Pemula Cara Membuat, Mengelola, dan Membagikan Kalender di Outlook 2013
Kecuali Anda menjalani kehidupan yang bebas dari tanggung jawab, matahari mungkin terbit dan menetap di kalender harian Anda. Jika Anda tidak tahu apa yang terjadi setiap hari, Anda dapat dengan cepat menemukan diri Anda tersesat dalam labirin janji yang terlewat dan pertemuan kejutan.
Mari kita bicara tentang Kalender Outlook karena di luar e-mail, (mungkin lebih sering di kali), yang terorganisir dan produktif bergantung pada kemampuan untuk mengelola acara dan menyelesaikan sesuatu. Salah satu hal yang dilakukan Outlook dengan penuh percaya diri, mungkin lebih baik daripada kebanyakan aplikasi lain, adalah kalender. Fungsi kalender Outlook tidak ada duanya dalam hal membuat, mengubah, dan berbagi acara.
Artikel ini akan fokus terutama pada hal-hal sederhana. Kami akan menunjukkan kepada Anda cara membuat dan mengelola kalender Anda, menambahkan janji temu, rapat, dan juga membagikannya kepada orang lain di buku alamat Anda untuk kolaborasi mudah. Pada saat kita selesai, kita akan menunjukkan bagaimana selain menggunakan Outlook untuk dasar-dasar seperti e-mail atau kontak dan buku alamat, Anda dapat memasukkan kalender ke dalam kehidupan sibuk Anda dan meningkatkan rumah atau kantor kecil Anda.
Dasar-dasar Kalender
Setiap kali Anda menggunakan Outlook, Anda akan memiliki kemampuan kalender yang Anda inginkan. Bahkan jika Anda tidak memiliki pengaturan akun email, Anda masih dapat menggunakan Outlook untuk fitur-fiturnya yang lain. Namun, kalender berfungsi paling baik jika Anda dapat memanfaatkan kemampuan kolaboratifnya, jadi menggunakan akun email memastikan Anda dapat mengirim undangan rapat dan menerima pemberitahuan peserta.
Apa pun itu, inilah kalender dasar Anda sehari-hari, yaitu kalender default yang dikaitkan dengan profil Outlook default Anda. Ini adalah tampilan bulanan, tetapi Anda dapat menggunakan fungsi pada tab Atur untuk mengubah tampilan.
Misalnya, di bawah ini adalah tampilan minggu kerja (versus tampilan seluruh minggu). Ini sangat sederhana, dengan cuaca (Anda dapat mengaturnya di kota Anda), dan kotak pencarian. Jika Anda memiliki rapat atau janji temu, Anda akan melihatnya di sini, dan Anda dapat langsung ke minggu sebelumnya atau berikutnya dengan mengeklik tombol “Janji Sebelumnya” atau “Janji Selanjutnya”, di sepanjang tepi kalender.
Mari kita bergerak sedikit dan fokus pada bagaimana mengubah pengaturan kalender Anda agar lebih sesuai dengan kebutuhan spesifik atau khusus Anda.
Melenturkan Otot Kalender Anda
Anda dapat melakukan cukup banyak untuk mengubah pengaturan dan tampilan kalender Anda. Jika Anda memeriksa tab Lihat di bawah, Anda melihat berbagai macam gaya yang dapat Anda gunakan untuk kalender yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.
Lihat kalender berikut. Kami telah membuat beberapa perubahan kecil pada tampilannya. Untuk satu, Anda dapat mengubah warna, yang merupakan sentuhan halus tapi bagus.
Tab Tampilan memungkinkan Anda menambahkan beberapa tampilan lain untuk menonjolkan mode yang sedang Anda masuki. Misalnya, ada Bilah Harus Dilakukan, yang memungkinkan Anda menambahkan kalender, orang, dan tugas ke kolom sebelah kanan (lihat di atas). Bilah Harus Dilakukan ini dapat disesuaikan dengan mode yang Anda gunakan, jadi meskipun Anda telah mengaktifkan tugas dan kalender, seperti pada tangkapan layar di atas, jika Anda beralih ke kotak masuk Anda, Anda harus mengaktifkan kembali Untuk -Apakah Bar.
