Cara Membuat dan Mengelola Kontak di Outlook 2013
Outlook tidak banyak digunakan jika Anda tidak memiliki kontak. Tentu, Anda dapat memasukkan alamat email saat bepergian, tetapi itu menghabiskan waktu dan rawan kesalahan. Sebaiknya kontak Anda sudah ada di Outlook, jadi Anda dapat menghapus pesan cepat hanya dengan beberapa klik.
Dalam sebuah artikel baru-baru ini, kami membahas cara memulai menggunakan Outlook, dan hari ini kami ingin memperluas untuk menyertakan bekerja dengan kontak. Kontak Anda akan menjadi pusat pengalaman Outlook Anda, orang-orang dengan siapa Anda berkorespondensi dan bagaimana Anda menggunakan aplikasi.
Seperti yang Anda harapkan, Anda dapat melakukan banyak manajemen kontak dengan Outlook, dan menyiapkan buku alamat sebelum mulai menggunakannya sangat masuk akal.
Membuat Buku Alamat
Untuk mulai mengelola kontak Anda, hal pertama yang ingin Anda lakukan adalah membuka mode People sehingga Anda bisa mulai bekerja. Ada beberapa cara untuk menambahkan kontak ke buku alamat Anda. Pada awalnya, Anda cenderung mengimpor buku alamat Anda dari sumber lain seperti webmail Anda atau program email lainnya.
Catatan, untuk setiap akun email yang Anda miliki, Anda akan memiliki buku alamat. Dalam situasi khusus ini, kami memiliki buku alamat lokal untuk file data Outlook lokal kami, dan kami memiliki satu lagi yang terkait dengan akun email kami.
Dalam hal apa pun, mari kita bahas dasar-dasarnya sehingga jika Anda tidak memiliki buku alamat untuk diimpor, Anda dapat mulai menambahkan kontak secara manual. Dalam tangkapan layar berikut, kami melihat sebagian buku alamat baru kami, yang benar-benar kosong, untuk saat ini.
Untuk memulai, cukup klik tombol "Kontak Baru" dan itu akan membuka jendela kontak baru. Hal pertama yang mungkin muncul pada Anda adalah betapa sibuknya tampilan itu tetapi jangan takut, jika Anda melihat melewati banyak fitur pada Ribbon, Anda akan melihat bahwa itu adalah bentuk kontak standar yang lumayan standar..
Mari kita memotong ke pengejaran kemudian dan membuat kontak untuk How-To Geek dengan mengisi nilai-nilai yang sesuai. Anda juga dapat menambahkan gambar, yang tidak perlu, tetapi masih sentuhan yang bagus untuk buku alamat hambar, membosankan.
Setelah Anda selesai memasukkan kontak atau kontak, Anda ingin mengklik "Simpan & Tutup" atau Anda dapat mengklik "Simpan & Baru" untuk menghasilkan kontak lain. Ayo lakukan itu. Kami memiliki pilihan antara membuat kontak baru atau kontak baru untuk perusahaan yang sama.
Dalam hal ini, kami akan memilih yang terakhir untuk menghemat waktu pengetikan, setelah itu kami akan mengklik "Simpan & Tutup" untuk mengungkapkan entri buku alamat kami yang baru.
Tidak buruk, kami sudah memiliki dua kontak yang dapat kami kirimi email, tetapi, ini memakan waktu. Akan jauh lebih mudah jika kita bisa memindahkan informasi kontak dari sumber lain ke Outlook.
Jika Anda menggunakan layanan webmail atau yang lain, kontak Anda kemungkinan besar ada di sana dan perlu diimpor ke Outlook. Jika Anda ingin memasukkan setiap kontak satu per satu, maka Anda dapat melakukannya, tetapi sebaiknya impor daftar kontak utama Anda, apakah itu dari Thunderbird, atau Gmail, atau layanan email lain.
Mengimpor dan Mengekspor Catatan Kontak
Terlepas dari apakah Anda menggunakan Gmail atau Yahoo Mail !, atau Anda memiliki akun email dari tahun 1997 yang telah Anda simpan dan pelihara dengan cermat, kontak dan semuanya, mau tidak mau Anda mungkin perlu memasukkan kontak ke dalam kontak Outlook secara massal..
Untuk melakukan ini, Anda dapat mengekspor kontak dari sumber lain dan kemudian mengimpornya ke Outlook. Biasanya ini mudah dilakukan dengan hanya mengakses pengaturan atau opsi dari akun email Anda atau klien dan kemudian memilih opsi ekspor kontak.
Biasanya, yang perlu Anda lakukan adalah mengimpornya ke Outlook. Ini adalah proses yang cukup mudah, dan akan serupa di sebagian besar aplikasi email. Kami menyarankan Anda membaca artikel kami, yang menjelaskan cara mengekspor dan mengimpor kontak ke Outlook, dan sebaliknya.
vCard? Apa itu vCard??
