10 Tips Untuk Menagih Klien Lepas Anda Secara Profesional

Mari kita hadapi itu, sementara menerima uang bisa sangat membuat ketagihan, faktur adalah mimpi buruk bagi freelancer, terutama desainer dengan bakat artistik. Namun, sisi kebenaran tentang bisnis lepas adalah Anda tidak hanya membutuhkan keahlian desain Anda untuk berhasil, tetapi faktur yang dikelola dengan cermat dan bijak untuk membuat bisnis Anda berjalan lancar tanpa masalah dari sisi keuangan, atau frustrasi dari sisi klien.

Kami berbicara tentang profesionalisme, tetapi sebenarnya yang Anda butuhkan adalah melakukannya dengan benar. Memilih perangkat lunak faktur yang tepat, menerapkan kebijakan dan metode penagihan yang tepat, meminta metode pembayaran yang tepat, mengelola catatan faktur dengan benar, artikel ini adalah tentang berbagi kiat yang tepat untuk Anda melakukan faktur yang benar. Jadi belajarlah dari tips yang benar, maka Anda berada di jalan yang benar untuk melakukan yang benar dan yang paling penting, faktur profesional. Detail lengkap setelah lompat!

1. Menggunakan Perangkat Lunak Faktur Yang Baik

Hal pertama yang perlu Anda lakukan saat menyiapkan faktur untuk klien Anda adalah pilih perangkat lunak faktur yang baik. Ada banyak perangkat lunak faktur di pasaran yang akan membantu Anda membuat faktur yang meyakinkan, jadi Anda mungkin tidak perlu khawatir memilih yang tepat.

Lebih baik menggunakan perangkat lunak faktur online karena akan membantu Anda dengan mudah melacak klien Anda dan jumlah uang yang Anda hutangkan. Beberapa perangkat lunak faktur adalah layanan berbayar sementara yang lain gratis. Terlepas dari perangkat lunak yang Anda putuskan untuk digunakan, pastikan memenuhi semua kebutuhan Anda dengan fitur yang Anda butuhkan.

Berikut ini beberapa rekomendasi bagus:

Buku segar
LessAccounting
BlinkSale

Sebagai alternatif, Anda dapat melihat pos terperinci kami - Layanan Faktur & Akuntansi Teratas untuk Desainer Lepas.

2. Munculkan Kebijakan Anda

Adalah normal untuk ingin dibayar setelah bekerja untuk klien. Namun, di dunia nyata tidak semua klien membayar tepat waktu. Sebagai perancang grafis lepas, Anda akan menjumpai klien keras kepala yang membayar setengah dari jumlah tersebut kemudian menghilang. Beberapa klien Anda bahkan akan menolak untuk membayar Anda. Untuk meminimalkan kejadian seperti itu, Anda harus datang dengan kebijakan tentang pembayaran.

(Sumber gambar: Fotolia)

Sebagai bagian dari kebijakan kerja Anda, Anda harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

Mode pembayaran apa yang akan Anda gunakan - uang tunai, cek atau kartu kredit?
Berapa yang harus dibayar klien sebagai uang muka?
Apakah Anda akan mulai bekerja tanpa pembayaran?
Berapa hari Anda akan menunggu sebelum klien membayar?
Apakah Anda akan menjatuhkan hukuman untuk pembayaran yang terlambat?
Kapan klien akan menerima pekerjaan akhir - sebelum atau setelah melakukan pembayaran?

Perlu diingat bahwa kebijakan ini tidak ditulis di atas batu tetapi hanya bertindak sebagai pedoman. Akan ada saat-saat di mana Anda akan dipaksa untuk menjadi fleksibel dan buat perubahan pada kebijakan Anda untuk mengakomodasi klien.

3. Tetap berpegang pada Kebijakan Anda

Klien tidak suka kejutan. Beri tahu klien tentang kebijakan Anda, termasuk struktur harga Anda. Mereka juga harus diberi tahu jika ada perubahan pada kebijakan.

(Sumber gambar: CodyYoung)

Klien dapat menolak untuk membayar atau mungkin cenderung melakukan keterlambatan pembayaran jika mereka dikejutkan dengan informasi tentang faktur Anda. Sebagai desainer grafis lepas, Anda harus melakukannya mengembangkan kepercayaan dengan klien Anda, dengan demikian membuat segalanya jelas pada kebijakan Anda tidak hanya akan membawa Anda lebih banyak kepercayaan kepada klien, tetapi juga lebih banyak pekerjaan untuk Anda.

4. Pikirkan tentang Biaya Anda

Anda telah mendengar aturan penetapan harga pertama tidak pernah terlalu rendah. Ini sangat benar. Harga Anda harus sesuai dengan harga pesaing Anda. Jangan berani mengutip harga yang lebih rendah untuk menarik klien.

(Sumber gambar: Fotolia)

Alasannya adalah jika Anda meremehkan layanan Anda, Anda lebih mungkin untuk menarik klien murah yang memberi Anda pekerjaan panjang dan membosankan dan kemudian menghilang tanpa membayar satu sen pun. Juga tentukan metode penetapan harga Anda. Tentukan apakah Anda akan menetapkan harga berdasarkan pekerjaan yang dilakukan atau per jam, beri tahu klien sehingga mereka tidak ragu tentang cara Anda mengenakan biaya.

