Cara Email Profesor Anda dan Dapatkan Respons Cepat

Foto oleh uniinnsbruck

Profesor adalah beberapa orang tersibuk di sekitar. Mereka harus memberi kuliah, mengadakan jam kerja, bekerja dengan mahasiswa pascasarjana dan kolega, menghadiri konferensi dan acara publik lainnya, dan melakukan, menerbitkan, dan mempresentasikan penelitian. Tetapi meskipun mereka kekurangan waktu, ada beberapa cara untuk berkomunikasi dengan mereka melalui email dan mendapatkan tanggapan tepat waktu sehingga Anda dapat terus melakukan pekerjaan Anda dengan lebih sedikit kemunduran.

Masukkan Wajah ke Nama

Sangat ideal untuk bertemu langsung dengan profesor Anda sebelum mengirim email pertama itu. Perkenalkan diri Anda selama minggu pertama sekolah. Biarkan profesor Anda tahu tentang minat Anda, pertanyaan Anda, atau sesuatu yang unik bagi Anda. Menunjukkan bahwa Anda cukup peduli untuk mengenal mereka secara lebih pribadi mendorong mereka untuk merespons tepat waktu ketika sampai pada permintaan Anda. Semakin baik kesan Anda, semakin baik mereka bisa mengingat Anda.

Ketika tiba saatnya untuk mengirim email pertama itu dengan pertanyaan tentang suatu tugas, profesor Anda akan dapat menempatkan wajah Anda pada nama Anda. Itu membantu mereka memasukkan email Anda ke dalam konteks. Jika mereka sudah berhasil berkomunikasi dengan Anda di masa lalu, mereka akan lebih bersedia untuk berkomunikasi lagi tanpa ragu-ragu. Dan mungkin mereka sudah percaya bahwa Anda adalah siswa yang serius.

Gunakan Baris Subjek Lengkap

Baris subjek adalah segalanya dalam hal mendapatkan respons tepat waktu terhadap email. Pertama-tama, ketika orang menerima email dari pengirim yang tidak mereka kenal, mereka mencari petunjuk di baris subjek. Berdasarkan baris subjek saja, mereka dapat menghapus email yang terlihat seperti spam atau tidak penting bagi mereka.

Sekarang, profesor diwajibkan untuk menanggapi email siswa untuk masalah administrasi dan yang berkaitan dengan kelas. Tetapi baris subjek masih penting untuk menghubungi profesor Anda dengan cepat. Buat garis subjek sehingga setelah melihatnya, profesor Anda membuka dan membacanya segera - alih-alih mengajukannya untuk dibaca nanti. (Tujuan berikutnya adalah membuat email sedemikian rupa sehingga setelah membaca, profesor Anda segera merespons, tetapi kami akan membahasnya di bagian selanjutnya.)

Jadi sebelum mengirim email, persempit ke tujuan spesifiknya. Nyatakan tujuan itu secara langsung di baris subjek.

Alih-alih menggunakan, "Saya ingin mendaftar di kelas Anda," sebutkan secara khusus nama kelas dan bagaimana mereka dapat membantu Anda mendaftar:

Semakin spesifik Anda, semakin mudah Anda membuatnya untuk profesor Anda. Judul yang sangat spesifik memungkinkan mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

Bersikaplah sopan dan formal

Setelah Anda menggunakan baris subjek yang baik, Anda perlu memastikan bahwa pembukaan Anda tidak mencegah profesor Anda membaca pesan lengkap. Anda tidak ingin mengatakan "Hei" lalu lanjutkan dengan pesan Anda. Itu menetapkan nada tidak profesional yang dapat menjadi penghalang bagi komunikasi yang efektif. Anda ingin berbuat salah di sisi kesopanan.

Tulis pesan Anda dengan sopan dan hormat yang Anda bisa, meskipun itu berarti membiarkan beberapa ketidaktepatan. Misalnya, Anda mengambil kelas community college selama musim panas untuk memenuhi persyaratan umum. Instruktur Anda secara teknis bukan profesor, tetapi baru mulai mengajar paruh waktu tahun ini.

Anda masih ingin menyapa mereka sebagai "Profesor" karena itu formal, sopan, dan itu menunjukkan bahwa Anda ingin membangun komunikasi yang baik. Kesalahan di sisi kesopanan sampai diperbaiki - ketika instruktur Anda bersikeras Anda untuk merujuk mereka sebagai "Mr. Bob ”atau“ Joey. ”

Berikut adalah beberapa cara lain untuk menjaga pesan Anda tetap sopan:

• Selalu keluar dengan nama Anda - lebih disukai dulu dan terakhir jika ada banyak siswa di kelas.
• Tutup dengan kalimat atau frasa yang menunjukkan penghargaan Anda karena mereka membaca pesan Anda. Itu bisa berupa kalimat sebelum menandatangani nama Anda, seperti, "Saya menghargai Anda melihat ke dalam Profesor John ini." Atau bisa juga menjadi "Terima kasih," diikuti dengan nama Anda.
• Tetap pada topik; terjadi garis singgung menunjukkan bahwa Anda tidak benar-benar menghargai waktu mereka, karena mereka mungkin memiliki ratusan email lain untuk sampai ke.
• Jangan berasumsi bahwa mereka akan melakukan apa pun yang Anda minta. Ada beberapa hal yang harus dilakukan profesor untuk mahasiswa, seperti memberi Anda izin untuk mengikuti kursus jika Anda memenuhi prasyarat. Namun demikian, jangan menganggap bahwa mereka akan melakukan apa pun yang Anda minta. Anda tidak ingin menunjukkan rasa tidak hormat atau memberi mereka alasan untuk mempertimbangkan kembali bagaimana dan jika mereka ingin membantu Anda. Jadi tanyakan dengan sopan, tunjukkan sesedikit mungkin asumsi.

