Cara Membuat dan Menyesuaikan Tampilan Folder di Outlook
Jika Anda bekerja di kantor, maka kemungkinan Anda menghabiskan banyak waktu berurusan dengan email, kemungkinan besar di Microsoft Outlook. Sebaiknya luangkan sedikit waktu untuk membuat Outlook menampilkan informasi yang Anda butuhkan. Untuk email, cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan tampilan folder. Begini cara kerjanya.
Apa itu Tampilan Folder?
Setiap tempat Anda menyimpan email Anda di Outlook-apakah itu kotak masuk, item yang dikirim, arsip, item yang dihapus, atau tempat lain-adalah folder. Masing-masing folder itu terlihat sama secara default, dengan kolom yang berisi metadata tentang email, seperti pengirim, subjek, tanggal dan waktu yang diterima, dan sebagainya. Outlook mengelompokkan email berdasarkan tanggal (dengan yang terbaru di atas), gaya pesan yang belum dibaca dalam teks biru tebal, dan menunjukkan pesan yang sudah Anda baca dalam font hitam biasa.
Ini adalah tampilan folder default.
Tetapi Anda dapat mengubah tampilan itu jika Anda mau. Anda dapat membuat tampilan berbeda untuk setiap folder, atau Anda bisa membuat tampilan folder yang Anda suka dan menerapkannya ke setiap folder. Outlook bahkan memiliki beberapa alternatif tampilan bawaan yang bisa Anda mulai.
Cara Mengubah ke Tampilan Bawaan Lainnya
Untuk memulainya, mari kita ubah ke salah satu tampilan bawaan lainnya dengan mengklik View> Change View.
Tampilan Compact adalah tampilan default yang digunakan setiap folder, tetapi Anda dapat mengubah salah satu dari dua folder lainnya:
- Tunggal: Ini menghapus pengelompokan Menurut Tanggal dan menampilkan semua pesan Anda dalam daftar sederhana.
- Pratinjau: Ini (agak kontra-intuitif) menghapus panel Pratinjau.
Cara Menyesuaikan Tampilan yang Ada
Anda dapat menyesuaikan tampilan folder saat ini dengan mengklik Lihat> Lihat Pengaturan.
Ini membuka jendela Pengaturan Tampilan Tingkat Lanjut, di mana Anda dapat mengubah segala hal tentang tampilan.
Kami akan mengubah kolom yang ditampilkan dan mengurutkan pengaturan sebagai contoh. Klik "Kolom" untuk membuka jendela Perlihatkan Kolom.
Pilih "Sebutkan" di kolom sebelah kanan, klik tombol "Hapus", dan kemudian klik "OK."
Kembali ke jendela Pengaturan Tampilan Tingkat Lanjut, klik tombol "Urutkan" untuk membuka jendela Urutkan.
Di menu tarik-turun “Urutkan item menurut”, pilih “Dari” dan kemudian klik “OK.”
Sekarang klik "OK" pada Pengaturan Tampilan Tingkat Lanjut. Tampilan folder sekarang telah berubah sehingga kolom "Sebutkan" disembunyikan dan folder diurutkan oleh orang yang mengirim surat.
Ini hanya dua contoh cepat dari apa yang dapat Anda lakukan. Anda dapat menambah atau menghapus banyak kolom berbeda, mengelompokkan dan mengurutkan pesan dengan cara yang berbeda, dan bahkan mengubah font dan gaya yang digunakan untuk menampilkan pesan. Bermain-main dengan berbagai opsi untuk menemukan yang terbaik untuk Anda.
Terapkan Tampilan ke Folder Lain
Setelah menyesuaikan tampilan, Anda dapat menerapkan tampilan yang sama ke folder lain tanpa harus menyesuaikannya. Klik Lihat> Lihat Pengaturan lagi dan kali ini, klik perintah "Terapkan Tampilan Saat Ini ke Folder Lain".
Pilih folder yang ingin Anda terapkan tampilan dan kemudian klik "OK."
Anda dapat memilih folder (atau subfolder) sebanyak yang Anda inginkan.
Simpan Tampilan Folder yang Disesuaikan
Anda juga dapat menyimpan tampilan khusus sebagai templat sehingga Anda dapat menerapkannya ke folder lain di masa mendatang. Klik Lihat> Lihat Pengaturan lagi dan pilih perintah "Simpan Tampilan Sekarang sebagai Tampilan Baru".
Ini membuka jendela Salin Tampilan, di mana Anda dapat memberikan nama Anda tampilan dan memilih siapa yang dapat melihat tampilan. Klik "OK" ketika Anda sudah mengatur semuanya.
Jika Anda mengklik Lihat> Lihat Pengaturan lagi, Outlook menampilkan tampilan baru Anda sebagai opsi yang tersedia. Klik "Kelola Tampilan" untuk melihat semua tampilan yang Anda miliki aksesnya.
Jendela Kelola Semua Tampilan memungkinkan Anda menambah, mengedit, dan menghapus tampilan, serta melihat pengaturan yang diterapkan untuk setiap tampilan.
Buat Tampilan Dari Awal
Jika Anda ingin membuat tampilan baru, klik tombol "Baru" di jendela Kelola Semua Tampilan. Ini membuka jendela Create a New View.
Pilih jenis tampilan dasar yang ingin Anda mulai dan klik tombol "OK". Jendela Pengaturan Tampilan Tingkat Lanjut terbuka, dan Anda dapat mengubahsuaikan tampilan sesuai keinginan Anda. Setelah selesai, klik "OK" sampai Anda kembali ke jendela Manage All Views dan kemudian klik "Apply View" untuk menerapkan tampilan ke folder saat ini.
Setelah membuat tampilan baru, Anda dapat menerapkan ke folder lain, menyesuaikannya lebih lanjut, atau menggunakannya sebagai dasar untuk tampilan baru lainnya..
Hapus Kustomisasi dari Tampilan
Jika Anda telah membuat beberapa penyesuaian pada tampilan yang ada, Anda dapat kembali ke tampilan yang ada dengan mudah. Ini adalah cara yang baik untuk mencoba berbagai hal tanpa harus khawatir untuk membatalkannya jika perubahan tidak berhasil untuk Anda. Klik Lihat> Atur Ulang Tampilan untuk menghapus kustomisasi yang belum disimpan dari folder saat ini.
Dengan alat bantu Tampilan ini, Anda dapat membuat folder Anda bekerja persis seperti yang Anda inginkan, dan mulai menjinakkan daftar pesan yang meluap itu..
