Mengapa Anda Membutuhkan Formula dan Fungsi?

Kelas How-To Geek School ini ditujukan untuk orang yang menggunakan Excel, atau mencoba menggunakan Excel, tetapi diintimidasi oleh konsep formula dan fungsi. Tujuannya adalah untuk menjadikan Anda seorang pro Excel atau setidaknya seorang amatir yang kompeten hanya dalam beberapa pelajaran.

NAVIGASI SEKOLAH

1. Mengapa Anda Membutuhkan Formula dan Fungsi?
2. Mendefinisikan dan Membuat Formula
3. Referensi Sel Relatif dan Mutlak, dan Pemformatan
4. Fungsi Berguna Yang Harus Anda Ketahui
5. Pencarian, Grafik, Statistik, dan Tabel Pivot

catatan: untuk yang belum tahu, ini adalah pelajaran pertama dalam seri pertama untuk How-To Geek School. Kami akan menjalankan pelajaran baru setiap hari kerja, Senin hingga Jumat, dari sekarang hingga kami membahas setiap mata pelajaran. Jadi tunggu saja, dan kami akan membuat pengumuman resmi tentang cara kerjanya minggu depan.

Apa itu Excel dan Mengapa Kita Membutuhkannya?

Jika Anda seorang administrator kantor, Anda mungkin menggunakan Excel. Ditto jika Anda seorang salesman. Jika Anda seorang analis keuangan, tentu saja, Anda perlu Unggul. Untuk ini dan banyak profesi lain, bekerja dengan spreadsheet adalah alat penting dalam rutinitas sehari-hari.

Orang-orang yang ahli matematika mungkin akan segera membawa ke Excel dan menggunakannya seperti perpanjangan alami dari proses komputasi mereka. Sebagian besar dari kita ... mungkin butuh bantuan di departemen itu.

Jika Anda tidak memperhatikan kelas aljabar sekolah menengah, jangan khawatir! Yang perlu Anda lakukan adalah mempelajari beberapa pengetahuan dasar tentang formula dan fungsi dari seri How-To Geek School ini dan menerapkannya pada pekerjaan Anda.

Jika Anda tidak tahu apakah Anda membutuhkan Microsoft Excel atau tidak, maka Anda mungkin belum diperlihatkan apa yang dapat dilakukannya. Setelah Anda tahu, maka Anda dapat menemukan cara untuk menggunakannya dalam pekerjaan Anda untuk membuat tugas yang rumit dan membosankan lebih mudah.

Microsoft Excel lebih dari sekedar program untuk memasukkan nama dan angka. Misalnya, jika Anda hanya ingin membuat daftar nama siswa di kelas Anda maka Anda bisa membuat dokumen Word. Word baik untuk menulis esai dan membuat daftar tetapi untuk melakukan perhitungan, Anda memerlukan rumus dan fungsi Excel.

Tur Singkat Antarmuka Excel

Sebelum kita menyelam, mari kita tinjau sebentar antarmuka Excel. Anda mungkin sudah mengetahui semua hal ini, tetapi tidak ada salahnya untuk mengulas.

Saat Anda membuka lembar kerja Excel kosong, itu dikenal sebagai "buku kerja" atau "buku" dan setiap lembar kerja dalam buku dikenal sebagai "lembar kerja" atau "lembar."

Bagian atas aplikasi didominasi oleh "pita" (abu-abu), yang dibagi lagi menjadi "tab" (merah), yang kemudian dibagi lagi menjadi "bagian" (biru).

Di bawah pita ada "kotak nama," yang memungkinkan Anda mengganti nama "sel" dan kemudian di sebelah kanannya ada area yang memungkinkan Anda membuat "rumus" yang sangat penting. Jika Anda mengarahkan kursor ke setiap ikon, Anda dapat melihat tujuan setiap tombol, tetapi yang paling kami perhatikan adalah area luas tempat rumus dan fungsi kami akan ditampilkan.

