Cara Menandatangani Dokumen PDF Secara Elektronik Tanpa Mencetak dan Memindai Mereka

Anda telah diemail dokumen, dan Anda harus menandatanganinya dan mengirimnya kembali. Anda dapat mencetak dokumen, menandatanganinya, dan kemudian memindai kembali dan mengirimkannya melalui email. Tapi ada cara yang lebih baik, lebih cepat.

Kami akan menunjukkan kepada Anda cara menambahkan tanda tangan Anda dengan cepat ke dokumen PDF apa pun, menyimpannya sebagai file PDF standar yang dapat dibaca di mana saja. Anda dapat melakukan ini di Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - platform apa pun yang Anda inginkan.

Tanda Tangan Elektronik, Bukan Tanda Tangan Digital

1. Windows: Buka PDF di Adobe Reader dan klik tombol "Fill & Sign" di panel kanan.
2. Mac: Buka PDF dalam Pratinjau, klik tombol Toolbox, lalu klik Masuk
3. iPhone dan iPad: Buka lampiran PDF di Mail, lalu klik "Markup dan Balas" untuk masuk.
4. iPhone dan Android: Unduh Adobe Fill & Sign, buka PDF, dan ketuk tombol Tanda Tangan.
5. Chrome: Instal ekstensi HelloSign, unggah PDF Anda, dan klik tombol Signature.

Pertama, mari kita luruskan beberapa terminologi. Artikel ini membahas tentang elektronik tanda tangan, bukan digital tanda tangan, yang merupakan sesuatu yang sama sekali berbeda. Tanda tangan digital aman secara kriptografis dan memverifikasi bahwa seseorang dengan kunci tanda tangan pribadi Anda (dengan kata lain, Anda) telah melihat dokumen dan mengesahkannya. Ini sangat aman, tetapi juga rumit.

Di sisi lain, tanda tangan elektronik hanyalah gambar tanda tangan Anda yang dilapis di atas dokumen PDF. Anda dapat melakukannya dengan semua jenis aplikasi, dan itulah yang akan diminta kebanyakan orang ketika mereka mengirimi Anda dokumen untuk ditandatangani. Kirimi mereka file PDF dengan tanda tangan digital dan mereka tidak akan tahu apa yang harus dilakukan. Bagi banyak bisnis, cukup menerima dokumen yang ditandatangani melalui email daripada memaksa Anda mengirimnya faks merupakan lompatan teknologi yang sangat besar.

Jadi yakin, metode di bawah ini tidak sepenuhnya aman-tetapi juga tidak mencetak sesuatu, mencoret-coretnya dengan pena, dan kemudian memindai lagi. Setidaknya ini lebih cepat!

Windows: Gunakan Adobe Reader

Meskipun Adobe Reader bukan penampil PDF yang paling ringan, ini adalah salah satu yang paling penuh fitur, dan sebenarnya memiliki dukungan yang sangat baik untuk menandatangani dokumen PDF. Pembaca PDF pihak ketiga lainnya mungkin menawarkan fitur ini, tetapi umumnya mereka mengharuskan Anda membeli versi berbayar sebelum menggunakan fitur tanda tangan mereka.

Untuk menandatangani dokumen menggunakan Adobe Reader, pertama buka dokumen PDF di aplikasi Adobe Acrobat Reader DC. Klik tombol "Isi & Masuk" di panel kanan.

Klik tombol "Masuk" pada bilah alat dan pilih "Tambahkan Tanda Tangan" untuk menambahkan tanda tangan Anda ke Adobe Acrobat Reader DC.

Jika Anda perlu menambahkan informasi lain ke dokumen, Anda dapat menggunakan tombol lain pada bilah alat untuk melakukannya. Misalnya, Anda bisa mengetik teks atau menambahkan tanda centang untuk mengisi formulir menggunakan tombol pada bilah alat Fill & Sign.

Anda dapat membuat tanda tangan dalam satu dari tiga cara. Secara default, Adobe Reader memilih "Type" sehingga Anda dapat mengetik nama Anda dan mengubahnya menjadi tanda tangan. Ini tidak akan terlihat seperti tanda tangan asli Anda, jadi mungkin itu tidak ideal.

Sebagai gantinya, Anda mungkin ingin memilih "Draw" dan kemudian menggambar tanda tangan Anda menggunakan mouse atau layar sentuh. Anda juga dapat memilih "Gambar" jika Anda ingin menandatangani selembar kertas, memindai dengan pemindai, dan kemudian menambahkan tanda tangan tertulis Anda ke Adobe Reader. (Ya, ini membutuhkan pemindaian, tetapi Anda hanya perlu melakukan ini satu kali, setelah itu Anda dapat menggunakan tanda tangan itu pada dokumen apa pun yang Anda tandatangani secara elektronik di masa mendatang.)

Setelah membuat tanda tangan, klik "Terapkan" untuk menerapkannya pada dokumen. Biarkan "Simpan Tanda Tangan" dicentang dan Anda dapat dengan cepat menambahkan tanda tangan ini di masa mendatang.

