Panduan Jaringan untuk Pesan Blogger yang Perlu Diketahui (Bagian 6)

Bagian sebelumnya dari seri ini adalah tentang email dan berbagai aspeknya. Berapa lama email seharusnya. Apa baris subjek yang baik. Akhirnya, apa nilai memiliki alamat email yang terlihat profesional.

Ini semua adalah elemen yang valid, tetapi kami belum menyentuh isi pesan email. Dan inilah yang akan kita lakukan hari ini.

Berkomunikasi melalui teks adalah hal yang agak sulit. Kata-kata, kalimat, dan tanda baca adalah satu-satunya alat yang dapat Anda gunakan. Anda tidak dapat mengangkat senyum di tengah kalimat, Anda tidak dapat menggunakan gerakan tangan Anda untuk menekankan suatu hal, Anda tidak dapat menggunakan jenis bahasa tubuh apa pun untuk membantu Anda menyampaikan pesan Anda.

Hanya kata-kata.

Dan karena hanya ada kata-kata saja, ini menciptakan banyak tantangan yang berbeda. Misalnya, ketika Anda menghubungi seseorang untuk pertama kalinya, hal terakhir yang Anda inginkan adalah terdengar putus asa, agresif, menuntut, atau tidak menyenangkan dengan cara apa pun.

Dalam komunikasi dunia nyata, apa pun yang Anda katakan, Anda bisa tersenyum di akhir kalimat dan semuanya akan baik-baik saja. Tetapi di internet - keberuntungan.

Catatan cepat:Posting ini adalah bagian dari seri berjudul - Panduan Jaringan untuk Blogger. Pastikan untuk memeriksa kembali minggu depan untuk informasi lebih lanjut! Jika Anda melewatkan posting sebelumnya, berikut ini tautannya:

• Bagian 1 - Jaringan untuk Blogger: Mengapa Itu Penting
• Bagian 2 - Jaringan untuk Blogger: Menetapkan Tujuan dan Aturan Anda
• Bagian 3 - Jaringan untuk Blogger: Pilih Orang dengan Bijak, Anda Harus
• Bagian 4 - Jaringan untuk Blogger: Cara Mendekati Orang
• Bagian 5 - Jaringan untuk Blogger: Membuat Kesan Pertama yang Baik

Elemen universal dari pesan email

Pertama-tama, selalu ada beberapa elemen universal yang harus dimiliki setiap email, hanya untuk terlihat serius, dan ... yah, nyata. Beberapa tips ini mungkin terdengar jelas, tetapi mereka masih sangat penting dan itulah sebabnya saya memasukkannya di sini.

"Hai"

Sebagai permulaan, jangan lupa untuk sederhana katakan Hai. Ini benar-benar berjalan jauh. Sederhana Hai, atau Halo, dengan nama orang di sebelahnya.

Perhatikan satu hal, tidak ada “yang terhormat,” atau a “Untuk siapa pun yang berkepentingan” dalam daftar ini. Hanya “Hai [Nama],” atau “Halo nama].” Jika Anda benar-benar akan menggunakannya “untuk siapa pun yang berkepentingan” di awal email Anda, Anda benar-benar lebih baik bahkan tidak mengirim email sama sekali.

pengantar

Jika Anda menghubungi seseorang untuk pertama kalinya memperkenalkan diri Anda sendiri, sering kali adalah ide yang bagus. Jangan membagikan kisah hidup Anda di sini, “Saya Karol, dari newInternetOrder.com” cukup.

Mengapa Anda menghubungi

Sekarang bagian terpenting - mengapa Anda menghubungi. Buat ini sesingkat mungkin, dan sebagai ke titik mungkin.