Akhirnya, lembar kerja diatur dalam "kolom" (dilambangkan dengan huruf) dan "baris" (ditunjukkan oleh angka). Setiap lokasi adalah "sel" dan sekelompok sel dikenal sebagai "rentang." Jika Anda memiliki beberapa lembar dalam sebuah buku, Anda dapat dengan cepat membolak-baliknya menggunakan tab yang terlihat di bawah lembar. Di bawah itu, di bilah status abu-abu, Anda dapat menyesuaikan tampilan halaman dan tingkat zoom.

Itu saja, cukup sederhana, dan hanya tinjauan singkat dari beberapa terminologi yang akan Anda temui dalam seri Sekolah HTG ini.

Apa itu Fungsi??

Fungsi adalah perhitungan atau operasi yang mengembalikan hasil. Input dalam suatu fungsi disebut “argumen.”

Semua fungsi dimulai dengan tanda sama dengan [=]. Dengan cara itu Excel tahu untuk tidak memperlakukan argumen sebagai teks. Sebagai contoh, = RATA-RATA (2,4) adalah fungsi tetapi RATA-RATA (2,4) hanyalah serangkaian teks. Tanpa tanda sama dengan, Excel tidak akan menghitung hasilnya. Argumen dalam fungsi ini adalah 2 dan 4.

Catatan, Excel menggunakan huruf besar untuk membuat daftar fungsi, tetapi Anda bisa menggunakan huruf kecil atau huruf besar saat Anda menulisnya.

Di Excel, "Function Library" dapat ditemukan pada tab "Formula".

Ada 13 kategori fungsi, beberapa di antaranya adalah:

• Matematika: AVERAGE () - menghitung rata-rata dari serangkaian angka.
• Tanggal dan waktu: DATEVALUE () - mengonversi serangkaian teks seperti "30 November 2013" ke angka sehingga Anda dapat menggunakan nomor ini di fungsi tanggal dan waktu lainnya. Anda tidak dapat melakukan matematika dengan tanggal kecuali jika Anda mengonversikannya ke angka terlebih dahulu. Kami menjelaskan ini secara rinci dalam Pelajaran 4.
• Teks: LEN () - mengembalikan panjang string. Misalnya = LEN ("Excel") adalah 5.
• Logical: IF () - fungsi IF () ditulis seperti = IF (, lalu A, selain itu B). Jadi, jika "tes" benar, maka hasilnya adalah A; jika "tes" tidak benar, maka B.
• Cari dan Referensi: Ini diperlukan untuk mencari nilai di tempat lain dalam spreadsheet. Misalnya, VLOOKUP mencari dalam tabel nilai untuk menemukan satu sel.

Bagaimana Anda bisa menggunakan yang terakhir ini? Nah, untuk mendapatkan hari dalam seminggu di teks dari fungsi tanggal. Anda dapat menggunakan VLOOKUP untuk memindai tabel untuk mengubah nomor ini menjadi sesuatu yang lebih mudah dimengerti, seperti "Rabu."

Ada juga fungsi-fungsi khusus untuk keuangan, teknik, dan statistik yang terdaftar secara terpisah pada menu “Lebih Banyak Fungsi”.

Apa itu Formula?

Rumus adalah kombinasi dari "operator", "operan", dan "fungsi."

Misalnya, fungsi = SUM menambahkan daftar angka (itu sangat umum digunakan, yang terdaftar pada menu pertama di Excel, disingkat dengan huruf Yunani Sigma (Σ), yang merupakan notasi yang digunakan matematikawan untuk menjumlahkan seri ).

Anda menggunakan rumus seperti melakukan perhitungan dengan tangan. Misalnya, Anda bisa memasukkan anggaran keluarga ke dalam rumus seperti ini:

Sisa uang tunai = (4 * gaji mingguan) - hipotek - makanan - utilitas

Operatornya berlipat ganda [*] dan kurangi [-]. Operan adalah nilai "gaji mingguan", "hipotek", "makanan", dan "utilitas." Hasilnya adalah "sisa uang tunai."

Nama dan Alamat

Nilai untuk "makanan" dan operan lainnya adalah nama yang Anda tentukan di Excel. Tanpa "nama," Anda harus menggunakan "alamat."