Ide yang bagus untuk bermain-main dengan tab View di setiap mode karena mereka tidak akan sama persis. Misalnya, Panel Baca tidak banyak digunakan dalam tampilan kalender, tetapi jelas merupakan tambahan yang bagus untuk kotak masuk Anda.
Demikian pula, periksa tampilan kalender harian dengan Tampilan Tugas Harian diaktifkan. Anda dapat melihat kalender harian di sini dengan tugas Anda di bawah ini.
Kami akan berbicara lebih banyak tentang tugas di artikel mendatang, tetapi sekarang mari kita fokus pada semua yang Anda mungkin ingin tahu tentang janji temu dan pertemuan.
Menambahkan Janji dan Pertemuan
Mari kita lihat pengaturan janji temu dan rapat. Dalam contoh berikut, kami menyelenggarakan pesta pizza. Subjek tentu saja, adalah sifat dari janji temu, dan sementara pesta pizza belum tentu merupakan "janji temu," Anda mendapatkan ide. Anda kemudian dapat menambahkan spesifik lainnya seperti di mana pesta pizza berlangsung, dan waktu mulai dan berakhirnya.
Ada banyak ruang (secara teknis tidak terbatas) untuk menambahkan catatan, instruksi, atau arah ke acara tersebut. Tentu saja, tidak banyak pesta jika Anda tidak memiliki orang lain di sana. Jadi kita perlu mengundang beberapa peserta. Setelah Anda mengundang orang, itu tidak lagi dianggap sebagai janji temu. Alih-alih, Outlook mengubahnya menjadi rapat. Pada tangkapan layar berikut, kami melihat janji temu kami berubah menjadi rapat.
Anda dapat mengetikkan nama dengan tangan, atau klik tombol "Kepada" untuk menambahkan peserta dari buku alamat Anda. Jika Anda belum menyiapkan buku alamat, kami dapat memberi tahu Anda cara menambahkan dan mengelola kontak serta mengimpor kontak dari sumber lain, seperti Gmail.
Anda dapat memotong langsung ke pengejaran dan cukup klik "Rapat Baru" dari tab Beranda Ribbon. Saat mengundang peserta, Anda memiliki opsi untuk meminta Opsi Respons lebih lanjut.
Jika Anda meminta tanggapan (alih-alih sekadar mengeluarkan kata dan membiarkannya demikian), maka undangan akan memiliki kesempatan ke RSVP. Catatan, ini bekerja sangat baik dengan produk Microsoft seperti akun email Outlook.com, di mana Anda diberikan opsi respons langsung dalam pesan.
Di Gmail, Anda dapat bertindak berdasarkan undangan dengan cara yang hampir sama. Bagaimanapun Anda merespons, itu akan dikirim ke event organizer dan secara otomatis ditambahkan ke Outlook mereka.
Sekarang kita sudah jelas tentang janji dan pertemuan, kita akan beralih ke memodifikasi dan membatalkan mereka karena perubahan tidak bisa dihindari, dan kadang-kadang rencana terbaik kita gagal.
Mengubah atau Membatalkan Rapat dan Melacak Respons
Sesuatu telah muncul, dan kita harus memindahkan pesta pizza kita ke Sabtu malam. Ini bukan masalah bagi kami tetapi bagaimana dengan peserta kami? Ya, rencana mereka sepenuhnya terserah mereka, tetapi Outlook setidaknya membuatnya mudah untuk mengingatkan mereka akan perubahan.
Untuk memodifikasi rapat dan mengingatkan peserta Anda, pertama-tama buka acara dari kalender Outlook Anda dan buat perubahan yang Anda butuhkan. Dalam hal ini, kami hanya akan memundurkan rapat suatu hari. Perhatikan, bahwa Anda dapat mengklik "Kirim Pembaruan" dan undangan Anda akan diperbarui pada perubahan.
