Lupakan Gimmicks Inilah Cara Terbaik untuk Mengatur Kotak Masuk Gmail Anda

Kotak masuk email gimmick terus bermunculan. Google pertama kali memperkenalkan Kotak Prioritas, dan sekarang menggunakan tab kategori. Dropbox membeli Kotak Surat, yang mengubah kotak masuk Anda menjadi lebih banyak hal yang harus dilakukan. Microsoft's Outlook.com memiliki fitur Sapu yang secara otomatis membersihkan kotak masuk Anda.

Semua ini adalah upaya untuk mengelola kotak masuk email Anda untuk Anda. Tipuan ini tidak pernah sepintar diri Anda, sehingga Anda dapat membuat surel Anda jauh lebih pintar dengan mengambil peran yang lebih aktif.

Kami akan menggunakan Gmail di sini, tetapi prinsip-prinsipnya harus sama untuk setiap klien email.

Gunakan Kotak Masuk Klasik

Pertama, kami akan menyingkirkan apa pun yang menggunakan kotak masuk gimmicky Gmail hari ini. Kotak masuk ini tidak pernah mendapatkan kategori dan penentuan prioritas dengan benar. Mereka memaksa Anda untuk memeriksa semua email Anda untuk memastikan Anda tidak melewatkan apa pun dan mendorong Anda untuk terus mendapatkan email tidak berguna spam saya dengan menyapu mereka di bawah karpet.

Untuk menggunakan kotak masuk yang lebih klasik di Gmail, klik ikon roda gigi dan pilih Pengaturan. Klik ke tab Kotak Masuk, klik kotak Jenis kotak masuk, dan pilih Belum Dibaca terlebih dahulu. Semua tab dan opsi prioritas akan hilang.

Berhenti Berlangganan Dari Email yang Tidak Anda Peduli

Dengan kategori tab dan prioritas dinonaktifkan, semua email Anda akan diurutkan menjadi satu tumpukan besar. Semua email pemberitahuan dan jejaring sosial yang tidak berguna yang tidak Anda pedulikan akan ada di kotak masuk Anda bersama dengan email penting Anda yang sebenarnya.

Ini bagus - daripada hanya menyapu email yang tidak ingin Anda lihat di bawah permadani, Anda harus menghentikan mereka agar tidak datang sepenuhnya.

Pertimbangkan jenis email yang tidak ingin Anda lihat. Jenis umum dari email yang tidak berguna termasuk pemberitahuan Facebook dan Google+, email promosi, dan buletin yang mungkin Anda daftarkan secara tidak sengaja. Kapan pun email yang tidak ingin Anda lihat datang, buka dan gunakan tautan Berhenti Berlangganan - Anda biasanya akan menemukannya di bagian paling bawah email - untuk berhenti berlangganan dari email dan mencegahnya datang di masa mendatang.

(Perhatikan bahwa Anda tidak boleh menggunakan tautan Berhenti Berlangganan jika email sebenarnya adalah spam, karena spammer akan menganggap ini sebagai tanda seseorang membaca email dan mengirim lebih banyak spam ke arah Anda. Klik tombol Spam jika itu adalah email spam yang nyata dan klik Berhenti berlangganan jika itu organisasi yang sah.)

Tentu, sebenarnya berhenti berlangganan sedikit lebih sulit di muka, tetapi itu membuat email Anda jauh lebih mudah dikelola dalam jangka panjang. Kapan pun email yang Anda tidak pedulikan datang, gunakan tautan Berhenti Berlangganan dan segera mencegah kedatangan email di masa mendatang.

Kirim Email Tidak Berguna Anda Tidak Dapat Berhenti Berlangganan Dari ke Sampah

Di bawah hukum AS (khususnya, UU CAN-SPAM), sebenarnya ilegal bagi perusahaan untuk tidak memberikan tautan berhenti berlangganan di email mereka sehingga Anda dapat memilih keluar dari email di masa mendatang. Namun, beberapa perusahaan tidak mendapatkan memo itu atau tidak peduli. Daripada mengejar tindakan hukum untuk keluar dari daftar email mereka, Anda dapat membuat filter yang mengirim semua email di masa depan dari mereka ke tempat sampah Anda, di mana Anda tidak perlu melihatnya.

Saat berurusan dengan email semacam itu di Gmail, buka, klik tautan Lainnya, dan pilih Saring pesan seperti ini. Setel filter Anda untuk memblokir email - misalnya, jika Anda tidak pernah peduli menerima email lain dari pengirim itu, Anda dapat memfilter berdasarkan alamat email mereka. Gunakan filter Anda untuk mengirim semua email seperti itu ke tempat sampah.

