Pemula Cara Membuat dan Mengelola Tugas di Outlook 2013
Jika Anda salah satu dari orang-orang yang memiliki papan tulis atau buku catatan dengan daftar tugas yang terus berkembang, atau meja dan monitor Anda dihiasi dengan Post-its® mengingatkan Anda tentang peristiwa penting, maka ini artikel untuk Anda.
Outlook akan memungkinkan Anda membuat daftar tugas yang terdiri dari tugas, yang dapat Anda lakukan segala macam hal, seperti mengatur tanggal jatuh tempo, pengingat, kategori, dan banyak lagi. Intinya adalah untuk membuat jenis daftar tugas yang lebih aktif yang dapat Anda berinteraksi dengan dan akan membuat Anda jujur.
Bekerja di Tampilan Tugas
Kami telah membahas berbagai seluk beluk Outlook 2013 baru-baru ini, jadi jika Anda baru menggunakannya, kami sarankan Anda membaca pengantar kami.
Jika tidak, buka Outlook hingga tampilan Tugas dan lihat-lihat. Pada pandangan pertama, Anda akan melihat itu cukup kosong dan tandus. Itu karena kita belum mengisinya dengan banyak hal yang perlu kita lakukan dan tugas untuk dijalankan.
Mari kita telusuri dan tunjukkan cara menggunakan Tasks seperti pro dan lebih jauh mengatur kehidupan Anda dengan Outlook. Dengan sedikit waktu dan kerja, Anda akan memiliki satu set tugas yang komprehensif, yang dapat Anda atur untuk mengingatkan Anda ketika jatuh tempo, atau Anda bahkan dapat menugaskannya kepada orang lain!
Menambahkan Tugas
Untuk memulai, Anda ingin menambahkan tugas. Anda akan melihat bahwa ada panel folder yang akrab di sepanjang sisi kiri. Anda dapat menambahkan folder baru ke tampilan ini, kemudian secara efektif mengatur tugas Anda ke dalam kategori. Anda bahkan dapat membuat grup folder baru sehingga Anda dapat lagi memisahkan tugas-tugas Anda antara kehidupan profesional dan pribadi Anda, jika perlu.
Untuk memulai, Anda akan melihat bahwa ada satu folder tugas grup yang memanggil Tugas Saya dan dua folder sub tugas: Daftar yang Harus Dilakukan dan Tugas. Jika kita klik kanan pada folder paling atas, kita dapat membuat "Grup Folder Baru" yang akan kita beri nama Tugas Tugas.
Anda dapat menambahkan tugas cepat dengan mengklik "Klik di sini untuk menambahkan Tugas baru" atau Anda dapat mengklik "Tugas Baru" pada pita Beranda. Lihat tugas tanpa judul berikut, di mana Anda dapat menerapkan sejumlah opsi, perlihatkan Tugas, Detailnya, serta kelola.
Mari kita isi tugas kita sedikit dengan beberapa detail dasar dan kemudian klik "Simpan & Tutup." Anda dapat memilih tanggal mulai, tanggal akhir (jika berlaku), status, prioritas, dan persentase penyelesaian. Anda juga dapat mencentang kotak "Pengingat" dan meminta Outlook memberi tahu Anda saat tugas Anda tiba.
Melihat, Mengubah, dan Memperbarui Tugas
Setelah membuat beberapa tugas, kita dapat melihatnya tercantum dalam tampilan Tugas kita. Anda dapat melakukan beberapa penyesuaian dasar di sini seperti mengubah tanggal tenggat atau menetapkan kategori, tetapi jika Anda benar-benar ingin melihat dan mengedit, Anda perlu mengklik dua kali untuk membukanya.
Ini tugas kita sekali lagi. Kita dapat melakukan perubahan padanya seperti status atau prioritas, atau kita dapat mengklik tombol "Detail".
