Anda dapat memilih beberapa filter untuk diekspor sekaligus.

Pada kotak dialog "Simpan Sebagai", navigasikan ke tempat Anda ingin menyimpan filter. Filter disimpan sebagai file XML dengan nama default yang dapat Anda ubah jika Anda mau, pastikan untuk meninggalkan ekstensi sebagai .xml dan klik "Simpan."

Sekarang Anda memiliki file yang dapat Anda cadangkan, transfer ke komputer lain, bagikan dengan teman, atau impor ke akun Gmail lain.

Impor Filter

Untuk mengimpor filter ke akun Gmail Anda, akses "Filter" pada layar "Pengaturan", dan klik tautan "Impor filter".

Di bawah "Impor Filter", klik "Pilih File."

CATATAN: Jika Anda berubah pikiran tentang mengimpor filter, klik tautan "Batalkan impor".

Pada kotak dialog "Buka", navigasikan ke lokasi tempat Anda menyimpan filter yang diekspor. Pilih file dan klik "Buka."

Nama file tercantum di sebelah tombol "Pilih File". Klik "Buka File" untuk membuka file dan mengimpor filter di dalamnya.

Pesan ditampilkan di bawah kotak "Cari" saat file filter dibuka. Ini mungkin memakan waktu cukup lama, tergantung pada berapa banyak filter dalam file.

Semua filter dalam file yang dipilih tercantum di bawah "Impor Filter." Pilih filter yang ingin Anda impor. Jika Anda ingin menerapkan filter yang diimpor ke pesan email yang ada (sama seperti yang Anda lakukan saat membuat filter baru), pilih kotak centang "Terapkan filter baru ke email yang ada", dan klik "Buat filter."

Kotak dialog akan menampilkan kemajuan proses pembuatan filter. Anda dapat membatalkan pembuatan filter dengan mengklik "Berhenti."

Ketika filter telah dibuat, mereka ditampilkan di daftar Anda di layar "Filter".

Melacak Email Penting Menggunakan Sistem Star

Sistem bintang Gmail memungkinkan Anda menandai email terpenting Anda sehingga Anda dapat menemukannya dengan mudah nanti. Secara default, pesan yang berkilau bintangnya ditandai dengan bintang kuning, tetapi Anda dapat menambahkan warna dan jenis bintang lainnya.

Bintang ditampilkan di sebelah kiri nama pengirim di kotak masuk Anda.

Tambahkan Bintang ke Pesan

Untuk menambahkan bintang ke pesan di kotak masuk Anda, klik ikon bintang di sebelah nama pengirim, seperti yang digambarkan di atas.

Anda juga dapat menambahkan bintang ke pesan saat terbuka. Untuk melakukan ini, klik ikon bintang di sudut kanan atas pesan di sebelah kanan tanggal. Dalam percakapan, itu akan di sebelah kanan pesan pertama di bagian atas percakapan.

Untuk menambahkan bintang ke pesan yang Anda buat, klik panah "Opsi lainnya" di sudut kanan bawah jendela "Tulis".

Gerakkan mouse Anda ke atas opsi "Label" dan kemudian pilih "Tambahkan bintang" dari submenu.

Di label "Email Terkirim" Anda, pesan yang Anda kirim berbintang.

Gunakan Beberapa Desain Bintang pada Pesan Anda

Gmail memungkinkan Anda untuk menggunakan beberapa warna dan tipe "bintang" untuk membedakan pesan satu sama lain.

Fitur ini berguna jika Anda ingin menandai beberapa pesan dengan berbagai tingkat kepentingan. Misalnya, Anda mungkin menggunakan bintang ungu untuk pesan yang ingin Anda baca lagi dan tanda seru merah untuk pesan yang perlu Anda tindak lanjuti.

Klik tombol "Pengaturan" dan pilih "Pengaturan" dari menu drop-down. Pada tab "Umum", gulir ke bawah ke bagian "Bintang". Seret ikon dari bagian "Tidak digunakan" ke bagian "Sedang digunakan" untuk menambahkan berbagai jenis bintang. Jika Anda memiliki lebih dari satu jenis bintang yang digunakan, mengklik ikon bintang di sebelah pesan email untuk menggilir semua bintang yang digunakan. Jika Anda membintangi pesan saat dibuka, hanya jenis bintang pertama yang diterapkan.

Temukan Pesan yang Berkilau Bintangnya

Untuk melihat semua pesan yang berkilau bintangnya, klik label "Berkilau Bintang" di sebelah kiri jendela Gmail utama. Anda juga dapat mencari pesan yang berkilau bintangnya dengan mengetik "is: starred" di kotak "Search".

Temukan Pesan dengan Tipe Bintang Tertentu

Jika Anda menggunakan beberapa jenis bintang untuk menandai pesan Anda, Anda dapat mencari jenis bintang tertentu. Untuk melakukan ini, cari menggunakan "has:" dengan nama bintang (mis., "Has: red-bang").

Untuk mengetahui nama bintang tertentu, akses tab "Umum" pada layar "Pengaturan" dan arahkan mouse Anda ke atas jenis bintang yang diinginkan. Nama bintang ditampilkan dalam sembulan.

Ada juga daftar nama bintang di topik Bantuan pencarian lanjutan di bantuan Gmail.

Jauhkan Pesan Berbintang dari Tab Utama

Jika Anda mengatur kotak masuk Anda menggunakan tab yang dapat dikonfigurasi yang disebutkan sebelumnya dalam pelajaran ini, pesan dari tab lain yang ditandai dengan bintang juga termasuk dalam tab "Utama". Jika Anda tidak ingin melihat pesan yang berkilau bintangnya dari tab lain pada tab "Utama", Anda dapat mematikannya.

Klik ikon "+" di sebelah kanan tab.

Pada kotak dialog "Pilih tab yang akan diaktifkan", hapus centang pada kotak centang "Sertakan berbintang di Utama", dan klik "Simpan."

Selanjutnya…

Kami di sini sekarang di akhir Pelajaran 4 tetapi Anda sudah siap untuk menjadi pro Gmail! Hanya dalam empat hari singkat, Anda sekarang tahu sebanyak yang perlu Anda ketahui untuk benar-benar membuat kotak masuk Anda bersinar, dan pesan sekarang akan secara otomatis menemukan jalan mereka ke label yang ditunjuk tanpa mengisi kotak masuk Anda.

.