Anda mungkin pernah mendengar vCards (File Kartu Virtual atau .VCF), mungkin Anda bahkan pernah menerimanya atau menggunakannya. vCard, adalah format kartu nama elektronik standar yang dapat Anda tukarkan dengan orang lain seperti melalui tanda tangan email atau lampiran.
Apa pun itu, ada beberapa cara yang bisa Anda gunakan untuk menangani vCard di Outlook. Skenario yang paling mungkin adalah di mana Anda mungkin perlu mengimpor kontak dari atau mengekspor ke vCard. How-To Geek memiliki deskripsi lengkap tentang proses ini, yang akan dengan cepat membawa Anda pada kecepatan itu.
Terkadang, Anda mungkin memiliki banyak vCard yang disimpan dalam satu file vCard. Jika Anda mencoba mengonversi file ini, hanya vCard pertama dalam file yang akan diimpor. Untuk mengatasi batasan ini, Anda harus terlebih dahulu mengonversi ke file .CSV dan kemudian mengimpornya ke Outlook. Kami sarankan Anda membaca artikel ini untuk deskripsi lengkap tentang proses itu.
Akhirnya, Anda dapat mengekspor semua kontak Anda ke vCard individu atau satu master vCard tunggal, seperti yang dijelaskan dalam paragraf sebelumnya. Sekali lagi, kami memiliki tutorial kecil yang luar biasa tentang cara melakukan ini, jadi dengan itu Anda harus cepat tentang cara membuat Anda vCard masuk dan keluar dari Outlook dengan relatif mudah.
Buat dan Kelola Grup Kontak
Mari kita bahas grup sekarang karena dapat dengan cepat lari dari pesan ke kelompok jiwa terpilih memastikan Anda tidak lupa untuk menyertakan siapa pun dan menyelamatkan Anda dari mengetik setiap nama di bidang Ke:.
Untuk mengatur grup kontak, klik "Grup Kontak Baru" pada Ribbon.
Setelah terbuka, Anda harus terlebih dahulu memutuskan apa yang ingin Anda panggil grup Anda (di sini kami beri nama kami "CES 2015") dan kemudian klik "Tambah Anggota" dan pilih "Dari Kontak Outlook." Anda juga dapat membuat kontak baru di terbang, atau pilih buku alamat lain, seperti jika Anda ingin memasukkan orang-orang dari direktori perusahaan Anda.
Dari daftar, kami memilih anggota grup kami. Ingat, Anda dapat memilih anggota dengan menahan "CTRL" dan mengklik kiri setiap anggota. Apapun, kapan pun Anda ingin menambahkan anggota baru, Anda memilih nama atau nama dan klik tombol "Anggota ->", yang akan menambahkan mereka ke grup.
Setelah selesai, klik "OK."
Anda akan dikembalikan ke layar manajemen grup, tempat Anda dapat meninjau anggota grup baru Anda dan membuat perubahan lain. Misalnya, Anda dapat meneruskan grup sebagai Vcard atau kontak Outlook, menambahkan catatan tentang grup, mengirim email ke seluruh grup, atau membuat pertemuan dengan hanya anggota grup tersebut.
Dalam kasus kami, kami hanya akan mengklik "Simpan & Tutup" untuk secara resmi membuat grup dan kembali ke jendela Outlook utama. Kami melihat sekarang grup baru kami di daftar kontak kami, dilambangkan dengan ikon grup. Di sebelah kanan, Anda dapat melihat anggota grup dan ada ikon untuk melakukan tindakan. Dalam contoh ini, hanya ikon email yang tersedia, serta tombol "Edit".
Anda harus mencatat bahwa cara tercepat untuk mengirim email ke grup adalah dengan mengetikkan namanya di bidang Ke: jadi, dalam hal ini, kita bisa mengetik "CES 2015" dan Outlook akan tahu untuk mengirim pesan ke semua orang di grup itu.
Opsi Orang
Jika Anda mengklik "File -> Options", Anda dapat mengonfigurasi Outlook dalam beberapa cara dalam beberapa kategori berbeda.
Berikut adalah opsi orang-orang Anda. Tidak seperti kategori lain dalam opsi Outlook, opsi Orang sedikit dan cukup mudah disortir.
Opsi yang akan Anda temukan di sini akan memungkinkan Anda memutuskan bagaimana nama diajukan, apakah akan menampilkan indeks tambahan, dan untuk menampilkan status dan foto online.
Mengelola kontak Outlook cukup sederhana, tetapi seperti yang Anda lihat, Anda dapat melakukan lebih banyak hal pada mereka untuk menjaga mereka tetap terjaga. Memang meminjamkan lebih banyak untuk melengkapi pengalaman Outlook Anda jika Anda memiliki lebih banyak informasi di kontak Anda daripada hanya nama dan alamat email.
Yang mengatakan, jika Anda masih sebagian menggunakan sesuatu seperti Gmail sebagai penyedia email utama Anda, maka Anda masih dapat menggunakan Outlook untuk membantu Anda mengelola kontak Anda, sambil tetap menyinkronkannya dengan akun Gmail Anda.
