Cara Mengekspor dan Mengimpor Aturan di Outlook

Jika Anda telah menggunakan Outlook untuk jumlah waktu yang signifikan, Anda mungkin memiliki beberapa aturan yang diatur untuk membantu Anda mengelola gelombang surut email Anda. Jika Anda memiliki komputer baru, atau menginstal ulang Windows, Anda tidak perlu mengatur semuanya lagi - cukup ekspor saja.

Aturan di Outlook adalah serangkaian langkah yang Anda atur secara otomatis mengambil tindakan spesifik pada pesan email saat diterima. Misalnya, Anda dapat secara otomatis menampilkan pemberitahuan ketika Anda menerima email penting, memindahkan email serupa ke folder tertentu, atau menandai pesan untuk ditindaklanjuti pada waktu tertentu.

Untungnya, Outlook memiliki cara untuk membuat cadangan aturan ini. Ini berguna jika Anda harus menginstal ulang Windows, mengatur Outlook di komputer baru, atau berbagi aturan dengan orang lain.

Cara Mengekspor Aturan Outlook Anda

Untuk memulai, pastikan tab "Beranda" aktif. Di bagian "Pindahkan", klik "Aturan" dan pilih "Kelola Aturan & Peringatan" dari menu tarik-turun.

CATATAN: Anda juga dapat mengakses aturan dan peringatan dengan mengklik tab "File" dan kemudian mengklik tombol "Kelola Aturan & Peringatan" pada layar "Informasi Akun".

Kotak dialog "Aturan dan Peringatan" ditampilkan. Pada tab "Aturan E-mail", klik "Opsi" pada bilah alat di atas daftar aturan yang Anda buat.

CATATAN: Semua aturan yang tercantum di sini akan dicadangkan, bukan hanya aturan yang dipilih.

Pada kotak dialog "Opsi", klik "Aturan Ekspor".

Kotak dialog "Simpan Aturan yang Diekspor sebagai" ditampilkan. Arahkan ke folder tempat Anda ingin menyimpan file cadangan aturan Anda. Masukkan nama untuk file cadangan Anda di kotak edit “Nama file”. Tipe "Aturan Aturan pemandu (* .rwz)" dipilih secara default di daftar turun bawah "Simpan sebagai tipe" dan ekstensi .rwz secara otomatis ditambahkan ke file. Jika Anda membagikan aturan Anda dengan orang lain yang menggunakan versi Outlook yang sama dengan Anda, klik "Simpan". Jika Anda berbagi file aturan dengan seseorang menggunakan versi Outlook yang lebih lama, Anda harus memilih jenis aturan yang berbeda sebelum Anda menyimpan file, seperti yang dibahas di bawah ini.

Selain format file aturan untuk versi Outlook saat ini, daftar tarik-turun "Simpan sebagai tipe" menyediakan tiga format tambahan untuk file aturan, untuk orang-orang yang masih menggunakan Outlook 2002, 2000, atau 98. Pilih salah satu dari opsi-opsi yang diperlukan, dan kemudian klik "OK" untuk menyimpan file aturan.

CATATAN: Jika Anda berbagi aturan dengan banyak orang menggunakan versi Outlook yang lebih lama, pilih versi paling awal, karena file aturan yang lebih lama selalu dapat dibuka di versi Outlook yang lebih baru.

Setelah Anda mengekspor file aturan, klik "OK" pada kotak dialog "Opsi" dan "Aturan dan Peringatan" untuk kembali ke layar Mail utama (atau layar "Informasi Akun", tergantung di mana Anda mulai).

Sekarang Anda dapat membuat cadangan file .rwz yang dihasilkan ke drive eksternal atau jaringan atau membagikannya dengan orang lain.

Cara Mengimpor Aturan Outlook Anda

Sekarang, katakan Anda telah menyiapkan komputer baru Anda, Office yang diinstal, mengimpor file data Outlook yang Anda buat cadangannya (aturan tidak disimpan dalam file data Outlook) dari komputer lama Anda, dan Anda siap untuk memeriksa email. Mari mengimpor aturan yang Anda buat dan buat cadangannya, sehingga Outlook dapat secara otomatis mengambil tindakan pada email saat masuk. Buka kotak dialog "Aturan dan Peringatan" dengan salah satu dari dua cara yang telah kita bahas sebelumnya. Perhatikan bahwa daftar aturan kosong. Untuk memperbaikinya dan mengimpor aturan Anda, klik "Opsi".

Pada kotak dialog "Opsi", klik "Aturan Impor".

Kotak dialog "Impor Aturan dari" ditampilkan. Arahkan ke folder tempat Anda menyimpan file cadangan aturan, pilih file .rwz, lalu klik "Buka".

Anda akan melihat bahwa daftar aturan pada kotak dialog "Aturan dan Pemberitahuan", di belakang kotak dialog "Opsi" yang masih terbuka, memenuhi aturan khusus Anda. Klik "OK" pada kotak dialog "Opsi" untuk menutupnya dan kembali ke kotak dialog "Aturan dan Tanda".

Jika Anda memeriksa email sebelum mengimpor aturan, Anda dapat menjalankan aturan sekarang di email yang sudah Anda terima. Untuk melakukan ini, klik "Run Rules Now" pada bilah alat di atas daftar aturan pada kotak dialog "Rules and Alerts".

Pada kotak dialog "Jalankan Aturan Sekarang", pilih aturan yang ingin Anda jalankan dan klik "Jalankan Sekarang". Setelah aturan berjalan, klik "Tutup" dan kemudian klik "OK" pada kotak dialog "Aturan dan Tanda" untuk menutupnya. Sekarang, aturan Anda akan berjalan secara otomatis, memeriksa email yang Anda terima dan melakukan tindakan yang Anda tentukan, semuanya di belakang layar.

CATATAN: Beberapa aturan mungkin tidak berfungsi di komputer lain jika ada folder tertentu, orang, dll. Digunakan dalam aturan yang dibuat di komputer asli, tetapi tidak tersedia di komputer lain.