Alamat sel ditulis menggunakan notasi baris-kolom. Baris diberi angka dan kolom, huruf. Sel pertama dalam spreadsheet adalah A1. Ketika Anda telah mencapai akhir alfabet, baris diberi nomor AA, AB, BA, BB, dan sebagainya.

Rumus bisa lebih rumit daripada contoh anggaran keluarga. Di sekolah menengah Anda belajar bahwa area lingkaran adalah jari-jari kali kuadrat atau πr².

Di Excel, Anda bisa menulis ini menggunakan rumus = PI () * radius ^ 2.

Di sini, PI () adalah fungsi yang mengembalikan angka 3.14 dan "radius" adalah "nama" yang telah kami berikan ke sel yang berisi jari-jari; "operator" adalah eksponen (^) dan pengganda (*).

Ketertiban dan Prioritas

Tanda kurung digunakan untuk menunjukkan urutan dan prioritas dalam perhitungan.

Luas lingkaran juga bisa kita tulis butrr tetapi tidak (πr)², jadi Anda perlu memahami ketertiban dan prioritas untuk mendapatkan jawaban yang benar. Eksponen dievaluasi sebelum perkalian, sehingga tanda kurung tidak diperlukan dalam kasus ini. Fungsi kuadratkan jari-jari terlebih dahulu kemudian dikalikan dengan Pi.

Jika Anda ingin menghilangkan keraguan yang mungkin Anda bisa menjadi eksplisit dan menulis = Pi * (radius ^ 2).

Kami akan mengeksplorasi ketertiban dan prioritas lebih lanjut dalam Pelajaran 2.

Selanjutnya…

Untuk sisa seri ini, kami akan berkonsentrasi pada empat bidang utama:

Pelajaran 2: Mendefinisikan dan Membuat Rumus

Untuk memulai, item pertama yang dijelajahi adalah cara membuat rumus dan memahami aturan dasar:

• Cara membuat formula
• Operator perhitungan
• Ketertiban dan prioritas
• Tunjukkan bagaimana suatu fungsi digunakan dalam formula

Pelajaran 3: Referensi dan Pemformatan Sel

Dalam pelajaran ini, kita membahas tiga jenis referensi sel (relatif, absolut, dan campuran), pemformatan, cara memindahkan atau menyalin dan rumus, dan referensi melingkar.

Misalkan Anda memiliki rumus dalam sel B1 yang mengatakan = A1 * 2. Jika Anda menyalin rumus itu ke sel B2 (satu sel di sebelah kanan), maka referensi sel juga berubah.

Rumus baru mengatakan B1 * 2. Anda dapat menggunakan tanda dolar ($) untuk menempelkan referensi sel sehingga menyalinnya tidak berubah di tempat yang ditunjuknya (jangan khawatir, kami akan membahasnya sedikit).

Pelajaran 4: Fungsi Berguna yang Harus Anda Ketahui

Pelajaran ini menjelaskan beberapa fungsi yang paling umum digunakan dan bagaimana kita dapat menerapkannya dalam perhitungan yang berguna dan bagaimana fungsi "sarang".

Untuk membuat sarang fungsi berarti menempatkan satu fungsi di dalam yang lain. Misalnya, jika Anda ingin tahu hari apa hari ini, tulis = WEEKDAY (NOW ()).

SEKARANG () memberikan tanggal hari ini dan WEEKDAY () mengubahnya menjadi angka dari 1 hingga 7. SEKARANG () “bersarang” di dalam WEEKDAY ().

Pelajaran 5: Fungsi Lanjutan: If, Nested-If, dan Lookups

Jika Anda ingin membuat model atau algoritma yang kompleks, Anda perlu tahu cara menggabungkan fungsi logika dan pencarian termasuk IF dan pernyataan IF lookup dan pencarian termasuk VLOOKUP dan HLOOKUP.

Contoh fungsi pencarian adalah = COLUMN (). Ini memberikan nomor kolom referensi sel, mis., A = COLUMN (A1).

Kami juga akan membahas secara singkat tabel pivot. Tabel pivot digunakan untuk mengekstrak makna dari data. Misalnya, Anda dapat mengambil daftar penjualan dan mengelompokkannya berdasarkan wilayah atau orang penjualan untuk memberikan total kepada Anda masing-masing.