Posisikan tanda tangan Anda di tempat yang Anda inginkan dengan mouse Anda dan klik untuk menerapkannya. Jika Anda memilih untuk menyimpan tanda tangan Anda, Anda akan menemukannya mudah diakses di menu "Masuk" di masa depan.

Untuk menyimpan dokumen PDF yang Anda tandatangani, klik File> Save dan pilih lokasi untuk file tersebut.

Mac: Gunakan Pratinjau

Pengguna Mac lebih beruntung daripada pengguna Windows. Aplikasi Pratinjau yang disertakan dengan macOS memiliki fitur penandatanganan dokumen terintegrasi. Berkat trackpad yang luar biasa yang ada di MacBooks, Anda sebenarnya dapat menggambar tanda tangan di trackpad dengan salah satu jari Anda untuk memasukkannya ke dalam Preview. Pada MacBook baru dengan trackpad "Force Touch", ini bahkan peka terhadap tekanan, memungkinkan tanda tangan yang lebih akurat.

Anda juga bisa menandatangani kertas dan "memindai" dengan webcam Anda, jika Anda lebih suka membuat tanda tangan dengan cara lama (atau jika Anda memiliki iMac tanpa trackpad).

Untuk menandatangani dokumen, buka dokumen PDF di Pratinjau (ini harus menjadi aplikasi default yang terbuka ketika Anda mengklik dua kali pada file PDF, kecuali Anda telah mengubahnya). Klik tombol "Show Markup Toolbar" berbentuk kotak alat, dan kemudian klik tombol "Sign" pada bilah alat yang muncul.

Anda akan diminta untuk membuat tanda tangan dengan menyeret jari Anda di atas trackpad, atau dengan menandatangani selembar kertas dan memindai dengan webcam Anda. Tangkap tanda tangan Anda sekali dan Pratinjau akan mengingatnya untuk masa depan.

Setelah menangkap tanda tangan, Anda dapat memilihnya di menu yang muncul setelah Anda mengklik tombol "Masuk". Tanda tangan Anda diterapkan sebagai gambar yang dapat diseret dan diubah ukurannya agar sesuai dengan dokumen.

Opsi lain pada bilah alat memungkinkan Anda mengetik teks dan menggambar bentuk pada dokumen, memungkinkan Anda untuk mengisi formulir, jika perlu.

Setelah selesai, klik File> Simpan untuk menyimpan PDF, menerapkan tanda tangan Anda ke file. Anda juga dapat mengklik File> Duplicate sebagai gantinya untuk membuat salinan PDF dan menyimpan perubahan Anda ke dalam salinan file baru tanpa memodifikasi yang asli.

Jika Anda tidak suka Pratinjau karena alasan apa pun, Anda juga dapat menggunakan Adobe Reader DC pada Mac. Ini akan berfungsi seperti menandatangani dokumen pada Windows, jadi lihat instruksi di bagian Windows untuk informasi tentang itu.

iPhone dan iPad: Gunakan Email atau Adobe Fill & Sign

Pada iPhone atau iPad, Anda dapat menandatangani dokumen menggunakan fitur markup di aplikasi iOS Mail. Jika Anda memiliki Mac dan menggunakan Pratinjau untuk menandatangani dokumen, tanda tangan Anda sebenarnya akan disinkronkan dari Mac ke iPhone atau iPad Anda sehingga Anda tidak perlu membuatnya lagi untuk kedua kalinya..

Fitur ini nyaman, tetapi hanya berfungsi jika Anda ingin menandatangani dokumen di aplikasi Mail. Misalnya, Anda mungkin diemail dokumen PDF dan Anda mungkin perlu menandatanganinya dan mengirimnya kembali segera.

Untuk melakukan ini, Anda harus menerima email dengan file PDF terlampir, ketuk lampiran PDF, dan klik ikon "Markup dan Balas" berbentuk kotak alat di sudut kanan bawah layar sambil melihat PDF.

Anda kemudian dapat menambahkan tanda tangan dengan mengetuk tombol tanda tangan di sudut kanan bawah layar Anda. Anda juga dapat mengetik teks dan menggambar di dokumen, jika mau.

Saat Anda mengetuk “Selesai”, aplikasi Mail akan secara otomatis membuat balasan email dengan dokumen yang Anda tandatangani terlampir. Anda dapat mengetik pesan email dan kemudian mengirim dokumen yang ditandatangani.

Meskipun ini nyaman, itu hanya berfungsi di aplikasi Mail, jadi ini sangat terbatas. Jika Anda ingin melakukan ini dari aplikasi lain, Anda akan membutuhkan aplikasi penandatanganan pihak ketiga.

Ada beberapa opsi di sini, tetapi kami menyukai aplikasi Adobe Fill & Sign, yang memungkinkan Anda untuk menandatangani sejumlah dokumen tanpa batas secara gratis. Bahkan dapat menangkap gambar dokumen kertas dengan kamera Anda, sehingga Anda dapat membuat salinan digital formulir kertas. Anda dapat menandatangani dokumen dengan menulis di layar sentuh Anda dengan jari atau stylus, dan mereka juga memungkinkan Anda mengetik teks ke dalam dokumen PDF untuk mengisinya.