Jika Anda menghubungi hanya untuk menyapa, maka katakan saja “Saya hanya menulis untuk menyapa, saya sangat suka blog Anda, tepuk tangan.” Jika Anda ingin melayangkan posting tamu kepada orang tersebut maka ucapkan di muka - “Saya benar-benar ingin mempublikasikan posting tamu di blog Anda. Gagasan yang saya miliki adalah _________.“

Pada awalnya, ini mungkin terdengar terlalu langsung, tetapi sebenarnya, orang-orang yang sibuk menyukai orang-orang yang menghargai waktu mereka dan tidak bertele-tele. Selain itu, ingatlah bahwa Anda hanya memiliki 5 kalimat untuk digunakan dalam email Anda. Apakah Anda benar-benar peduli bahwa ada tempat untuk berbelit-belit??

Tanda tangan

Akhirnya, jangan pernah mengakhiri email Anda dengan “jangan lupa untuk melihat blog saya di ______.” Ada cara yang lebih sederhana dan lebih pintar untuk membuat seseorang mengunjungi blog Anda. Pertama-tama, jika mereka ingin mengunjungi Anda, mereka akan, tanpa tambahan meyakinkan. Jika tidak, di lain pihak, tidak ada yang meyakinkan yang bisa mengubahnya.

Satu-satunya hal yang perlu Anda lakukan adalah memberikan alamat. Dan tidak ada tempat yang lebih baik untuk URL blog Anda selain garis tanda tangan Anda. Pastikan bahwa URL blog Anda adalah yang pertama di tanda tangan Anda tepat setelah nama Anda.

Inilah awal dari tanda tangan saya, hanya untuk memberi Anda contoh. Catatan: URL dikonversi menjadi tautan langsung secara default di setiap perangkat lunak email.

Untuk meringkas bagian dari pos ini di beberapa poin, berikut adalah elemen universal dari setiap email:

1. Mengatakan halo.
2. Memperkenalkan diri.
3. Alasan mengapa Anda menghubungi (alias pesan sebenarnya).
4. Tanda tangan Anda.

Sekarang, ada satu hal lagi yang benar-benar penting dalam komunikasi email. Satu yang saya sebutkan secara singkat di awal posting ini. Yaitu: memilih suara Anda dengan cermat.

Tidak peduli apa yang ingin Anda tulis, sayangnya, Anda selalu bisa salah, dan terdengar agresif, menuntut, atau negatif secara umum ... semua karena kecelakaan. Yang diperlukan hanyalah menggunakan satu kata yang salah di sini dan dua kata yang salah di sana, ditambah tanda seru di akhir satu kalimat, dan Anda kacau.

Memilih suara Anda

Percaya diri, sopan, rendah hati, dan ramah. Ini adalah sifat kepribadian yang harus Anda tunjukkan. Apa pun alasan Anda mengirim email.

Tidak ada yang akan menanggapi email yang menuntut, atau terdengar seperti orang itu berpikir mereka berdiri lebih tinggi dalam hierarki ras manusia. Itu karena lebih mudah untuk mengabaikan seseorang yang online, atau bahkan menghapusnya dari kotak masuk Anda.

Aturan praktis yang paling sederhana adalah untuk mengingat bahwa, sekali lagi, orang tidak peduli dengan Anda. Jadi cobalah untuk menulis email Anda sehingga mereka tidak peduli dengan Anda sedikit saja, tidak lebih.

Kita masing-masing memiliki suara yang berbeda saat berkomunikasi dengan orang lain, jadi tidak ada satu solusi peluru ajaib. Dan iblis ada dalam rincian seperti biasa. Namun masih ada beberapa aturan umum yang patut diikuti:

• MENULIS DI SEMUA CAPS - jangan. Bahkan jika itu hanya kata TUNGGAL.
• Tanda seru! - jangan. Saya belum menemukan kasus di mana tanda seru perlu digunakan dalam komunikasi berbasis email.
• Dengan asumsi bahwa seseorang akan mendapatkan sesuatu yang salah - jangan. Misalnya, pernyataan yang menganggap hal itu: “jangan terlambat.”
• Jangan gunakan frasa “tidak ada rasa tidak hormat, tapi” karena dalam 100% kasus berikut ini, memang, pernyataan tidak sopan.
• Jangan terdengar seperti orang yang tahu segalanya. Bahkan jika kamu.
• Jangan bilang kamu penting. Jika Anda penting, penerima Anda akan sudah menyadarinya. Jika Anda tidak penting mengatakan bahwa Anda tidak akan mengubah apa pun.
• Jangan lindung nilai. Anda melakukan lindung nilai ketika Anda takut untuk menyatakan pendapat Anda yang sebenarnya, jadi Anda berusaha melunakkannya. Contoh: “Saya pikir ada kemungkinan bahwa produk Anda mungkin saja yang dibutuhkan pelanggan,” dari pada “Produk Anda bagus.” Yang membawa saya ke ...
• Jangan memuji orang yang terlalu sering Anda hubungi ... “Ya Tuhan, blog Anda sangat bagus, dan konten Anda benar-benar mengubah hidup saya.”
• Dan yang paling penting, jangan pernah berbohong ketahuan berbohong. Jika Anda menulis kepada seseorang bahwa Anda telah membaca blog mereka selama dua tahun, misalnya, dan Anda masih gagal mengenali nama mereka, atau lebih buruk dari itu, salah mengeja nama mereka maka kemungkinan Anda berbohong, teman saya.

Ini hanya beberapa aturan umum untuk dunia online, dan selain mengingatnya ada banyak hal lagi yang perlu Anda perhatikan. Setiap kalimat memiliki perasaan dan pesan emosionalnya sendiri. Ini terkadang sulit untuk diperhatikan karena Anda, sebagai penulis, tahu emosi apa yang memandu Anda saat menulis pesan, tetapi tidak ada yang tahu apakah orang yang membacanya akan mendapatkan perasaan yang sama.

Ada dua cara untuk memastikan bahwa pesan Anda terdengar, seperti apa yang Anda inginkan.

1. Sudahkan dibaca oleh teman / rekan kerja. Satu set mata yang baru dapat memberi tahu Anda apa yang salah (dan benar) dengan pesan Anda.
2. Gunakan perangkat lunak yang cerdas seperti ToneCheck.

Periksa Nada adalah aplikasi keren yang terhubung dengan Anda Gmail akun (di antara kemungkinan lain), dan perhatikan setiap pesan yang Anda tulis. Periksa Nada menganalisis email Anda dan memberi tahu Anda tentang semua fragmen yang menyampaikan pesan negatif apa pun.

Saya akui, postingan ini banyak menekankan pada nada pesan Anda sendiri, tetapi itu benar-benar penting. Jika nada pesan Anda salah, tidak ada hal yang dapat Anda tulis yang akan menyelamatkan Anda. Bagaimana Anda mengatakan sesuatu selalu lebih penting daripada apa yang sebenarnya Anda katakan.

Ingatlah untuk selalu menganalisis setiap pesan yang Anda tulis, baik Anda sendiri atau dengan bantuan tambahan dari orang lain, atau aplikasi seperti Periksa Nada.

alasan mengapa email tetap tidak diperhatikan

Kapan pun Anda mengirim sesuatu, dan tidak mendapat respons, kemungkinan baris subjek Anda gagal menarik minat, pesan Anda terlalu panjang, atau suaranya tidak menyenangkan.

Ini adalah tiga alasan kegagalan yang paling umum. Seperti yang terlihat, mereka semua pada Anda.

Bagian selanjutnya dari seri ini adalah yang terakhir. Ini fitur peta jalan, sehingga untuk berbicara, pada langkah-langkah tepat yang dapat Anda ambil saat menjangkau seseorang. Mulai dari kontak awal yang paling sederhana, dan berakhir pada “Bisakah kamu membantuku” e-mail. Mampu mengirim a “Bisakah kamu membantuku” email ke seseorang adalah langkah terakhir dari hubungan online dengan blogger mana pun. Tidak ada yang lebih besar dari ini (yaitu, kecuali jika Anda ingin menikahi seseorang).

Karena kita sedang berbicara tentang meminta seseorang untuk melakukan sesuatu ... bisakah saya meminta Anda untuk melakukan sesuatu? :) Jujurlah, pernahkah Anda gagal menghubungi seseorang secara efektif karena nada pesan Anda salah?