Gunakan Nama dan Label yang Tepat

Seperti yang sudah dibahas, gunakan label yang tepat dalam subjek Anda dan lihat profesor Anda dengan sopan. Pastikan label, angka, tanggal, dan waktu sudah benar. Jika Anda tidak jelas tentang waktu rapat atau secara tidak sengaja merujuk pada tes yang salah, profesor Anda harus meluangkan waktu ekstra untuk mengecek dan mungkin mengirim email lagi untuk kejelasan. Ini mengubah respons yang berpotensi cepat ke percakapan yang menjangkau beberapa email.

Tetap pada intinya

Ketika Anda bersinggungan dengan email atau membocorkan lebih banyak informasi (pribadi) daripada yang diperlukan untuk tugas yang ada, itu pada akhirnya akan menyia-nyiakan waktu membaca profesor Anda yang berharga - juga waktu Anda sendiri. Berpegang teguh pada intinya adalah salah satu dari beberapa cara untuk mengurangi waktu yang dihabiskan mengirim email dan mengurangi kebutuhan untuk menulis email tambahan untuk klarifikasi.

Tekan kata-kata dan frasa yang tidak perlu, seperti, "Saya bertanya-tanya apakah," atau "Apakah Anda berpikir Anda mungkin ..." Sebaliknya, tanyakan saja. Mungkin menakutkan untuk berterus terang dengan profesor Anda, tetapi dengan latihan itu tidak akan terjadi lama. Karena Anda akan belajar untuk mendapatkan poin secara profesional, dan itu membangun kepercayaan diri.

Berikut adalah contoh pesan yang membutuhkan waktu lebih lama untuk dibaca dan lebih mengganggu dalam bentuk yang lebih panjang:

Seperti yang Anda lihat, formulir yang diringkas menyampaikan pesan secara lebih efektif:

Tetap pendek

Menjaga agar tetap pendek mirip dengan tetap pada titik. Idealnya, Anda tidak ingin lebih dari tiga hingga empat kalimat dalam satu paragraf. Dan Anda tidak ingin memasukkan satu pesan dengan terlalu banyak paragraf. Kecuali, yaitu, Anda membagikan umpan balik atau kisah pribadi yang akan membantu profesor Anda mengenal Anda dan lebih memahami bagaimana mereka dapat membantu Anda.

Buat Permintaan Langsung

Bahkan jika Anda memiliki baris subjek yang bagus, Anda masih perlu menindaklanjuti pesan itu sendiri. Anda melakukannya dengan mengarahkan permintaan Anda. Mungkin lebih jelas jika Anda mengucapkan permintaan sebagai pertanyaan. Atau jika Anda menggunakan pembuka "Tolong ... [minta di sini]." Ingatlah bahwa jika Anda mengirim email kepada profesor Anda hanya untuk mendapatkan pendapat mereka tentang suatu topik, itu masih permintaan karena Anda meminta mereka meluangkan waktu untuk berbagi. apa yang mereka tahu.

Buat permintaan Anda begitu jelas sehingga profesor Anda tidak akan memiliki pertanyaan tentang apa yang Anda minta dari mereka. Jika Anda dapat mencapai langkah penting ini, Anda dapat membantu profesor Anda mengambil tindakan segera setelah membaca email Anda. Dan Anda tidak hanya akan mendapat respons cepat dari mereka, tetapi Anda juga akan masuk ke kelas tunggu tunggu itu lebih cepat.

Mengikuti

Sekalipun Anda berhasil menerapkan prinsip-prinsip di atas dalam mengirim email ke profesor Anda, dan Anda tidak mendapatkan respons tepat waktu, bisa jadi profesor Anda belum sampai ke email Anda atau saat ini tidak tersedia untuk sementara waktu. Jangan khawatir tentang apa alasannya, ikuti saja dengan sopan jika Anda belum mendengar kabar dari mereka selama lebih dari dua hari. Kampus yang berbeda memiliki kebijakan atau budaya yang berbeda (bahkan jika tidak tertulis) untuk apa yang dianggap sebagai tanggapan tepat waktu, sehingga dapat bervariasi tergantung pada institusi Anda atau konteksnya..

Terapkan prinsip-prinsip sampel yang tercantum di atas ke email tindak lanjut Anda. Jika karena alasan tertentu Anda masih belum bisa melewatinya, email tindak lanjut lain mungkin sesuai setelah tiga hingga empat hari (sekali lagi, tergantung pada situasinya). Atau mungkin sudah waktunya untuk berbicara langsung dengan profesor Anda. Jika itu masalahnya, pastikan Anda mencari tahu dari mereka cara berkomunikasi terbaik melalui email.

Berkomunikasi secara efektif dengan profesor Anda sesuai kebutuhan sangat meningkatkan peluang Anda untuk berhasil di kelas tertentu. Jaga komunikasi itu tepat waktu, lancar dan produktif sehingga Anda dapat tetap fokus pada pekerjaan Anda.