5. Sertakan Layanan dan Biaya

Semua faktur Anda harus jelas menunjukkan layanan yang diberikan dan Jumlah Dibebankan. Ini memudahkan klien untuk memahami apa yang diminta untuk mereka bayar. Ini juga akan membantu Anda dan klien memantau apa yang telah dibayarkan dan jumlah yang belum dibayar, sehingga menjaga catatan pembayaran terbaru dan tugas yang diselesaikan.

(Sumber gambar: Fotolia)

Selain itu, perhatikan bahwa sebagian besar desainer grafis freelancer lebih suka klien mereka membayar di muka sebelum memulai proyek. Jadi, saat membuat faktur jelas menunjukkan apakah pembayaran untuk seluruh atau sebagian dari proyek.

6. Metode Pembayaran yang Diterima

Penting bagi klien untuk secara jelas layanan pembayaran apa yang telah diberikan. Beberapa klien Anda mungkin merasa nyaman membayar tunai, sementara yang lain mungkin bersedia untuk menulis cek atau melakukan pembayaran kartu kredit. Tidak apa-apa selama Anda memilih metode yang dapat diterima oleh Anda dan klien Anda.

Beberapa opsi yang dapat Anda pertimbangkan termasuk:

PayPal
MoneyBookers
AlertPay

Bagi kebanyakan desainer, PayPal adalah pilihan favorit mereka karena nyaman, cepat, dan aman. Inilah artikel yang mungkin menarik bagi Anda - 10 Pertanyaan yang Paling Sering Diajukan Tentang PayPal.

7. Kapan Pembayarannya Harus Ditagih?

Banyak desainer grafis freelance gagal menerima pembayaran untuk proyek yang dilakukan karena mereka tidak memberi tahu klien mereka ketika pembayaran jatuh tempo. Pastikan untuk termasuk tanggal jatuh tempo pada setiap faktur yang Anda kirim untuk mengurangi terjadinya keterlambatan pembayaran.

Perhatikan bahwa memasukkan tanggal jatuh tempo pada faktur sangat membantu bahkan jika klien Anda selalu melakukan pembayaran tepat waktu, membicarakannya keamanan.

8. Sertakan Rincian Kontak Anda

Saat merancang faktur Anda, jangan lupa termasuk nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan email Anda. Beberapa faktur yang Anda kirim akan melewati beberapa orang sebelum dibayar. Jauh lebih mudah jika orang yang menerima faktur tahu dari mana asalnya. Selain itu, mereka mungkin perlu klarifikasi pada beberapa item dan termasuk informasi kontak Anda membuatnya lebih mudah untuk menghubungi Anda.

(Sumber gambar: Fotolia)

Kegagalan untuk memasukkan informasi kontak Anda pada faktur dapat mengakibatkan keterlambatan pembayaran. Klien mungkin juga memerlukan informasi kontak Anda sebagai bagian dari kebijakan penyimpanan catatan mereka.

9. Nomor Faktur Anda

Sebagai seorang freelancer, Anda harus berurusan dengan banyak klien dan dalam prosesnya, Anda akan mengirimkan banyak faktur. Dengan demikian, Anda perlu menemukan cara untuk memantau dan mengatur faktur Anda.

(Sumber gambar: Fotolia)

Sebagian besar perangkat lunak faktur yang disebutkan di atas termasuk a sistem penomoran, yang dapat Anda gunakan untuk melacak pembayaran. Sistem penomoran yang baik memungkinkan Anda pantau pembayaran dan melacak pembayaran terlambat atau klien yang gagal bayar. Ini hanya menghemat waktu dan upaya Anda mencari di sana-sini, atau akhirnya menagih klien yang sudah membayar.

10. Menyimpan Catatan Faktur

Selalu ingat itu cadangan adalah penyelamat dari semua masalah bisnis. Sangat penting bahwa jika Anda gagal melakukannya dan Anda kehilangan catatan faktur, tidak akan ada cara untuk melacak klien mana yang telah ditagih, dan yang tidak.

(Sumber gambar: Fotolia)

Tumbuhkan kebiasaan, selalu lakukan pencadangan catatan faktur Anda. Anda dapat menyalinnya, mencetaknya atau mengunduhnya ke penyimpanan lokal komputer Anda, selama Anda memiliki salinannya.. Simpan semua email dan surat yang terkait dengan faktur jadi ketika sesuatu terjadi, Anda selalu memiliki referensi tambahan, dan Anda akan berterima kasih kepada Anda karena telah menjaga mereka dengan baik.

Bonus: Lakukan Tindak Lanjut

Tidak semua klien Anda akan merespons faktur tepat waktu. Ketika batas waktu mendekati, tanya dengan sopan dari klien apakah mereka telah mengirim pembayaran mereka atau tidak. iya nih, bersikap sopan ketika melakukan tindak lanjut karena sementara klien tertentu bersedia membayar, mereka bisa saja lupa pembayarannya.

(Sumber gambar: Fotolia)

Terakhir, Anda harus seperti itu sistematis saat menangani masalah faktur yang diajukan oleh klien Anda. Merespon tepat waktu untuk masalah klien Anda menggambarkan profesionalisme Anda dan akan meningkatkan kemungkinan mereka memberi Anda lebih banyak proyek.

Catatan Editor: Posting ini ditulis oleh Kevin Harter untuk Hongkiat.com. Kevin adalah seorang desainer grafis, blogger reguler, dan pemilik Crystalint Media. Ketika dia tidak memeras otaknya dengan teknologi desain grafis baru, dia dapat ditemukan dengan putus asa mencoba menulis puisi!