Untuk mendapatkan dokumen PDF dari aplikasi lain ke dalam Adobe Fill & Sign, temukan file PDF di aplikasi lain, ketuk tombol “Bagikan”, dan pilih aplikasi Adobe Fill & Sign. Anda kemudian dapat mengetuk tombol tanda tangan untuk dengan mudah menandatangani dokumen. Setelah selesai, ketuk tombol "Bagikan" di dalam Adobe Fill & Sign untuk mengirim dokumen yang ditandatangani ke aplikasi lain.

Jika Anda seorang bisnis yang mencari alat dengan fitur lengkap, atau jika Anda tidak suka Adobe Sign & Fill, kami juga sangat menyukai SignNow. Ini bekerja dengan sangat baik dan memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen dengan jari Anda. Anda dapat mendaftar hingga lima dokumen sebulan secara gratis, tetapi setelah itu diperlukan biaya berlangganan bulanan. Ini alternatif yang baik.

Android: Gunakan Adobe Fill & Sign

Android tidak dilengkapi dengan aplikasi bawaan yang dapat melakukan ini. Sebagai gantinya, Anda harus menggunakan aplikasi pihak ketiga. Sama seperti di iPhone dan iPad, kami juga menyukai Adobe Fill & Sign, yang memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen dalam jumlah tak terbatas sebulan secara gratis. Itu juga dapat menangkap gambar dokumen kertas dengan kamera Anda sehingga Anda dapat menandatanganinya secara elektronik.

Setelah menginstal aplikasi, Anda dapat membuka dokumen PDF di aplikasi dan ketuk tombol tanda tangan untuk menandatanganinya. Anda kemudian dapat berbagi dokumen yang ditandatangani dengan aplikasi lain dengan mengetuk tombol "Bagikan".

Sama seperti di iOS, kami juga merekomendasikan SignNow jika Anda menginginkan sesuatu yang sedikit lebih penuh fitur dan bersedia membayar (karena hanya menawarkan hingga lima tanda tangan sebulan gratis).

Chromebook: Gunakan HelloSign

Di Chromebook, Anda akan menemukan berbagai layanan penandatanganan web yang sesuai untuk Anda. Kami menyukai HelloSign, yang menawarkan antarmuka web yang bagus serta aplikasi Chrome yang terintegrasi dengan Google Drive. Ini memungkinkan Anda untuk mendaftar hingga tiga dokumen sebulan secara gratis.

Antarmuka web dasar HelloSign memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengunggah dokumen PDF dan menandatanganinya dengan menggambar tanda tangan Anda atau mengunggah gambar. Anda kemudian dapat mengirim email dokumen yang ditandatangani langsung ke seseorang atau mengunduh dokumen dan melakukan apa pun yang Anda inginkan dengannya.

Jika Anda tidak suka HelloSign, DocuSign juga berfungsi dengan baik di Chromebook, menawarkan aplikasi yang terintegrasi dengan Google Drive untuk ditandatangani dan ekstensi browser yang memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen dari Gmail. Tetapi DocuSign tidak menawarkan tanda tangan gratis. SignNow juga menawarkan aplikasi Chrome untuk Google Drive dan ekstensi untuk Gmail, tetapi aplikasi dan ekstensi tersebut tidak ditinjau dengan baik.

Linux: Rumit

Ini agak sulit di Linux, karena versi resmi Adobe Reader untuk Linux dihentikan. Bahkan versi lama dan ketinggalan jaman yang tersedia untuk Linux tidak memiliki fungsi ini, begitu pula pemirsa PDF terintegrasi yang populer seperti Evince dan Okular.

Anda mungkin ingin mencoba alat berbasis web seperti HelloSign, yang dibahas di bagian Chromebook di atas, untuk pengalaman termudah.

Jika Anda ingin menggunakan aplikasi desktop, Xournal mungkin merupakan alat yang paling nyaman untuk menandatangani PDF di Linux. Ini dapat membuat anotasi PDF, menambahkan gambar ke dalamnya. Pertama, Anda harus membuat gambar tanda tangan Anda - menandatangani selembar kertas, memindai ke sistem Linux Anda, dan membersihkannya. Anda berpotensi menangkap foto itu dengan webcam atau kamera ponsel pintar Anda juga. Anda mungkin ingin men-tweak dalam GIMP sehingga memiliki latar belakang yang transparan, atau pastikan Anda menandatangani selembar kertas putih dan bahwa latar belakangnya seluruhnya putih..

Instal Xournal dari alat instalasi perangkat lunak distribusi Linux Anda, buka PDF, dan klik opsi Tools> Image menu. Ini akan memungkinkan Anda memasukkan gambar tanda tangan Anda, dan Anda dapat memposisikan ulang dan mengubah ukurannya sesuai kebutuhan sehingga cocok di bidang tanda tangan.

Harus benar-benar memindai dan membuat file gambar agak mengganggu, tetapi Anda dapat menggunakan metode ini untuk dengan cepat menandatangani dokumen di masa depan setelah Anda mendapatkan gambar yang bagus dari tanda tangan Anda..

Kredit Gambar: Tim Pierce on Flickr