Pada titik ini, jika ada peserta yang sebelumnya telah menerima undangan Anda, mereka harus menerimanya kembali.
Sekarang mungkin saat yang tepat untuk menunjukkan cara melacak kemajuan rapat Anda. Klik tombol "Pelacakan" dan dari sini Anda dapat melihat kemajuan rapat Anda. Saat ini, hanya satu undangan yang diterima jadi mungkin hari Sabtu ini bukan waktu yang tepat.
Eh, oh, lagi-lagi ada sesuatu yang baru muncul dan kita harus membatalkan pertemuan. Cukup klik tombol "Batalkan Rapat". Undangan Anda sekarang akan berubah dan Anda akan mendapatkan tombol "Kirim Pembatalan" untuk mengklik dan mengirimkan berita buruk.
Semudah itu, undangan Anda sebelumnya akan menerima email yang diperbarui dan acara tersebut akan dihapus dari kalender Outlook Anda.
Acara
Dengan janji temu Anda berubah dan disimpan, Anda akan melihatnya di kalender Anda. Saat Anda mengarahkan kursor ke sana, Anda akan melihat detail yang bersangkutan. Pada titik ini, jika semuanya baik, Anda dapat meninggalkannya dan beralih ke hal-hal lain.
Namun, jika Anda ingin mengubah atau menghapusnya, Anda dapat membukanya dengan mengklik dua kali atau menggunakan tindakan yang sesuai pada Ribbon, yang di sini adalah tombol "Open".
Anda juga dapat mengakses banyak kontrol pita yang sama dari menu konteks klik kanan.
Dengan rapat atau janji temu Anda terbuka, catat tab Opsi, yang akan memungkinkan Anda memengaruhi beberapa perubahan seperti mengubah status Anda (Sibuk, Tentatif, Di Luar Kantor, dll.), Mengatur pengingat, mengubah zona waktu, dan akhirnya mengatur acara sebagai yang berulang.
Acara rutin sering terjadi, seperti pertemuan mingguan atau acara pendapatan triwulanan, atau hanya makan siang dengan teman, jadi ada baiknya mengetahui cara mengaturnya. Seperti yang dapat Anda lihat dari tangkapan layar, ini seharusnya cukup mudah untuk dikerjakan. Anda dapat mengatur waktu janji temu, pola, dan tentu saja kisaran atau berapa lama pengulangan akan terjadi.
Anda lihat pada gambar berikut, kami telah menyiapkan acara berulang untuk setiap Senin pukul 1:00 siang, yang akan berlanjut tanpa batas waktu.
Penting untuk diingat bahwa meskipun rapat dan janji temu memiliki beberapa perbedaan utama, mereka tetap mencari dan dapat dimodifikasi dengan cara yang sama, sehingga semua opsi yang Anda lihat untuk janji temu akan sama untuk rapat.
Melampirkan File atau Dokumen ke item Kalender
Bayangkan Anda membuat janji, seperti membawa hewan peliharaan Anda ke dokter hewan, atau mengganti oli Anda, dan dalam kasus apa pun, Anda memiliki dokumen atau gambar yang ingin Anda lampirkan sehingga Anda tidak lupa.
Pada contoh berikut, akhirnya minyak kami diganti, dan kami mendapat kupon untuk itu. Anda bisa mencetak kupon dan mencoba mengingatnya sebelumnya, atau Anda bisa melampirkannya ke janji temu sehingga ketika Outlook mengingatkan Anda, kupon ada di sana sehingga Anda dapat mencetaknya saat Anda memikirkannya.
Untuk melakukan ini, Anda ingin mengklik "Lampirkan File" dan kemudian browse ke lokasi penyimpanannya. Anda dapat menyisipkan file apa adanya, menempelkannya sebaris sebagai teks, atau menyisipkan lokasi file sebagai hyperlink. Dalam contoh ini, kita hanya akan melampirkan PDF apa adanya.