Jika ada detail lain yang terkait dengan tugas tersebut, Anda dapat mengisinya di sini. Meskipun ini mungkin tidak berhubungan dengan kebanyakan orang, jika Anda berurusan dengan kontraktor atau konsultan independen, maka ini adalah tempat yang bagus untuk melacak berapa banyak mereka kira-kira biaya Anda.
Ada beberapa hal lain yang bisa kita sebutkan sebelum beralih ke perulangan. Saat Anda menemukan-cari di antarmuka tugas, luangkan waktu sejenak untuk mencatat bahwa Anda dapat menghapus atau meneruskan tugas jika Anda memutuskan tidak layak dikejar, atau Anda perlu input dari orang lain di dalamnya, masing-masing.
Anda juga dapat mengelola tugas, seperti menandainya selesai, menugaskannya, dan mengirim laporan status. Kami akan berbicara lebih banyak tentang hal itu sebentar lagi. Untuk saat ini, mari kita periksa secara singkat cara mengatur tugas yang berulang.
Bekerja dengan Tugas Berulang
Membuat tugas berulang sama dengan membuat janji temu berulang atau pertemuan berulang. Dialog yang Anda lihat ketika Anda mengklik tombol "Perulangan" akan terlihat cukup akrab.
Jadi inilah tugas "pembicaraan tentang pekerjaan kami", yang berulang setiap minggu pada hari Rabu, tanpa akhir yang terlihat. Perhatikan juga, bahwa bahkan jika Anda tidak menyelesaikan tugas pada saat tugas itu berulang, tugas lain masih akan dihasilkan.
Anda dapat mengesampingkan ini dengan memilih opsi "regenerasi tugas baru", yang alih-alih berulang secara otomatis pada x hari, tidak akan membuat ulang tugas sampai tugas saat ini ditandai selesai.
Menugaskan Tugas ke Orang Lain
Kami memiliki tugas "bicara tentang pekerjaan!" Kami siap, sekarang kita hanya perlu menggadaikannya pada orang lain! Klik tombol "Tetapkan Tugas" di bagian Kelola Tugas pada Pita.
Ini akan membuka tugas sebagai e-mail, yang kemudian bisa Anda alamatkan ke orang lain. Dalam hal ini kami hanya akan menugaskan tugas untuk membicarakan hal-hal pekerjaan kepada orang lain, jadi kami akan mengirimkannya melalui email kepada mereka.
Jika Anda ingin mengetikkan alamat ke dalam kolom "Kepada" Anda bisa, atau Anda bisa memetik nama keberuntungan dari buku alamat Anda. Tidak memiliki buku alamat yang disiapkan? Baca tentang cara membuat dan mengelola kontak, termasuk cara mengimpor kontak Anda dari Gmail langsung ke Outlook.
Penerima itu akan mendapatkan email kemudian dengan opsi untuk "Terima" atau "Tolak." Kami tidak ingin membuat bos marah, jadi kami hanya akan melanjutkan dan menerima tugas. Selain itu, berbicara tentang hal-hal kerja bukanlah ide yang buruk!
Akhirnya, jika kekuatan-yang-ingin tahu kemajuan (atau ketiadaan) pada tugas Anda saat ini ditugaskan. Anda dapat mengirim mereka laporan status.
Secara keseluruhan, rata-rata pengguna Outlook di rumah lebih cenderung menggunakan tugas sebagai sarana menyelesaikan tugas atau mencentang tugas di rumah, tetapi akan berguna untuk mengetahui berbagai kemampuan pembuatan tugas Anda. Mari kita lanjutkan sekarang ke sisa pita Beranda dan bicarakan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengelola tugas dari sana.
Mengelola Tugas dan Menyortir berdasarkan Tampilan
Selama minggu Anda, beberapa tugas akan selesai, dan beberapa tidak. Yang Anda selesaikan, Anda dapat menandai sebagai selesai dan lupakan. Tetapi yang tidak Anda dapatkan harus dikelola entah bagaimana atau Anda hanya akan memiliki daftar tugas yang terus bertambah.
