Membatasi dan Melindungi Dokumen dan Templat

Membatasi dan melindungi dokumen memastikan Anda adalah otoritas tertinggi atas kemajuannya.

NAVIGASI SEKOLAH

1. Menggunakan Templat untuk Memastikan Tata Letak Umum dan Pemformatan
2. Melacak Perubahan yang Dibuat pada Dokumen
3. Menggunakan Komentar untuk Menunjukkan Perubahan dalam Dokumen
4. Membatasi dan Melindungi Dokumen dan Templat
5. Versi, Membandingkan, dan Menggabungkan Dokumen

Meskipun Anda mungkin ingin pengulas lain menyarankan perubahan dan membuat komentar pada suatu dokumen, mungkin ada saatnya Anda ingin membatasi mereka untuk melakukan pengeditan dan mengubah format..

Selanjutnya, Anda mungkin ingin memaksa semua pelacakan perubahan atau membatasi pengulas hanya berkomentar. Inti dari melakukan ini adalah untuk memastikan dokumen Anda tidak dapat diubah sedemikian rupa sehingga tidak sesuai dengan visi atau gaya Anda.

Dalam pelajaran ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana membatasi pemformatan dan jenis pengeditan yang dapat dilakukan oleh pengulas lain pada dokumen Anda. Setelah dokumen Anda mendekati kondisi akhir, Anda dapat menandainya sebagai dokumen akhir untuk menghindari perubahan yang tidak disengaja.

Selain itu, Anda mungkin ingin membatasi akses ke dokumen Anda hanya untuk memasukkan tim peninjau Anda. Kami akan menunjukkan cara melindungi kata sandi dokumen Anda. Kemudian, Anda hanya dapat memberi tahu tim Anda kata sandi dan tidak ada orang lain yang dapat membuka dokumen.

Kami akan memulai dengan memperkenalkan Anda untuk membatasi pemformatan dalam dokumen.

Batasi Pemformatan dalam Dokumen

Saat Anda mendistribusikan dokumen untuk ditinjau oleh orang lain, Anda mungkin tidak ingin mereka mengubah format dokumen. Word memungkinkan Anda untuk membatasi semua atau beberapa tema dan gaya, serta mengizinkan pengulas untuk mengubah beberapa tema dan gaya. Untuk melakukan ini, klik "Restrict Editing" di bagian "Protect" pada tab "Review".

Panel "Pembatasan Pengeditan" ditampilkan di sebelah kanan teks utama. Di bagian "Batasan pemformatan", pilih "Batasi pemformatan untuk pilihan gaya," dan klik tautan "Pengaturan ...".

Pada kotak dialog "Pembatasan Pemformatan", semua gaya dalam kotak "Gaya yang diperiksa diizinkan" dipilih secara default. Untuk memilih hanya gaya tertentu yang akan digunakan dalam dokumen, Anda dapat menggunakan tombol "Tidak Ada" untuk membatalkan pilihan semua gaya dan kemudian pilih yang ingin Anda izinkan. Anda juga dapat menggunakan gaya minimum yang disarankan Word untuk memungkinkan dengan mengklik "Disarankan Minimum." Pilih batasan tambahan di bagian "Memformat" di bagian bawah kotak dialog, jika diinginkan, dan klik "OK" ketika selesai.

Kotak dialog berikut menampilkan menanyakan apakah Anda ingin menghapus gaya yang tidak diizinkan. Kami sarankan Anda tidak melakukannya. Mungkin ternyata Anda ingin menggunakan gaya ini dalam dokumen di masa mendatang. Pengulas lain tidak akan dapat mengubahnya atau menerapkannya.

Klik "Tidak" untuk mempertahankan gaya yang tidak diizinkan dalam dokumen Anda.

Sebelum pembatasan ini dapat diterapkan, Anda harus mulai menegakkan perlindungan. Kami akan membahas ini setelah menunjukkan kepada Anda cara membatasi pengeditan.

Batasi Pengeditan dalam Dokumen

Selain membatasi pemformatan untuk pengulas dokumen, Anda juga dapat membatasi jenis pengeditan yang dapat dilakukan pengulas pada dokumen. Pada panel "Pembatasan Pengeditan", pilih kotak centang "Izinkan hanya jenis pengeditan ini di dokumen" dan pilih opsi dari daftar turun bawah untuk menunjukkan jenis pengeditan yang ingin Anda izinkan dalam dokumen Anda. Anda dapat mengizinkan pengulas lain hanya melacak perubahan, memasukkan komentar, atau mengisi formulir. Anda bahkan dapat membatasi dokumen sehingga orang lain hanya bisa membacanya dan tidak membuat perubahan.

Anda dapat bertanya apa perbedaan antara membatasi pengeditan untuk hanya melacak perubahan dan menjaga "Track Changes" tetap terkunci, seperti yang dibahas dalam Pelajaran 2. Sebenarnya tidak ada perbedaan; fungsinya sama. Anda dapat menggunakan metode apa pun yang lebih mudah bagi Anda.

Anda dapat menentukan pengecualian untuk pemformatan dan pengeditan yang dibatasi, atau orang yang diizinkan untuk mengedit dokumen dengan bebas. Klik tautan "Lebih banyak pengguna ..." di bagian "Pengecualian (opsional)" dari panel "Pembatasan Pengeditan".

Pada kotak dialog "Tambah Pengguna", Anda dapat menambahkan pengguna dari komputer saat ini, dari domain yang mana komputer saat ini menjadi bagiannya, atau dengan memasukkan alamat email seseorang. Pisahkan semua pengguna dan alamat email dengan tanda koma dan klik "OK" setelah selesai.

Orang-orang yang Anda tambahkan pada kotak dialog "Tambah Pengguna" ditampilkan di kotak "Individu" di bagian "Pengecualian (opsional)" dari panel "Pembatasan Pengeditan". Pilih semua atau bagian dari dokumen yang Anda ingin orang dapat edit dan kemudian pilih kotak centang untuk orang itu di kotak "Individu".

Sekarang Anda telah membatasi pemformatan dan pengeditan untuk dokumen yang diinginkan, Anda harus memberi tahu Word untuk mulai memberlakukan perlindungan agar dokumen tersebut berlaku. Di bagian "Mulai penegakan" dari panel "Pembatasan Pengeditan", klik "Ya, Mulai Menegakkan Perlindungan."

Pada kotak dialog "Mulai Terapkan Perlindungan", pastikan opsi "Kata Sandi" dipilih, masukkan kata sandi dua kali, dan klik "OK."

Perhatikan bahwa kata sandi tidak diperlukan dan tidak sepenuhnya melindungi dokumen (dokumen tidak dienkripsi). Ini hanya membantu mencegah orang dari mematikan batasan pemformatan dan pengeditan.

Jika Anda memilih "Otentikasi pengguna" Anda kemungkinan akan melihat kesalahan berikut:

“Mesin Anda tidak diatur untuk Manajemen Hak Informasi (IRM). Untuk mengatur IRM, masuk ke Office, buka pesan atau dokumen yang dilindungi IRM, atau hubungi meja bantuan Anda. "

Kami merekomendasikan menggunakan kata sandi. Jauh lebih sederhana.

Setelah pembatasan diberlakukan, panel "Pembatasan Pengeditan" menampilkan teks yang sesuai yang memungkinkan peninjau hanya melakukan tugas pengeditan dan pemformatan yang diizinkan.