Tentu saja, ini akan menjadi fitur yang sangat berguna jika Anda perlu berbagi dokumen untuk pertemuan bisnis, mengirimkan materi belajar kepada siswa, atau setiap kali situasinya membutuhkan informasi tambahan.
Mengelola dan Berbagi Kalender
Mengelola kalender akan membuat Anda menyelesaikan dua hal. Anda dapat membuka kalender dari berbagai sumber, dan Anda dapat membuat dan menyimpan grup kalender.
Jika Anda mengklik tombol "Buka Kalender", Anda dapat membuat kalender dari beberapa sumber termasuk dari Internet, atau Anda dapat membuat kalender kosong. Salah satu keuntungan membuat kalender kosong adalah Anda dapat memisahkan pekerjaan dan kehidupan rumah tangga.
Pada tangkapan layar berikut, Anda melihat beberapa kalender telah dibuat, dan kami juga telah membuat grup khusus untuk bekerja. Anda sebenarnya dapat menyeret acara dari satu kalender ke kalender lainnya; Anda melihat bagaimana kami memiliki entri untuk pertemuan mingguan di dua kalender yang kami pilih untuk ditampilkan.
Mampu menyeret acara ke seluruh kalender berarti bahwa jika Anda menghabiskan waktu untuk menambahkan janji temu atau rapat, jika nanti Anda memutuskan untuk menggunakan kalender yang berbeda, Anda tidak perlu membuat ulang acara.
Akhirnya, Anda dapat berbagi kalender, yang seharusnya cukup jelas, yang perlu diperhatikan adalah kemampuan untuk mengirim email ke kalender. Kami membahas hal ini secara singkat di artikel sebelumnya, ini hanyalah cara lain untuk mencapainya. Di sini, di tangkapan layar berikut, Anda melihat apa yang terjadi ketika Anda menggunakan opsi ini.
Anda dapat menentukan kalender mana yang Anda bagikan, rentang tanggal (dari satu hari hingga seluruh kalender), tingkat detail untuk dibagikan (ketersediaan sederhana, terbatas, dan detail lengkap), dan kemudian ada beberapa opsi Tingkat Lanjut yang dapat Anda gunakan.
Berbagi dengan cara ini berarti Anda dapat dengan cepat, mudah, dan mulus menyebarkan informasi kalender Anda dengan pengguna Outlook lainnya, serta mengintegrasikan kalender yang dikirimkan kepada Anda..
Opsi Kalender
Ada beberapa opsi kalender untuk disortir (walaupun tidak cukup banyak dengan e-mail). Sebagian besar opsi ini dimaksudkan untuk mengonfigurasi kalender agar berfungsi lebih efektif dengan kebutuhan profesional dan pribadi Anda.
Misalnya, Anda dapat mengubah jam kerja dan minggu kerja, menambah hari libur, mengubah zona waktu, mengatur warna default, dan bahkan memilih antara Fahrenheit dan Celsius. Kerjakan jalan Anda melalui mereka di waktu luang Anda dan mencoba apa yang terbaik untuk Anda.
Fitur kalender di Outlook adalah yang terbaik dan jika Anda bekerja di organisasi dengan server Exchange pusat, maka Anda mungkin akrab dengan cara Anda dapat berkolaborasi dalam kalender bersama, melihat acara, dan banyak lagi. Semua ini berfungsi baik dalam instalasi Outlook lokal Anda sendiri untuk menambah daya dan kenyamanan.
Di rumah, senang memiliki kalender dengan begitu banyak fitur dalam program yang sama. Tidak perlu beralih dari aplikasi email ke aplikasi kalender Anda, Anda dapat menjadwalkan acara dan dengan cepat mengundang peserta hanya dengan beberapa klik tombol mouse, dan banyak lagi.
Tapi, itu sudah cukup dari kami. Mengapa kami tidak mendengar kabar dari Anda sekarang? Sampaikan pendapat Anda atau berikan komentar Anda di forum diskusi kami.