Ada beberapa cara untuk mengelolanya. Mari kita lihat area Ribbon dan kemudian tunjukkan cara memanfaatkan alat ini sebaik-baiknya.
Mengklik tombol "Hapus dari Daftar" akan menandainya sebagai lengkap dan menghapusnya dari daftar. Jika Outlook menghadapi masalah, seperti jika tugas tersebut berulang, atau tidak lengkap, ia akan menanyakan apa yang ingin Anda lakukan tentang hal itu.
Anda juga dapat bekerja secara langsung dengan tugas yang Anda lihat di daftar tugas Anda. Lihat tangkapan layar berikut untuk detail lebih lanjut. Anda melihat bahwa Anda cukup mengklik ikon bendera untuk menandainya sebagai selesai, atau Anda dapat mengklik kanan untuk melihat opsi tindak lanjut Anda.
Anda lihat di sini di tangkapan layar berikutnya, bahwa tugas kami "duduk menonton sepak bola dengan kaki ke atas" akan tiba besok, tetapi kami juga telah menandainya untuk tindak lanjut minggu depan. Membuat tugas tindak lanjut pada dasarnya menduplikatnya untuk waktu yang paling sesuai dengan Anda untuk menyelesaikannya. Dalam hal ini, kami dapat menandai tugas besok sebagai selesai atau menghapusnya, tetapi tugas duplikat itu masih akan jatuh tempo minggu depan.
Catatan, Anda dapat menindaklanjuti tugas dari satu dari lima interval yang telah ditetapkan, atau Anda dapat membuat tindak lanjut khusus.
Akhirnya, mengubah pandangan Anda dapat membantu mengiris banyak tugas. Jika tidak ditampilkan pada Ribbon, Anda dapat mengklik tombol "Ubah Tampilan" dan Anda akan melihat opsi ini.
Inilah daftar sederhana yang mungkin terlihat. Tampilan tidak membedakan antara status penyelesaian atau kategori, atau apa pun. Itu hanya menyajikan semua tugas masa lalu, sekarang, dan masa depan Anda dalam satu tampilan sederhana.
Di sisi lain, jika kita menyortir pandangan kita dengan tugas aktif, kita melihat banyak hal dipersempit untuk kita.
Selalu ingat untuk mengubah tampilan tugas Anda sehingga Anda dengan cepat menyortir atau menyembunyikannya untuk potensi produktivitas maksimum!
Opsi Tugas
Terakhir, mari kenalkan atau kenali kembali diri kita dengan opsi tugas. Opsi tugas akan memungkinkan Anda mengubah pengaturan dan mengubah perilaku dan penampilannya. Anda dapat menjangkau mereka dari menu File, dengan mengklik "Opsi -> Tugas."
Anda dapat mengatur opsi untuk pengingat pada tugas dengan tanggal jatuh tempo, jatuh tempo dan warna tugas selesai, jam kerja, dan tweak sederhana lainnya. Jadi sekarang, jika Anda ingin tugas yang tertunda menjadi biru cerah atau Anda ingin pengingat default di akhir hari alih-alih dimulai, Anda dapat membuat perubahan di sini.
Seperti yang Anda tahu, Outlook mengungkapkan dirinya sebagai aplikasi yang sangat lengkap, dan kami bahkan belum berbicara tentang kalender dan catatan! Kami harap Anda dapat menggunakan Tugas untuk meningkatkan keterampilan organisasi Anda beberapa tingkat. Mereka sangat mudah diatur dan ditetapkan, dan itu bagus untuk memiliki pengingat dan untuk menonton semua hal dalam daftar Anda secara perlahan diperiksa.
Sementara itu, kami tertarik untuk mendengar dari Anda. Punya pertanyaan atau komentar yang ingin Anda tinggalkan bersama kami? Kunjungi forum diskusi kami dan lanjutkan.