Secara Otomatis Mengarsipkan Email yang Tidak Anda Ingin Lihat

Beberapa email penting untuk dimiliki, tetapi Anda mungkin tidak ingin melihatnya. Misalnya, toko online dapat mengirimkan tanda terima konfirmasi setiap kali Anda membeli sesuatu darinya. Adalah baik untuk memiliki tanda terima tersebut untuk berjaga-jaga jika Anda membutuhkannya, tetapi jika Anda sering membeli produk dan tidak pernah ingin melihat email seperti itu, Anda mungkin ingin mencegahnya mencapai kotak masuk Anda..

Ini berlaku untuk berbagai jenis email - misalnya, PayPal mengirimi Anda email "Kami mentransfer uang ke bank Anda" setiap kali Anda menarik uang. Anda mungkin menginginkan email ini untuk catatan Anda, tetapi Anda mungkin tidak ingin melihatnya di kotak masuk Anda.

Jika Anda secara otomatis mengarsipkan email seperti itu, Anda dapat menempatkan proses ini di autopilot. Cukup buka email seperti itu, klik tombol Lainnya di Gmail, dan pilih Saring pesan seperti ini. Setel filter Anda untuk mencakup email yang ingin Anda tangkap - mungkin berdasarkan Subjek, jika selalu sama. Beri tahu Gmail untuk mengarsipkan email secara otomatis dan menandainya sebagai sudah dibaca sehingga tidak akan mengganggu Anda.

Anda juga dapat membuat Gmail secara otomatis menerapkan label kepadanya, seperti "Diarsipkan Secara Otomatis" atau label yang lebih spesifik. Ini akan memungkinkan Anda untuk dengan cepat menemukan email di masa depan jika Anda benar-benar membutuhkannya.

Atur Label Otomatis

Jika Anda telah mengikuti proses ini, Anda seharusnya dapat mengurangi volume email yang masuk. Sekarang kami akan membantu Anda mengurutkan surel yang Anda pedulikan.

Bagian ini opsional, tetapi dapat membantu jika Anda menerima banyak email - terutama untuk tujuan yang berbeda. Misalnya, Anda mungkin telah menggabungkan beberapa akun Gmail ke dalam satu kotak masuk dan mendapatkan semua email pribadi dan kantor Anda di tempat yang sama.

Coba buat filter yang secara otomatis mengurutkan email masuk Anda ke label tertentu. Misalnya, Anda dapat memiliki email dari Bank Anda secara otomatis mendapatkan label "Bank". Anda dapat meminta surel pribadi mendapatkan label "Pribadi" dan surel kerja mendapat label "Kerja". Tanda terima untuk produk yang dibeli bisa mendapatkan label "Tanda Terima". Tidak perlu melakukan bagian ini secara manual - cukup atur Gmail sehingga secara otomatis akan mengurutkan email Anda ke dalam kategori untuk Anda.

Beri kode warna pada semua label ini dan klien surel Anda dapat secara otomatis mengkategorikan surel Anda dan menunjukkan kepada Anda dari mana asalnya. Untuk memberi kode warna pada label di Gmail, klik kotak warnanya di panel kiri dan pilih warna baru.

Dengan sistem label seperti itu, Anda bahkan dapat memiliki aplikasi Gmail di Android dan pemberi tahu email di platform lain hanya memberi tahu Anda ketika pesan baru masuk dalam label penting, mencegah pemberitahuan yang berlebihan.

Jika ada email tertentu yang ingin Anda sorot - mungkin email dari atasan atau pasangan Anda - Anda bisa mengatur filter untuk secara otomatis membintangi pesan dari pengirim itu ketika mereka tiba. Anda dapat memilih jenis kotak masuk "Berbintang pertama" di pengaturan kotak masuk Gmail Anda, sehingga email penting seperti itu secara otomatis akan naik ke bagian atas kotak masuk Anda. Ini akan terjadi tepat sesuai dengan cara Anda mengkonfigurasi Gmail - Anda tidak perlu bertarung dengan sistem prioritas inbox dan mencoba mengajarkan Gmail apa yang sebenarnya penting.

Ini bukan proses mengatur-dan-melupakan-itu. Tentu, setelah berhenti berlangganan dari email atau menyiapkan filter, klien email Anda akan terus mengambil tindakan pada semua email yang masuk - tetapi akan selalu ada jenis email baru yang datang. Anda harus mengambil tindakan untuk berhenti berlangganan dan memfilternya dengan benar, mencegah kotak masuk email Anda tidak terorganisir lagi.

Gimmick email mencoba mengotomatiskan proses ini - mereka mencoba menyembunyikan email yang tidak ingin Anda lihat, menyoroti yang penting, dan mengelompokkan email untuk Anda. Tetapi, dengan sedikit lebih banyak pekerjaan di muka, Anda dapat mengatur kotak masuk email untuk bekerja persis seperti yang Anda inginkan, menghilangkan kebutuhan untuk semua tipuan ini.